Podpisne tablice in osebni podatki + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.03.2017 Številka: 0712-1/2017/492 Kategorije:Biometrija --> Kategorije: Biometrija Spoštovani,Informacijskemu pooblaščencu (v nadaljevanju IP) ste podali vprašanje ali je podpisovanje v mobilne skenerje kurirjev ob prejemu paketa ali poštne pošiljke skladno z veljavno zakonodajo RS s področja varstva osebnih podatkov?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Uporaba elektronskih podpisnih tablic, ki zajemajo posameznikov podpis pri prevzemu paketa ali poštne pošiljke zgolj za preslikavo podpisa na dokumente tako, da se ob tem ne zabeležijo biometrične značilnosti posameznika (npr. hitrost, pritisk, kot, značilen ritem podpisovanja, ipd.) načeloma ni v neskladju z ZVOP-1, medtem ko zajem in hranjenje biometričnih podatkov posameznikov za ta namen ne bi bilo skladno s pogoji iz
- člena ZVOP-1, saj lahko zasebni sektor izvaja biometrijske ukrepe le, če so nujno potrebni za opravljanje dejavnosti, za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti in še to le nad svojimi zaposlenimi, če so bili predhodno o tem pisno obveščeni in je bilo upravljavcu z odločbo izdano dovolilo državnega nadzornega organa.ZVOP-1 neposredno ne ureja področja zajema podpisa posameznika preko sodobnih tehnologij, kot so t. i. (digitalne) elektronske podpisne tablice, ki so v zadnjem času vse bolj razširjen pripomoček za optimizacijo poslovnih procesov, saj uporabnikom omogočajo praktičen način, pri katerem se posameznik podpiše kot običajno, vendar se podpis ob nastanku elektronsko zajame in shrani ter v elektronski obliki doda na elektronski dokument. Uporaba podpisnih tablic tako zagotavlja brezpapirno poslovanje v procesu potrjevanja dokumentov, ki nastajajo na različnih prodajnih mestih (poleg prevzema paketov, ki ga omenjate, tudi v primerih sklepanja raznih naročniških razmerij, potrjevanja različnih naročil zavarovalniških, finančnih, bančnih ter upravnih storitev, ipd.) in omogoča hitro in enostavno implementacijo ter povezljivost z različnimi poslovnimi procesi ali informacijskimi sistemi. Na trgu obstajajo različne rešitve elektronskih podpisnih tablic in med njimi take, ki zgolj preslikajo posameznikov podpis načeloma niso v neskladju z ZVOP-1, čeprav je lahko vprašljiva dokazna vrednost tako zajetega podpisa, še zlasti v primerjavi z lastnoročnim podpisom. Prav tako je lahko vprašljiva skladnost postopkov zajema, podpisovanja in hrambe tako podpisanega dokumenta s predpisi, ki urejajo arhivsko in dokumentarno gradivo, zato mora uporabnost, izvedbo in tveganja take rešitve presojati vsak upravljavec zase ter predpisati take postopke zajema podpisa in hrambe podpisanega dokumenta, da ne prihaja do zlorab (npr. vpogled v osebni dokument s fotografijo ob zajemu podpisa in evidentiranje identifikacijske številke dokumenta, ipd.). Problematične z vidika skladnosti z ZVOP-1 pa so zmogljivejše elektronske podpisne tablice, ki ob zajemu podpisa zabeležijo hitrost, pritisk, kot in značilen ritem podpisovanja, kjer pa že govorimo o biometričnih značilnostih posameznika, ki omogočajo prepoznavo in določitev posameznikov. Tovrstne naprave običajno delujejo tako, da odčitajo navedene biometrične značilnosti posameznika, odčitek shranijo in mu določijo parametre, po katerih se preverjajo in primerjajo vsi nadaljnji podpisi posameznika tako, da je prepoznavna vsaka kasnejša sprememba teh hranjenih parametrov ali povezav med njimi. Pri tovrstnih elektronskih podpisnih tablicah gre za rešitev, pri kateri uporabniki obdelujejo biometrijske značilnosti posameznikov, ki jih je treba obravnavati v skladu z ZVOP-1, ki so urejene v 78., 79.,
- in
- členu.Biometrični način identifikacije posameznika pomeni individualno obravnavanje človekovih fizičnih lastnosti ali značilnosti obnašanja in zajem ter shranjevanje tega vzorca v obliki podatka. ZVOP-1 določa, da se biometrijske ukrepe lahko izvaja le, če so nujno potrebni za opravljanje dejavnosti, za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti ter se izvajajo le nad lastnimi zaposlenimi, če so bili o tem predhodno pisno obveščeni. Upravljavec osebnih podatkov mora pred uvedbo biometrijskih ukrepov obvezno pridobiti odločbo IP.Po določbi
- odstavka
- člena ZVOP-1, lahko zasebni sektor (v okviru katerega se običajno izvaja storitev dostave paketov in pošiljk, po kateri povprašujete v svojem vprašanju), izvaja biometrijske ukrepe le, če so nujno potrebni za opravljanje dejavnosti, za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti. Biometrijske ukrepe lahko izvaja le nad svojimi zaposlenimi, če so bili predhodno o tem pisno obveščeni. Če izvajanje določenih biometrijskih ukrepov v zasebnem sektorju ni urejeno z zakonom, je upravljavec osebnih podatkov, ki namerava izvajati biometrijske ukrepe, skladno z drugim odstavkom istega člena, dolžan pred uvedbo ukrepov posredovati državnemu nadzornemu organu opis nameravanih ukrepov in razloge za njihovo uvedbo. Po prejemu posredovanih informacij je IP glede na
- odstavek
- člena ZVOP-1 dolžan v dveh mesecih odločiti, ali je nameravana uvedba biometrijskih ukrepov v skladu z ZVOP-1, predvsem s pogoji iz navedenega prvega odstavka, s katerimi je zakonodajalec konkretiziral načelo sorazmernosti (
- člen ZVOP-1) in s tem omejil možnosti prekomernih in neupravičenih posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri izvajanju biometrijskih ukrepov. Čeprav se biometrijski ukrepi lahko izvedejo ob spoštovanju vseh določil ZVOP-1, se ti lahko uvedejo le, če so res nujno potrebni za opravljanje dejavnosti oziroma varovanje premoženja, ljudi, tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti. Pri presoji, ali so biometrijski ukrepi nujno potrebni za dosego namena, IP presoja tudi, ali bi namen, ki ga zasleduje upravljavec, lahko dosegel z načini obdelave osebnih podatkov, ki manj posegajo v zasebnosti zaposlenih. Če bi se v primeru obdelave zajetega podpisa posameznikov z elektronsko podpisno tablico obdelovali biometrični podatki predvsem tretjih oseb, naročnikov oziroma prevzemnikov paketa ali poštne pošiljke IP meni, da uvedba biometrijskih ukrepov za ta namen ne bi bila skladna s pogoji iz
- odstavka
- člena ZVOP-1, ker lahko zasebni sektor izvaja biometrijske ukrepe le nad svojimi zaposlenimi, če so bili predhodno o tem pisno obveščeni, zato državni nadzorni organ k taki obdelavi osebnih podatkov tudi ne bi izdal dovoljenja za izvajanje biometrijskih ukrepov.Po informacijah s katerimi razpolaga IP, Pošta Slovenije d.o.o. ne uporablja elektronskih podpisnih tablic, ki omogočajo beleženje biometričnih podatkov oziroma ob zajemu podpisa teh ne obdeluje.Lep pozdrav, Pripravila: mag. Petra Ratajec državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026