Posredovanje življenjepisov javnih uslužbencev drugim državnim organom - IPRS

Posredovanje življenjepisov javnih uslužbencev drugim državnim organom + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.11.2022 Številka: 07120-1/2022/406 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Privolitev, Posredovanje OP med upravljavci, Pravne podlage Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne
4. 2022 prejeli vaše vprašanje o tem, ali lahko drugi državni organi in na kateri pravni podlagi pridobijo od Urada Vlade RS za komuniciranje (UKOM) življenjepise zaposlenih javnih uslužbencev. Zanima vas tudi, ali lahko državni organ dobi življenjepis neposredno od posameznega javnega uslužbenca, zaposlenega na UKOM, v komunikaciji neposredno z vsakim zaposlenim, pri čemer ne gre za posredovanje osebnih podatkov, katerih upravljavec bi bil UKOM. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
5. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
6. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
7. točko prvega odstavka
8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter
9. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se lahko IP dokončno opredeli do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v morebitnem inšpekcijskem postopku ali v morebitnem pritožbenem postopku po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ). Splošna pravna podlaga za posredovanje dokumentov, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca je lahko Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ). Toda iz dosedanje pritožbene prakse IP izhaja, da celotni življenjepis javnega uslužbenca praviloma ni prosto dostopna informacija javnega značaja, razen kolikor gre za posamezne zapise, ki izkazujejo izpolnjevanje določenih pogojev za zasedbo delovnega mesta. Za posredovanje življenjepisov drugim državnim organom niso izključene tudi kakšne druge pravne podlage (na primer področna zakonodaja, ki ureja inšpekcijske, prekrškovne, policijske in sodne postopke), vendar je konkreten odgovor odvisen od tega, kateri organ zaproša za dokument, v kateri funkciji in s kakšnim konkretnim namenom. Z vidika varstva osebnih podatkov ni sporno, če zaposleni, na podlagi ustrezne informiranosti o obdelavi osebnih podatkov, ki jo mora zagotoviti upravljavec in ob izpolnjevanju drugih pogojev za veljavnost privolitve, sam prostovoljno posreduje življenjepis uporabniku iz osebne zbirke dokumentov. O b r a z l o ž i t e v: ZDIJZ vsakomur (tudi drugim državnim organom) omogoča dostop do kopij tistih dokumentov, ki izpolnjujejo pogoje za obstoj informacije javnega značaja in glede katerih ni podanih izjem od prostega dostopa iz
10. ali 5.a člena ZDIJZ. Poseben odstop od izjem je določen v tretjem odstavku
11. člena ZDIJZ, po katerem se, ne glede na določbe prvega odstavka (torej ne glede na splošno izjemo varstva osebnih podatkov), dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Vendar iz pritožbene prakse IP izhaja, da vsebina celotnega življenjepisa prosilcem praviloma ne more biti dostopna, ker ta največkrat vsebuje osebne informacije posameznika, ki niso v tesni zvezi z delovnim razmerjem, za katerega je bil življenjepis pripravljen. Prosto dostopni so lahko le tisti deli življenjepisa, ki izkazujejo izpolnjevanje katerega od pogojev za zasedbo delovnega mesta (npr. potrebne delovne izkušnje). Glede na vsebinsko pestrost življenjepisov v praksi ter glede na različne pogoje za zasedbo delovnih mest, je treba vsak življenjepis presojati posebej. Pravna podlaga za zbiranje in drugo interno obdelavo življenjepisov zaposlenih, ki jo navajate v zaprosilu (b. točka prvega odstavka
12. člena Splošne uredbe), ni hkrati pravna podlaga za razkritje življenjepisa tretjim osebam. Ne moremo izključiti možnosti, da bi nek državni organ v nekem oblastnem uradnem postopku lahko upravičeno zahteval seznanitev z življenjepisom uslužbenca, na primer inšpekcijski organ, policija in sodišče na podlagi Zakona o inšpekcijskem nadzoru (ZIN), Zakona o prekrških (ZP-1), Zakona o nalogah in pooblastilih policije (ZNPPol), Zakona o sodiščih (ZS) itd. Ker ne vemo, kateri organ, pri izvajanju katere funkcije in za kateri konkretni namen naj bi zahteval življenjepise, se do teh možnih podlag ne moremo bolj konkretno opredeliti. Če posameznik iz lastne zbirke podatkov sam in po svoji volji razkrije svoj življenjepis nekemu uporabniku, to spada v posameznikovo avtonomijo na področju informacijske zasebnosti. Pri tem gre lahko za samoiniciativno razkritje ali za razkritje na prošnjo uporabnika. Če je v tem primeru podlaga za razkritje privolitev, mora ta izpolnjevati stroge pogoje iz