Pojasnilo in odgovor na vaš dopis + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.03.2022 Številka: 07121-1/2022/273 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne
- 2022 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas prosite za pojasnilo, kako delodajalec postopa v primeru prenehanja delovnega razmerja, v kolikor se delavec ne odzove na pisne pozive na podpis primopredajnega zapisnika. Zanima vas, kako dolgo je delodajalec dolžan hraniti osebne stvari delavca in dokumente, ter ali to sploh sodi v njegove obveze. *** Informacijski pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da sme v skladu z načelom zakonitosti ravnati samo v okviru svojih pooblastil, za katera ima neposredno podlago v
- členu Zakona o Informacijskem pooblaščencu, na podlagi katerega je pristojen za: – odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov; – inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi; – odločanje o pritožbi posameznika, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Informacijski pooblaščenec ugotavlja, da ste nanj naslovili dopis, ki ne sodi v njegovo pristojnost. Pojasnjujemo vam, da se z vprašanji, ki se nanašajo na položaj, pravice in obveznosti delavcev pri delu in iz dela ter s tem povezanimi obveznostmi delodajalca lahko obrnete na Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti, konkretneje Direktorat za delovna razmerja in pravice iz dela, ki je pristojen za interpretacijo predpisov v povezavi z delovnimi razmerji. Kot že pojasnjeno, IP ni pristojen za podajanje pojasnil o pravilnem postopanju delodajalca ob prenehanju delovnega razmerja delavcev. IP pri tem še poudarja, da so upravljavci osebnih podatkov dolžni zagotoviti varovanje osebnih podatkov, ki jih v okviru svojega dela obdelujejo. ZVOP-1 v
- členu zahteva od upravljavcev osebnih podatkov izvedbo organizacijskih, tehničnih in logično-tehničnih postopkov in ukrepov, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov, kar se zagotavlja med drugim tudi z varovanjem prostorov in opreme. Gre za organizacijske in tehnične ukrepe, ki jih določata Splošna uredba o varstvu podatkov (
- člen) in ZVOP-1 (
- in
- člen). Podrobnejših postopkov in ukrepov niti ZVOP-1, niti Splošna uredba ne določata, saj so ti odvisni od različnih okoliščin v katerih se osebni podatki v praksi obdelujejo. Nadalje, ZVOP-1 v
- členu določa, da mora vsak upravljavec osebnih podatkov v svojih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov in njihovo obdelavo, a ne določa natančne vsebine notranjega akta – pravilnika. Navedene določbe je potrebno upoštevati skupaj z določbami Splošne uredbe, ki podrobneje urejajo področje varnosti osebnih podatkov. Glede uničenja zbirk osebnih podatkov, pa vas IP dodatno napotuje na točko (e)
- odstavka
- člena Splošne uredbe, ki določa, da so osebni podatki lahko hranjenji v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. V
- odstavku istega člena pa je določilo, da je upravljavec dolžan to skladnost tudi izkazati. To pomeni, da zakonodaja podrobno ne predpisuje na kakšen način je potrebno uničiti osebne podatke, ne glede na to, pa morate biti sposobni izkazati, da ste ravnali skladno z določbami
- odstavka
- člena Splošne uredbe (npr. zapisnik ali uradni zaznamek o uničenju). IP še priporoča, da naj bo uničenje podatkov prilagojeno osebnim podatkom, ki jih obdelujete, naj bo razumno in primerno. To pomeni, da morate uničenje prilagoditi glede na občutljivost osebnih podatkov, nove tehnologije, stroške in koristi, ki jih izbrani način uničevanja dokumentov prinese. V kolikor pa se osebni podatki nahajajo tudi v digitalizirani obliki, je potrebno poskrbeti tudi za trajni izbris podatkov iz drugih nosilcev podatkov. Dodatno vam še svetujemo, da se glede najpogostejših vprašanj, s katerimi se srečujejo delavci in delodajalci glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih preberete v smernicah IP: Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih oz. v že objavljenih mnenjih IP, ki so dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/, kjer si lahko poiščete in preberete mnenja glede na konkretno ključno besedo, ki vas zanima (npr. “delovna razmerja”). V upanju, da smo vam bili v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026