Pogodbena obdelava osebnih podatkov in njihovo posredovanje Informacijskemu pooblaščencu - IPRS

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in njihovo posredovanje Informacijskemu pooblaščencu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.10.2006 Številka: 0712-214/2006/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko vprašanje, v katerem nas sprašujete,Navajate, da kot s.p. vodite knjigovodski servis, pri čemer v svoje računalniške programe vnašate osebne podatke za nekatere svoje stranke. Menite, da so podatki zbrani zaradi zakonodaje in da zato ne gre za obdelavo o kateri bi morali poročati nadzornemu organu.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Pooblaščenec uvodoma podaja nekaj splošnih povzetkov ZVOP-1 za izdelavo kataloga zbirk osebnih podatkov in vnos v register.Osebni podatek je v skladu z
6. tč.
7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Zbirka osebnih podatkov je v skladu z
8. tč.
9. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Katalog in register zbirk urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
10. Vsebina kataloga je določena v
11. členu ZVOP-
12. V skladu s
13. odst.
14. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (torej tudi zbirko o vaših strankah, če so te – vsaj del zbirke – fizične osebe) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
15. naziv zbirke osebnih podatkov;
16. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
17. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
18. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
19. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
20. namen obdelave;
21. rok hrambe osebnih podatkov;
22. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
23. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
24. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
25. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
26. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
27. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
28. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
29. odst.
30. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.
31. odst.
32. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Zaradi boljše preglednosti so ti deli kataloga zgoraj poudarjeni. Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
33. odst.
34. člena sporočiti tudi spremembe podatkov in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.Edina izjema, ki jo določa ZVOP-1 glede sporočanja v register zbirk je navedena v
35. odst.
36. člena. V skladu s tem podatkov iz prvega odstavka tega člena ni potrebno posredovati tistemu upravljavcu osebnih podatkov, ki nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas, o tistih zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela (zgolj te zbirke, poudaril Pooblaščenec). Vendar pa mora vseeno v tem primeru vsakomur zagotoviti informacije iz
37. člena tega zakona. V skladu z vsem navedenim morate torej pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov – npr. evidence kupcev, evidence zaposlenih, evidence za potrebe pokojninskega in invalidskega zavarovanja, evidence prisotnosti na delu … – vzpostaviti katalog zbirk osebnih podatkov in podatke, ki jih zahteva
38. člena ZVOP-1, pravočasno sporočiti Informacijskemu pooblaščencu. V vašem dopisu navajate, da ste računovodski servis in, da osebne podatke obdelujete za vaše naročnike, t.j. druga podjetja, zato Pooblaščenec opozarja na razlikovanje med upravljavcem osebnih podatkov in pogodbenim obdelovalcem teh podatkov. ZVOP-1 v
39. tč.
40. člena določa, da je upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov pa je tista fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu in na račun upravljavca osebnih podatkov. Knjigovodski servis, ki ga vodite, je torej pogodbeni obdelovalec vseh tistih osebnih podatkov, ki jih obdeluje v imenu in na račun vaših naročnikov – podjetij, katerim nudite svoje storitve. Upravljavci teh osebnih podatkov in s tem zavezanci za vzpostavitev katalogov zbirk osebnih podatkov in njihovo posredovanje Pooblaščencu so torej v vašem primeru podjetja in samostojni podjetniki, katerim nudite svoje knjigovodske storitve in ne vi kot servis. Kot knjigovodski servis ste zavezani vzpostaviti kataloge zbirk osebnih podatkov in jih sporočiti Informacijskemu pooblaščencu le za tiste zbirke osebnih podatkov, pri katerih sami nastopate kot upravljavec osebnih podatkov, ko gre torej za »vaše« zbirke osebnih podatkov.Glede vaših navedb, da so nekateri podatki zbrani zaradi zakonodaje in, da zato ne gre za obdelavo, o kateri bi bilo potrebno poročati, pa je Pooblaščenec mnenja, da ZVOP-1 glede dolžnosti vzpostavitve katalogov zbirk osebnih podatkov in poročanja Informacijskemu pooblaščencu v ničemer ne razlikuje med osebnimi podatki, katerih obdelava je predvidena z zakonom, in osebnimi podatki, ki se obdelujejo na kateri drugi pravni podlagi. Pooblaščenec opozarja, da je že nekaj časa možen vnos v register preko spletnega obrazca na spletni strani Pooblaščenca http://www.ip-rs.si/index.php?id=450, kjer si lahko ogledate tudi vnose drugih zavezancev. Na tej strani boste našli tudi podrobna navodila, kako poteka vnos v register.Posebej pa Pooblaščenec opozarja še, da zakon vse zavezance že zavezuje za izdelavo katalogov zbirk osebnih podatkov in vnos v register. Pooblaščenec v okviru inšpekcijskih nadzorov že nadzira kataloge zbirk osebnih podatkov in tudi ustrezno ukrepa, če teh zavezanec nima. Tako bo od oktobra 2006 dalje ukrepal tudi pri vseh zavezancih, ki zahtevanih podatkov ne bodo sporočili v register zbirk osebnih podatkov.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026