Podatki o samostojnem podjetniku in zavezanci za obveščanje nadzornega organa - IPRS

Podatki o samostojnem podjetniku in zavezanci za obveščanje nadzornega organa + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.10.2006 Številka: 0712-228/2006/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete (smiselno povzeto):• ali morate prijaviti zbirko osebnih podatkov računov, ki jo za samostojnega podjetnika posameznika vodi računovodski servis; med računi so tudi podatki samostojnih podjetnikov posameznikov; • kdo mora prijaviti zbirke osebnih podatkov.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Osnovni pojmi ZVOP-1 Osebni podatek je v skladu s
6. tč.
7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Posameznik je v skladu z
8. tč.
9. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s
10. tč.
11. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
12. tč.
13. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Obdelava osebnih podatkov v skladu s
14. tč.
15. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).ZVOP-1 v
16. členu določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je obdelava določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Obdelava osebnih podatkov je v skladu z
17. odst.
18. člena ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je posameznik z zasebnim sektorjem sklenil pogodbo ali pa je z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.Načelo sorazmernosti je določeno v
19. členu ZVOP-1 in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.Pogodbena obdelava je določena v
20. členu ZVOP-1, ki v
21. odst. določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz
22. člena ZVOP-1.Katalog in register zbirk urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
23. Vsebina kataloga je določena v
24. členu ZVOP-
25. V skladu s
26. odst.
27. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (torej tudi zbirko o vaših strankah, če so te – vsaj del zbirke – fizične osebe) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
28. naziv zbirke osebnih podatkov;
29. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
30. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
31. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
32. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
33. namen obdelave;
34. rok hrambe osebnih podatkov;
35. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
36. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
37. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
38. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
39. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
40. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
41. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
42. odst.
43. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.
44. odst.
45. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Zaradi boljše preglednosti so ti deli kataloga zgoraj poudarjeni. Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
46. odst.
47. člena sporočiti tudi spremembe podatkov, in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.Mnenje Uvodoma je Pooblaščenec najprej ugotavljal razliko med fizično osebo in samostojnim podjetnikom posameznikom z vidika določil ZVOP-1.Kot izhaja iz zgoraj navedene definicije osebnega podatka, so ime, priimek in naslov fizične osebe – posameznika – nedvomno osebni podatki. Vendar pa je pri tem potrebno opozoriti, da je v primeru, ko posameznik nastopa kot samostojni podjetnik posameznik, zaradi varnosti pravnega prometa pravica do varstva osebnih podatkov posameznika okrnjena in posameznik v funkciji samostojnega podjetnika ne more uživati toliko pravic kot posameznik kot fizična oseba. Na to razlikovanje je opozorilo tudi Ustavno sodišče Republike Slovenije, ki je v odločbi št. U-I-298/04 med drugim zapisalo, da »podatke v registru transakcijskih računov zasebnika ni mogoče šteti za osebne podatke, saj se ne nanašajo na fizično osebo kot posameznika, temveč na fizično osebo kot osebo, ki opravlja dejavnost v skladu z veljavnimi predpisi.«Glede na navedeno, predvsem ob upoštevanju navedene odločbe Ustavnega sodišča RS, torej sploh ne gre za osebne podatke, kadar gre za podatke, ki so povezani z opravljanjem posameznika v funkciji samostojnega podjetnika posameznika. Ker je denimo tudi davčna številka samostojnega podjetnika posameznika neposredno povezana z opravljanjem dejavnosti posameznika, to ni osebni podatek, četudi gre za isto davčno številko, kot jo ima sicer posameznik kot fizična oseba.Na podlagi navedenega boste torej morali najprej ugotoviti, ali v svojih zbirkah osebnih podatkov hranite samo podatke samostojnih podjetnikov posameznikov (ki torej niso osebni podatki), ali pa tudi podatke fizičnih oseb (posameznikov), kjer gre za osebni podatek v smislu zgoraj navedenih določil ZVOP-1.Računovodski servis je najverjetneje, kot je moč razbrati iz obstoječih podatkov, vaš pogodbeni obdelovalec. Upravljavec zbirke osebnih podatkov pa je v skladu z zgoraj navedenim
48. tč.
49. člena v konkretnem primeru samostojni podjetnik posameznik, ki prejme račun, četudi ga nato dalje izroči računovodskemu servisu, ki je torej zgolj pogodbeni obdelovalec. Kot je moč razbrati iz
50. odst.
51. člena ZVOP-1, pa mora upravljavec osebnih podatkov vzpostaviti katalog osebnih podatkov in sporočiti podatke iz katalogov v register zbirk osebnih podatkov (
52. člen ZVOP-1). Samostojni podjetnik posameznik mora torej za vsako zbirko osebnih podatkov (torej, četudi je v zbirki vsaj en osebni podatek, v konkretnem primeru račun fizične osebe) vzpostaviti kataloge zbirk osebnih podatkov in zahtevane podatke iz teh katalogov sporočiti v register zbirk osebnih podatkov, ki ga vodi Informacijski pooblaščenec.Za več informacij s področja varstva osebnih podatkov vas vabimo, da obiščete spletno stran Informacijskega pooblaščenca www.ip-rs.si. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026