Posredovanje bolniškega lista zaposlenega delodajalcu - IPRS

Posredovanje bolniškega lista zaposlenega delodajalcu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.04.2007 Številka: 0712-431/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,prejeli smo vaše vprašanje z dne 19. aprila 2007, v katerem nas sprašujete:Ali je delavec dolžan predložiti podjetju originalno potrdilo o upravičeni zadržanosti z dela, glede na to, da so na njem osebni podatki delavca (ime, priimek, datum rojstva, .....) ter tudi opis bolezenskega stanja? Kot navajate, zdravstvena zavarovalnica vedno od podjetja zahteva originalna potrdila o upravičeni zadržanosti z dela za primer refundacije. Zanima vas, ali podjetje lahko zbira originalna potrdila, ali jih lahko fotokopira oziroma ali je samo dolžno vpogledati v potrdilo v primeru, da je podjetje upravičeno do zbiranja teh potrdil. Sprašujete še, ali je glede na to, da se ta potrdila v podjetju zbirajo, potrebno tudi registrirati zbirko podatkov pri Informacijskem pooblaščencu? Ali je podjetje, tudi na podlagi povedanega, dolžno posredovati zdravstveni zavarovalnici originalno potrdilo za primer refundacije sredstev, ali je dovolj fotokopija oziroma ali bi bilo treba zavarovalnici posredovati le informacijo, ostale podatke pa bi morala zavarovalnica pridobiti sama, npr. od zdravnika. Prosite nas za mnenje, kako postopati v takih situacijah, kakšne so vaše pristojnosti in dolžnosti?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Glede na to, da niste posebej navedli za kakšne vrste delodajalca gre v vašem primeru, na podlagi vašega vprašanja sklepamo, da gre za pravno osebo zasebnega sektorja (kamor sodijo pravne in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost po zakonu, ki ureja gospodarske družbe ali gospodarske javne službe ali obrt, in osebe zasebnega prava; zasebni sektor so javni gospodarski zavodi, javna podjetja in gospodarske družbe, ne glede na delež oziroma vpliv države, samoupravne lokalne skupnosti ali samoupravne narodne skupnosti). Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju določa 10. člen ZVOP-1, ki v 1. odstavku določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. 2. odstavek 10. člena pa določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V skladu s 3. odstavkom istega člena se ne glede na prvi odstavek tega člena v zasebnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.Področni zakoni v smislu 1. odstavka 10. člena ZVOP-1 so v navedenem primeru predvsem Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/2002 in 79/2006, v nadaljevanju ZDR), Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 42/2002, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Ur. l. RS, št. 72/06, v nadaljevanju ZZVZZ-UPB3). V 46. členu ZDR je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov, in sicer se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. ZEPDSV podrobneje določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti in v 12. členu taksativno našteva evidence, ki jih lahko delodajalci vodijo na področju dela in socialne varnosti, in sicer: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.16. člen ZEPDSV določa vsebino evidence o stroških dela. Delodajalec mesečno za vsakega delavca vpisuje v evidenco o stroških dela naslednje:

1. a)podatke o delavcu: poleg podatkov iz točke
2. a)13. člena ZEPDSV vpisuje še: številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;
3. b)podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca: plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi: – bruto plača za delo s polnim delovnim časom, – bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega, – bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo), – bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca; zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi: – bruto zaostala izplačila in nadomestila plač; izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače): – bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti, – dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja; neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila): – plača, – zaostalo izplačilo, – nadomestilo plače, – izredno izplačilo;
