Pogodba o obdelavi osebnih podatkov - IPRS

Pogodba o obdelavi osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.02.2021 Številka: 07121-1/2021/321 Kategorije:Moderne tehnologije, Pogodbena obdelava podatkov, Pravne podlage --> Kategorije: Moderne tehnologije, Pravne podlage, Pogodbena obdelava podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste računovodski servis in da bi želeli urediti področje varstva osebnih podatkov. Sprašujete glede ureditve odnosa med računovodskim servisom in ponudniki različnih računovodskih programov. Uporabljate več programov, za katere imate kupljene licence, pogodbe med ponudniki računovodskih programov in vami kot servisom imate urejene. Uporabljate pa tudi kar nekaj programov, katerih lastniki licenc so vaše stranke, vi pa souporabljate njihove programe za računovodski del. Tukaj nimate pogodb s ponudnikom programov in vas zanima, kako bi to uredili z vidika Splošne uredbe in možne kontrole. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP vam lahko v tej zadevi poda zgolj nezavezujoče mnenje na vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, npr. glede pogodbene obdelave skladno s Splošno uredbo. Na vsa druga vprašanja, ki se nanašajo na vsebino licenčnih in drugih pogodb, vam IP v skladu s svojimi prisojnostmi ne sme in ne more podati svojega mnenja. Uvodoma pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Za obdelavo osebnih podatkov posameznikov mora biti torej podana ustrezna pravna podlaga, v vašem primeru najverjetneje pogodba po (
7. b)točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. V kolikor ste imeli v mislih kot stranke upravljavce osebnih podatkov, ki vam posredujejo osebne podatke posameznikov za nadaljnjo računovodsko obdelavo, ste v tem delu obdelovalci osebnih podatkov skladno z 28. členom Splošne uredbe, v kolikor izvajate naloge v imenu, za račun in po navodilih naročnika (upravljavca). Razmerje med upravljavcem in obdelovalcem mora biti po Splošni uredbi urejeno s pogodbo oz. drugim pravnim aktom. V 28. členu je predpisan minimalni obseg sestavin pogodbe ali drugega pravnega akta, ki mora zlasti določati, da obdelovalec: - lahko osebne podatke obdeluje samo po dokumentiranih navodilih upravljavca; - zagotovi, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon; - sprejme vse ukrepe, potrebne za varnost osebnih podatkov (ukrepe opiše v internem pravilniku o varnosti osebnih podatkov); - zaposli drugega obdelovalca le, če je prej pridobil posebno ali splošno pisno dovoljenje upravljavca in da zagotovi, da veljajo med obdelovalcem in pod-obdelovalcem enake obveznosti kot med upravljavcem in obdelovalcem in da je med njima sklenjena pisna pogodba; - upravljavcu pomaga pri izpolnjevanju njegovih obveznosti, da odgovori na zahteve za uresničevanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki; - upravljavcu pomaga pri zagotavljanju varnosti obdelave osebnih podatkov, uradnem obveščanju o kršitvah in oceni učinkov na varstvo osebnih podatkov; - po zaključku storitve obdelave izbriše ali vrne vse osebne podatke upravljavcu (razen kadar hrambo predpisuje zakon); - da upravljavcu na voljo vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz 28. člena Splošne uredbe, ter upravljavcu ali drugemu revizorju, ki ga pooblasti upravljavec, omogoči izvajanje revizij, tudi pregledov, in pri njih sodeluje. Več informacij glede zahtevanih vsebin pogodbe o obdelavi si lahko preberete v Smernicah o pogodbenih obdelavi osebnih podatkov, ki so dosegljive na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_pogodbeni_obdelavi_web.pdf (zlasti na str. 15 in 16). V kolikor obdelava osebnih podatkov z vaše strani zajema tudi obdelavo v posameznih programih po navodilih upravljavca in jih z upravljavcem souporabljate, predlagamo, da to področje uredite v pogodbi o obdelavi osebnih podatkov (npr. določitev vrst osebnih podatkov, dodelitev dostopnih pravic, vrste obdelav, itd.). V zvezi z vprašanjem licence, ki jo ima vaša stranka – upravljavec osebnih podatkov, vi kot računovodski servis pa ne (pa ga uporabljate), pa vam IP v okviru svojih pristojnosti ne sme in ne more podati svojega mnenja. Z vidika osebnih podatkov je za vas v tem razmerju relevantna pogodba o obdelavi osebnih podatkov, ki ste jo sklenili z upravljavcem osebnih podatkov. Glede vašega konkretnega razmerja s ponudniki računovodskih programov, bi lahko šlo za podobdelovalce osebnih podatkov, v kolikor jih sami zberete po posebnem oz. splošnem pisnem dovoljenju upravljavca. Gre za materijo, ki mora prav tako biti zajeta v pogodbi o obdelavi osebnih podatkov z upravljavcem (glej zgoraj), s podobdelovalcem pa morate skleniti ustrezno pogodbo, iz katere morajo izhajati enake obveznosti glede varstva podatkov, kot za vas izhajajo iz pogodbe z upravljavcem. Več informacij o pogodbeni obdelavi si lahko preberete na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/pogodbena-obdelava/. Lepo vas pozdravljamo, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., Svetovalka Pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
8. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026