Posredovanje dokumentacije za potrebe nadzora s strani Urada za intelektualno lastnino - IPRS

Posredovanje dokumentacije za potrebe nadzora s strani Urada za intelektualno lastnino + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.11.2007 Številka: 0712-1043/2007/2 Kategorije:Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
4. 2007 prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da je Združenje ... (v nadaljevanju ...) s strani Urada za intelektualno lastnino (v nadaljevanju UIL) prejelo zahtevo za pregled oziroma posredovanje nekaterih listin, in sicer: - splošnega obračuna, - seznama rednih članov in - skupne sporazume z združenji uporabnikov. Po vašem mnenju je obrazložitev zahteve o podlagi in vzrokih, zaradi katerih UIL navedene listine želi, sporna, pomanjkljiva in zgolj ponavlja dikcijo Zakona o avtorski in sorodnih pravicah (Uradni list RS, št. 16/07-UPB; ZASP). UIL mora za (zgolj) vpogled v poslovno dokumentacijo, ki ni javnega značaja in posega v osebne podatke, podati natančno, pisno in obrazloženo zahtevo. Na tej osnovi kolektivna organizacija UIL omogoči vpogled, ne pa kopij dokumentacije. UIL pa lahko kadarkoli zahteva od kolektivne organizacije poročila o poslovnih zadevah. Iz navedenega gre razumeti, da za dokumentacijo, ki je bolj zaupne narave, ZASP UIL omogoča zgolj vpogled, sicer pa mora kolektivna organizacija kadarkoli, brez obrazložitve UIL, le temu podati poročila o poslovnih zadevah. Nadalje zatrjujete, da obratno kot je zgoraj obrazloženo, UIL v obrazložitvi svoje zahteve navaja, da lahko na podlagi
5. člena ZASP kadarkoli, brez obrazložitve, zahteva poročila o poslovnih zadevah. V obrazložitvi tudi navaja, da je splošni obračun, kot ga določa
6. člen Statuta ..., temeljni dokument za delitev avtorskih honorarjev in predstavlja poročilo o načinu oblikovanja delilne mase (višina prihodkov, upoštevani statistični vzorec za obdelavo podatkov, meja za izplačilo avtorskih honorarjev, upoštevani stroški zaščite). UIL v nadaljnji obrazložitvi zatrjuje še, da
7. člen ZASP primeroma navaja, katere dokumente mora kolektivna organizacija posredovati pristojnemu organu, ter da odprta lista pomeni, da mora kolektivna organizacija, poleg dokumentov, ki so v določbi navedeni, pristojnemu organu posredovati tudi druge dokumente. V kolikor bi takšna interpretacija, kot jo UIL podaja v svoji obrazložitvi sklepa, vzdržala, bi prišli v situacijo, da lahko UIL zahteva od kolektivne organizacije karkoli in to kadarkoli ter brez obrazložitve. S tem pa bi se praktično izničila zahteva drugega dela drugega odstavka
8. člena ZASP, ki zahteva natančno, pisno, vnaprejšnjo obrazložitev v zadevi. Poleg navedenega pojasnjujete, da se nadaljnji problem kaže pri izvrševanju, saj se je predstavnicama UIL pri izvajanju nadzora pridružil še nek uslužbenec Ministrstva za gospodarstvo. Tako je UIL ... obvestil, da se bodo predstavnici UIL in predstavnik Ministrstva za gospodarstvo oglasili na sedežu .... Na sestanku in tudi kasneje v ponovnem dopisu Urada je bila zahtevana dokumentacija: oblikovanje promocijskega sklada, konkretna vsota avtorskih honorarjev in nadomestil, ki se je delila, izplačila v tujino, priprava letnega poročila po
9. členu ZASP, sporazum s kabelskimi operaterji, poročilo o izvajanju začasnega dovoljenja. ... je zaprosilo Ministrstvo za gospodarstvo za pojasnilo, kdo in kako je pooblastil zgoraj omenjenega uslužbenca za nadzor nad .... Odgovor na ...-ovo vprašanje je bil podan kar s strani sektorja za trgovino in varstvo pravic, ki pa predstavljajo uporabnike glasbenih avtorskih del, ki jih ščiti .... Iz navedenih razlogov se poraja sum (oziroma gotovost), da podatki, ki bi jih posredoval ..., ne bodo dostopni zgolj predstavniku Urada, pač pa se izgublja kontrola oziroma sled za posredovanim. Na podlagi zgornjih navedb, nas sprašujete:
10. Ali je ... na podlagi ne-natančne zahteve UIL, temu dolžan posredovati podatke o rednih članih, čeprav redni člani ... niso podali soglasja za posredovanje, ko jih je ... za to zaprosil? ... je namreč avtorje pozval, da definirajo, katere od njihovih podatkov ... lahko posreduje.
