Pooblastilo za pridobivanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.09.2007 Številka: 0712-841/2007/2 Kategorije:Pridobivanje OP iz zbirk --> Kategorije: Pridobivanje OP iz zbirk Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2007 prejel vaš e-dopis, v katerem pojasnjujete, da se glede na določbe Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07 in 63/07; v nadaljevanju Uredba) postavlja vprašanje razlike med dokazili, ki so potrebna za posredovanje osebnih podatkov uporabniku na podlagi
- člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo in 105/06-ZUS-1; v nadaljevanju ZUP) in če ima uporabnik (drugo) zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov. Zanima vas, ali je potrebno od uporabnika osebnih podatkov, ki ima zakonsko pooblastilo za pridobivanje podatkov v svojem materialnem predpisu (npr. zavarovalnice –
- člen Zakona o zavarovalništvu (ZZavar), občine – 21.a člen Zakona o lokalni samoupravi (ZLS)…) tudi zahtevati pooblastilo, kot ga določa
- člen Uredbe. Kot primer navajate občine, ki lahko za podatke zaprosijo na podlagi obeh zakonskih podlag, tako
- člena ZUP, kot tudi 21.a člena Zakona o lokalni samoupravi. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Po mnenju Pooblaščenca je zahteva po predložitvi pooblastila upravičena ne glede na obstoj posebne zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov takrat, kadar so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:
- kot uporabnik osebnih podatkov nastopa organ za katerega velja Uredba,
- osebni podatki so potrebni za »odločanje o upravnih in drugi javnopravnih zadevah« v splošnem ali posebnem upravnem postopku na podlagi 1.,
- ali
- člena ZUP in
- v vlogi prosilca nastopa javni uslužbenec v smislu Zakona o javnih uslužbencih (pogojno). Pogoj pod točko 3 ni nujen, če gre za nosilce javnih pooblastil, kadar ti odločajo v upravnem postopku. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov Glede na določbo prvega odstavka
- člena ZVOP-1, ki je sistemski in temeljni predpis s področja varstva osebnih podatkov, se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Uredba v prvem odstavku
- člena (Pridobivanje podatkov na zahtevo) določa, da kadar javni uslužbenec, ki vodi postopek, nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, v kateri se vodijo potrebni podatki, pridobi podatke na podlagi zahteve. Četrti odstavek istega člena pa določa, da kadar uradno evidenco vodi drug organ, zahtevo za pridobitev podatkov poda predstojnik ali javni uslužbenec, ki ima po zakonu pooblastilo za odločanje v upravnih zadevah. Zahtevo lahko poda tudi javni uslužbenec, ki ima pooblastilo predstojnika za odločanje ali vodenje upravnega postopka oziroma le pooblastilo za pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc. ZUP v tretjem odstavku
- člena določa, da si uradna oseba, ki vodi postopek, preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila. V četrtem odstavku istega člena je še določeno, da je organ, ki je pristojen za odločanje in sam ne vodi uradne evidence, dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. 2 O naravi in dometu Uredbe o upravnem poslovanju ter Zakona o splošnem upravnem postopku Uredba v členih od 199 do 205 ureja pridobivanje in posredovanje podatkov, ki so potrebni za odločanje v upravnih in drugih javnopravnih zadevah. V omenjenih členih so tako podrobneje urejena vprašanja pristojnosti za pridobivanje podatkov ter vprašanja načina, rokov, odplačnosti in zavrnitve pridobivanja podatkov. Res je, da so nekatera vprašanja obdelave osebnih podatkov urejena z Uredbo (členi od 199 do 205), ki po mnenju Pooblaščenca ne predstavlja ustrezne podlage za obdelavo osebnih podatkov, saj gre za podzakonski predpis (določanje obdelave osebnih podatkov, namena obdelave in vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo, je namreč zakonska materija – prim.