4. c)podatke o drugih stroških dela: povračila stroškov v zvezi z delom, regres za letni dopust, jubilejna nagrada, dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev, plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje, solidarnostna pomoč, odpravnina, stroški izobraževanja delavcev, davki na izplačane plače, ostali stroški dela; č) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca: prispevki v breme delodajalca: plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, plačani prispevki za starševsko varstvo, plačani prispevki za zaposlovanje; prispevki v breme zavarovanca: plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, plačani prispevki za starševsko varstvo, plačani prispevki za zaposlovanje.Vsebino evidence o zaposlenih delavcih, evidence o izrabi delovnega časa in evidence o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov določajo 13., 18. in 20. člen ZEPDSV. Tudi omenjeni členi ZEPDSV, tako kot zgoraj navedeni 16. člen ZEPDSV, taksativno naštevajo katere osebne podatke delodajalci zbirajo o delavcih pri posamezni od teh evidenc.V skladu z 51. členom Zakona o zdravstveni dejavnosti (Ur. l. RS, št. 23/05, v nadaljevanju ZZDej-UPB2) so zdravstveni delavci in zdravstveni sodelavci in osebe, ki so jim ti podatki dosegljivi zaradi narave njihovega dela, dolžni varovati kot poklicno skrivnost podatke o zdravstvenem stanju posameznika in o vzrokih, okoliščinah in posledicah tega stanja. Omenjenih podatkov ni dovoljeno dajati drugim ljudem oziroma javnosti in tudi ne objavljati na način, ki bi omogočal razkriti posameznika, na katerega se nanašajo. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) ob tem omenja tudi Zakon o zdravniški službi (Ur. l. RS, št. 72/2006 – uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZZdrS-UPB3), ki v 51. členu določa, da mora zdravnik varovati kot poklicno skrivnost podatke o zdravstvenem stanju bolnika in o vzrokih, okoliščinah in posledicah tega stanja. Ti podatki se v skladu z 52. členom ZZdrS-UPB3 ne smejo dajati drugim ljudem oziroma javnosti in tudi ne objavljati na način, ki bi omogočal razkritje posameznika, na katerega se nanašajo.Delodajalec torej lahko obdeluje tiste osebne podatke zaposlenih delavcev, obdelavo katerih določa zgoraj navedeni ZEPDSV ali kateri drug področni zakon, brez podlage v zakonu pa lahko v skladu s 46. členom ZDR obdeluje njihove osebne podatke le v primeru, da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno obrazložiti oziroma izkazati, zakaj je obdelava posameznih osebnih podatkov potrebna.Pooblaščenec v zvezi s tem opozarja, da potrdilo o upravičeni zadržanost z dela nikakor ne sme vsebovati diagnoze ali podrobnejšega opisa bolezenskega stanja, ampak zgolj za delodajalca oziroma zdravstveno zavarovalnico potrebne in dopustne podatke (torej ali gre za poklicno bolezen oziroma poškodbo ob delu ali za bolezen ali poškodbo izven dela oziroma ali za vrsto odsotnosti, za katero pripada delavcu nadomestilo že od prvega dne odsotnosti), kar je, kolikor je Pooblaščencu znano, tudi praksa, saj so tovrstna potrdila podana na vnaprej določenem enotnem obrazcu, ki ga uporabljajo vsi zdravniki. Pogoje glede uveljavljanja nadomestila med začasno zadržanostjo z dela ureja ZZVZZ-UPB3.Delodajalec je tako po mnenju Pooblaščenca v skladu s 46. členom ZDR upravičen, da hrani te podatke v zvezi z uresničevanja pravic in obveznosti do delavca iz delovnega razmerja in jih uporablja samo v skladu z nameni, za katere se podatke zbira. Vsekakor tudi njihovo posredovanje zdravstveni zavarovalnici sodi v ta okvir obdelave, saj je bistven namen zbiranja omenjenih podatkov prav morebitno uveljavljanje nadomestil v zvezi z zadržanostjo delavca z dela. Pri tem Pooblaščenec posebej opozarja na nujnost spoštovanja zahtev ZVOP-1 glede zavarovanja in varstva osebnih podatkov delavca kot jih določa 24. člen ZVOP-1, in v zvezi z osebnimi podatki o zdravstvenem stanju, ki so občutljivi osebni podatki, tudi 13. in 14. člena ZVOP-1.V skladu z navedenim torej podjetje lahko zbira (original ali fotokopijo) potrdila o upravičeni zadržanosti z dela na podlagi 46. člena ZDR. Ti podatki so del zbirke osebnih podatkov o delavcu, zato je ni potrebno prijaviti kot posebne zbirke, mora pa biti v katalogu zbirke osebnih podatkov delodajalca navedena kot ena izmed kategorij osebnih podatkov, ki jih delodajalec vodi o delavcih. V kolikor gre za delodajalca z več kot 20 osebami zaposlenimi za nedoločen čas mora v skladu z 27. členom ZVOP-1 delodajalec zakonsko navedene podatke iz kataloga za vsako zbirko posredovati Državnemu nadzornemu organu za varstvo osebnih podatkov (torej Pooblaščencu) najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov.Takšen je zakon danes. Novela zakona o varstvu osebnih podatkov, ki jo podpira tudi Informacijski pooblaščenec, pa bo prinesla pomembne novosti, predvsem pri razbremenitvi manjših upravljavcev zbirk osebnih podatkov, torej tudi vas. Prilagamo vam dopolnitev, ki vas bo zanimala: V Zakonu o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 – ZInfP) se za tretjim odstavkom 7. člena dodata nova četrti in peti odstavek, ki se glasita: »