Pogodba o zaposlitvi - IPRS

Pogodba o zaposlitvi + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.01.2021 Številka: 07121-1/2021/62 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Policijski postopki, Uradni postopki Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju: IP) ste naslovili vprašanje, ali obstaja pravna podlaga za to, da zaposleni s seboj na teren nosijo pogodbo o zaposlitvi. Vašega komercialista, ki je peljal blago enemu izmed kupcev in imel s seboj vse potrebne dokumente, je namreč ustavil Finančna policija. Policist je od njega zahteval pogodbo o zaposlitvi, ki pa je komercialist s seboj ni imel (je sicer slovenski državljan). Zdi se vam nenavadno, da bi morali imeti zaposleni pri opravljanju svojega dela oziroma pri dostavi s seboj še pogodbo o zaposlitvi. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma ustreznosti konkretnega ravnanja upravljavca ne more presojati. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Člen 6 Splošne uredbe določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (
7. f)prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Iz vašega vprašanja ni moč povsem jasno razbrati, ali je zaposlenega ustavil policist skladno z določbami Zakona o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US in 47/19; v nadaljevanju: ZNPPol) oziroma skladno z določbami drugih predpisov z delovnega področja Policije, ali ena izmed uradnih oseb, ki ima posebna pooblastila po Zakonu o finančni upravi (Uradni list RS, št. 25/14; v nadaljevanju: ZFU). Te osebe so določene v drugem odstavku 13. člena ZFU (inšpektor, carinik, preiskovalec, kontrolor in izvajalec) in pri opravljanju nalog iz prvega odstavka 11. člena ZFU izvajajo pooblastila v skladu s tem zakonom na celotnem območju Republike Slovenije. Glede na opis dogodka tudi ni povsem jasno, za kakšne vrste postopek je pri tem šlo (ugotavljanje identitete, prehod občinskih meja ali kaj tretjega), na splošno pa IP pojasnjuje, da imajo tako policisti kot uradne osebe Finančne uprave RS dokaj široka pooblastila pri opravljanju svojih nalog. Tako lahko uradna oseba Finančne uprave RS, skladno s prvim odstavkom 17. člena ZFU, zahteva od zavezanca in osebe, ki je dolžna sporočiti podatke in predložiti listine, dokumente in druge zapise, da ji v določenem roku in na določenem kraju sporoči katerikoli podatek ali predloži dokument, potreben za opravljanje nalog finančne uprave, ne glede na obliko, v kateri se nahaja. Skladno z drugim odstavkom istega člena lahko uradna oseba zahteva podatke, listine, dokumente in druge zapise tudi od vsake druge osebe, ki ni zavezanec, je pa posredno ali neposredno udeležena v poslu, ali vsake druge osebe, ki z zahtevanimi listinami in dokumenti razpolaga ali bi te listine in dokumente morala imeti. Policisti imajo določena pooblastila tudi skladno z določbami Odloka o začasni delni omejitvi gibanja ljudi in prepovedi zbiranja ljudi zaradi preprečevanja okužb s SARS-CoV-2 (Uradni list RS, št. 193/20, 196/20, 204/20, 2/21 in 5/21), ki kot enega izmed ukrepov za preprečevanje okužb s SARS-CoV-2 ter zajezitve in obvladovanja nalezljive bolezni COVID-19 določa omejitev prehoda med občinami, hkrati pa tudi določa izjeme, ko je prehod dovoljen, ter način uveljavljanja teh izjem (predložitev dokazil in posebne izjave). Skladno s tretjim odstavkom 4. člena navedenega odloka mora imeti pri prehajanju med občinami posameznik pri sebi dokazilo, s katerim izkaže upravičenost uveljavljanja izjeme iz prvega odstavka tega člena, in lastnoročno podpisano čitljivo izjavo, ki vsebuje podatke iz četrtega odstavka tega člena. Izjava ni potrebna, kadar posameznik prehaja med občinami na podlagi 1. in 3. točke prvega odstavka tega člena. Dokazilo in izjavo mora posameznik na zahtevo pokazati inšpektorju Zdravstvenega inšpektorata Republike Slovenije, policistu oziroma občinskemu redarju. V okviru navedenih postopkov in pri izvrševanju pooblastil tako policistov kot uradnih oseb Finančne uprave RS lahko torej tako eni kot drugi od posameznikov zahtevajo tudi predložitev različne dokumentacije oziroma potrdil, pri tem pa lahko prihaja tudi do obdelave osebnih podatkov, za kar mora upravljavec osebnih podatkov izkazati ustrezno pravno podlago. IP ni pristojen presojati, katera dokazila so v določenem postopku potrebna, izpostavlja pa eno temeljnih načel obdelave osebnih podatkov, skladno s katerim so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov) in ki je določeno v členu 5