- člen Ustave RS), vendar je hkrati potrebno ugotoviti, da uredba v tem delu predstavlja zgolj izvedbeni predpis in dejansko ne določa posebnih podlag za obdelavo osebnih podatkov. Iz
- člena Uredbe izhaja, da ta, z nekaj izjemami, velja za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge. Adresati oziroma zavezanci po
- členu Uredbe so (zlasti) javni uslužbenci. Glede na določbe
- člena Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07-UPB; ZJU) je javni uslužbenec posameznik, ki sklene delovno razmerje v javnem sektorju (z izjemo funkcionarjev). Javni sektor po tem zakonu sestavljajo državni organi in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi, javni zavodi in javni gospodarski zavodi ter druge osebe javnega prava, če so posredni uporabniki državnega proračuna ali proračuna lokalne skupnosti. Splošno pravilo glede uporabe ZUP je, da se ta uporablja, kadar o upravnih zadevah odločajo upravni (organi državne uprave po Zakonu o državni upravi) in drugi državni organi (kadar tako določajo posebni zakoni) nadalje organi lokalne samouprave in nosilci javnih pooblastil. ZUP v
- členu, ob odsotnosti določb v področnih zakonih, predstavlja zakonsko podlago za obdelavo določenih osebnih podatkov v smislu prvega odstavka
- člena ZVOP-
- 3 Kdaj so prosilci (uporabniki osebnih podatkov) dolžni upravljavcu osebnih podatkov predložiti pooblastilo za pridobivanje osebnih podatkov ? Iz dejstva: - da Uredba k določenemu ravnanju zavezuje le javne uslužbence, - da Uredba velja le za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, - da Uredba v členu 202 omejuje namen obdelave osebnih podatkov na področje vodenja in odločanja v upravnih postopkih (ne glede na to, ali se ti odvijajo na podlagi 1.,
- ali
- člena ZUP) izhaja, da so pooblastilo dolžne predložiti le osebe, ki nastopajo kot javni uslužbenci zaposleni pri organu po Uredbi (ali kot osebe zaposlene pri nosilcih javnih pooblastil – gl. točka 4), če podatke potrebujejo za izvedbo konkretnega upravnega postopka. Navedeno pomeni, da k predložitvi pooblastila javni uslužbenci (ali kot osebe zaposlene pri nosilcih javnih pooblastil – gl. točka 4) niso zavezani takrat, kadar podatkov ne potrebujejo v okviru konkretnega upravnega postopka, imajo pa podlago za pridobitev osebnih podatkov v nekem drugem zakonu. Zahteva po predložitvi pooblastila je tako odvisna od podlage na katero se sklicuje prosilec. - Primer po ZLS: Kadar občinski uradnik zahteva osebne podatke zaradi ažuriranja evidence po 21.a členu ZLS, k predložitvi pooblastila ni zavezan, saj podatek ni potreben v nekem konkretnem upravnem postopku, za obdelavo osebnih podatkov pa ima (posebno) podlago v omenjenem členu. Kadar občinski uradnik zahteva osebne podatke, ker so ti potrebni za odločanje v upravnem postopku, je ta zavezan k predložitvi pooblastila, saj je za obdelavo osebni podatkov poleg podlage v 21.a členu ZLS, podana tudi podlaga v ZUP in so zaradi tega izpolnjeni pogoji po
- členu Uredbe. - Primer po ZZavar: Kadar uslužbenec zavarovalnice zahteva osebne podatke na podlagi
- člena ZZavar, ni dolžan predložiti posebnega pooblastila za pridobivanje osebnih podatkov, saj za zavarovalnico in njene zaposlene ne veljajo določbe Uredbe in ZUP. 4 Nosilci javnih pooblastil Postavlja pa se vprašanje, kako ravnati v primeru, kadar osebne podatke zaradi izvedbe upravnega postopka zahteva oseba zaposlena pri nosilcu javnih pooblastil (npr. zbornica), ki ni javni uslužbenec po ZJU? Glede na to, da se uredba uporablja tudi za pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge in glede na to, da se uredba v
- členu izrecno omejuje prav na »upravne postopke«, ter glede na
- člen Uredbe, ki ureja »odločanje v upravnih in drugih javnopravnih zadevah«, je potrebno zastopati stališče, da je predložitev pooblastila potrebna tudi v tem primeru. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026