11. Katere listine je ... dolžno posredovati in za katere listine je dolžno omogočiti zgolj vpogled, ter kakšna mora biti obrazložitev zahteve za posredovanje podatkov s strani UIL?
12. Ali drži trditev, da lahko UIL od kolektivne organizacije (na podlagi
13. člena ZASP) kadarkoli zahteva poročila o poslovnih zadevah, pri čemer kot poročilo UIL tolmači praktično vsako poslovno listino, ter ali UIL na podlagi obrazložitve, kot izhaja iz spornega sklepa UIL, lahko zahteva tudi splošni obračun (avtorskih honorarjev)?
14. Ali se lahko pri izvajanju nadzora UIL pridružijo osebe, ki nad kolektivnimi organizacijami nimajo nobenih pristojnosti? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
15. točke prvega odstavka
16. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB; ZVOP-1) ter
17. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Posredovanje »seznama rednih članov« s strani ... je na podlagi četrtega odstavka
18. člena ZVOP-1 dopustno pod pogojem, da so osebni podatki nujno potrebni za izvrševanje nadzora s strani UIL. Enako velja za vse morebitne druge dokumente oziroma osebne podatke, ki bi jih UIL zahteval in jih četrti odstavek
19. člena ZASP izrecno ne našteva. Zahteva po posredovanju »seznama rednih članov« mora biti obrazložena, in sicer tako, da je na njeni podlagi mogoče presoditi izpolnjevanje pogojev, ki jih za obdelavo osebnih podatkov določa četrti odstavek
20. člena ZVOP-1 ali druga podlaga, na katero se sklicuje UIL. O b r a z l o ž i t e v: 1 Pristojnosti Pooblaščenca Uvodoma je potrebno pojasnilo, da je Pooblaščenec, na podlagi določb ZInfP, Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB in 117/06 – ZDavP-2) in ZVOP-1, samostojen in neodvisen državni organ, ki je pristojen za odločanje o kršitvi pravice do dostopa do informacij javnega značaja ter ima vrsto pristojnosti na področju varstva osebnih podatkov. Navedeno pomeni, da je tudi dajanje neobveznih mnenj, navodil in priporočil, omejeno zgolj na vprašanja s področja varstva osebnih podatkov na posameznem področju. Glede na določbe pojmovnika iz
21. člena ZVOP-1, je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Glede na navedeno, se v tem mnenju omejujemo samo na pojasnila glede dopustnosti posredovanja seznama rednih članov in drugih listin ter obveznosti podajanja obrazložene zahteve za posredovanje osebnih podatkov. 2 Splošno Glede na določbo prvega odstavka
22. člena ZVOP-1, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spada tudi UIL) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov (npr. zbiranje, urejanje, posredovanje, sporočanje, pregledovanje, uporaba) in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (ZVOP-1 ali katerikoli drug zakon). Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na prvi odstavek
23. člena ZVOP-1, se na podlagi četrtega odstavka istega člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Za zasebni sektor (kamor spada tudi ...; prim. odločba Pooblaščenca 0900-304/2006/7) velja, da se lahko osebni podatki obdelujejo, če tako določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana privolitev (
24. člen ZVOP-1). Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz
25. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. 3 Utemeljitev dopustnosti zbiranja oziroma posredovanja osebnih podatkov 3.1 Obstoj posebne zakonske podlage V uvodu omenjeni določbi prvega odstavka
26. oziroma
27. člena ZVOP-1 pogojujeta obdelavo osebnih podatkov z obstojem posebnega (področnega) zakona, ki določa obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo. V konkretnem primeru bi ZASP potencialno lahko predstavljal tisti predpis, na katerega napoti ZVOP-
28. ZASP v
29. členu določa, da: - pristojni organ nadzoruje, ali kolektivna organizacija izvaja naloge v skladu z ZASP (prvi odstavek); - lahko pristojni organ od kolektivne organizacije kadar koli zahteva poročila o poslovnih zadevah, kakor tudi vpogled v poslovne knjige in druge poslovne dokumente v potrebnem obsegu na podlagi obrazložene in natančne pisne zahteve za pregled predmeta, določenega v zahtevi (drugi odstavek); - je kolektivna organizacija dolžna obveščati pristojni organ o vsaki spremembi oseb, ki so po zakonu in statutu pooblaščeni zastopati organizacijo (tretji odstavek); - mora kolektivna organizacija posredovati pristojnemu organu predvsem:
30. spremembe statuta,
31. skupne sporazume z združenji uporabnikov,
32. tarife in njihove spremembe,
33. sporazume s tujimi kolektivnimi organizacijami,
34. sklepe skupščine kolektivne organizacije,
35. letna poročila in poročilo revizijske gospodarske družbe skupaj z mnenjem pooblaščenega revizorja o pravilnosti in skladnosti poslovanja kolektivne organizacije z ZASP, notranjimi akti kolektivne organizacije in sporazumi, ki jih je kolektivna organizacija sklenila z drugimi (četrti odstavek). V 162.a členu ZASP so urejeni ukrepi, ki jih lahko pristojni organ izvrši pri ugotovljenih kršitvah kolektivnih organizacij. V četrtem odstavku je tudi določeno, da se v postopkih po tem členu smiselno uporabljajo določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek. Pooblaščenec na tem mestu pojasnjuje, da v primeru, ko za posredovanje osebnih podatkov obstaja zadostna zakonska podlaga, pridobivanje (dodatnih) privolitev posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, ni potrebno. 3.2 Ali posebna zakonska podlaga v
36. členu ZASP zadošča? Tako kot zatrjuje tudi UIL v sklepu št. 31221-21/2007-11, »seznama rednih članov« ni mogoče uvrstiti med poročila o poslovnih zadevah, poslovne knjige in druge poslovne dokumente iz drugega odstavka
37. člena ZASP. Teoretično je »seznam rednih članov« sicer mogoče uvrstiti med dokumentarno gradivo, ki ga je kolektivna organizacija dolžna posredovati UIL po četrtem odstavku
38. člena ZASP, saj gre pri navedeni določbi za eksemplifikativno našteto dokumentarno gradivo - takšna določba pa omogoča tudi pridobivanje drugih dokumentov oziroma podatkov, ki v seznamu niso izrecno našteti. Kljub zgornjim navedbam pa Pooblaščenec ugotavlja, da na področju varstva osebnih podatkov takšno sklepanje oziroma ekstenzivna razlaga ne zadosti zahtevi po višjem nivoju določnosti zakonskih določb s področja varstva osebnih podatkov – takšno stališče izhaja zlasti iz določb 8,
39. in
40. člena ZVOP-1, v katerih se ponavlja dikcija »… če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon…«. Tako je v konkretnem primeru potrebno ugotoviti, da četrti odstavek
41. člena ZASP ne predstavlja izrecne zakonske podlage v smislu prvega odstavka
42. člena ZVOP-1, saj ne našteva osebnih podatkov, bi bila kolektivna organizacija dolžna posredovati UIL oziroma ne določa splošne obveznosti posredovanja osebnih podatkov. Pomanjkanje določnosti v ZASP je torej razlog, zaradi katerega ni mogoče utemeljiti dopustnosti posredovanja »seznama rednih članov«. Da je določba četrtega odstavka
43. člena z vidika varstva osebnih podatkov pomanjkljiva, izhaja tudi iz dejstva, da zakonodajalec v obravnavani določbi ni zapisal niti generalne klavzule (npr. v napovednem stavku), ki bi vsaj na abstrakten način opisala skupne značilnosti dokumentov oziroma podatkov, ki jih pristojni organ potrebuje za izvajanje nadzora. 3.3 Obstoj izredne podlage za obdelavo osebnih podatkov v ZVOP-1 Ne glede na odsotnost podrobnejših pravil glede obdelave osebnih podatkov v zakonu (t.j. ZASP), je zahteva po posredovanju, samo posredovanje in nadaljnje zbiranje podatkov o rednih članih ... pogojno utemeljeno na podlagi četrtega odstavka
44. člena ZVOP-1 (gl. točka 2). Razlogi za to so naslednji:
45. Glede na določbe
46. in 162.a člena ZASP, pri nadzoru izvajanja nalog kolektivne organizacije nedvomno govorimo o zakonitih pristojnostih oziroma nalogah UIL. Gre celo za nadzor nad razmerji z javnopravnimi elementi in to s strani države, v konkretnem primeru organa v sestavi Ministrstva za gospodarstvo, hkrati pa se ta nadzor izvaja tudi po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku.
47. Izvajanje nadzora je obvezno in se izvaja v javnem interesu.
48. V primeru, da UIL ne more pridobiti vseh potrebnih podatkov iz dokumentov, ki so našteti v drugem, tretjem in četrtem odstavku
49. členu ZASP, je pridobivanje podatkov o »rednih članih« od ... pogojno dopustno, če so ti podatki nujni za (učinkovito) izvrševanje nadzora. Brez možnosti pridobitve vseh podatkov, na podlagi katerih lahko oceni zakonitost izvajanja nalog kolektivne organizacije, UIL namreč ne more učinkovito izvrševati svojih zakonitih pristojnosti. Tudi UIL v zgoraj omenjenem sklepu pojasnjuje, da »iz statusa članstva (redno ali zunanje) v ... izvirajo določene pravice in obveznosti. Redni člani imajo skladno s
50. členom Statuta pravico in dolžnost, da sodelujejo v delu skupščine ... ter da volijo in so izvoljeni v organe ..., po
51. členu ZASP pa imajo pravico zahtevati, da eden ali več neodvisnih izvedencev na stroške kolektivne organizacije pregleda njeno poslovanje. Zunanji člani imajo v skladu z
52. členom Statuta pravico in dolžnost, da sodelujejo pri delu skupščine, brez pravice glasovanja. Ne glede na določbe internih aktov ..., pa kolektivna organizacija upravlja pravice vseh svojih članov pod enakimi pogoji.«.
53. Upravičeni interesi posameznikov – članov ... v konkretnem primeru ne bi bili prizadeti, ker: - je izvrševanje nadzora po prvem odstavku
54. člena ZASP posredno in celo neposredno v korist članov oziroma vsaj večine članov, saj je namen nadzora v ugotavljanju zakonitosti izvrševanja nalog kolektivne organizacije, prek katere avtorji uresničujejo nekatere pravice po ZASP, - bi bili posredovani osebni podatki razkriti zelo omejenemu številu ljudi, t.j. zgolj tistim osebam (javnim uslužbencem) pri UIL oziroma pooblaščenim osebam v okviru Ministrstva za gospodarstvo, ki so po službeni dolžnosti (funkciji) pooblaščeni za obdelavo tovrstnih podatkov. Javne uslužbence v okviru odločanja v upravnem postopku veže tudi dolžnost varovanja podatkov, ki jih zvedo pri opravljanju službenih dolžnosti, - bi šlo zgolj za posredovanje omejenega števila oziroma vrste osebnih podatkov: UIL v zgoraj omenjenem sklepu in dopisu št. 31221-21/2007-9 zahteva zgolj osebna imena (ime in priimek) in posledično podatek o članstvu (redno članstvo) oziroma statusu (notranji ali zunanji člani). V podporo zgornjim navedbam je potrebno poudariti, da ZASP v četrtem odstavku
55. člena vsaj na splošno predvideva dolžnost posredovanja (še) drugih, po številu in vsebini nedoločenih dokumentov, čeprav seveda velja, da določba sama po sebi še ni zadostna podlaga za obdelavo osebnih podatkov (prim. točka 3.2). 3.4 Pogoj za aplikacijo četrtega odstavka
56. člena v konkretnem primeru Kot izhaja iz točke 3.3, Pooblaščenec dopušča pridobivanje potrebnih osebnih podatkov od ... samo pod pogojem, da UIL brez teh podatkov ne bi mogel izvajati učinkovitega nadzora, česar pa Pooblaščenec zaradi nepoznavanja razmerja med članstvom določenih oseb v ... in zakonitostjo izvajanja nalog kolektivne organizacije, ne more oceniti z gotovostjo. Če omenjene zahteve ni mogoče izkazati, pogoj »nujnosti« ni izpolnjen, posredovanje osebnih podatkov pa bi bilo nezakonito. Pooblaščenec bi se v vsebinsko presojo kriterija nujnosti lahko spustil v primeru, da bi bil uveden inšpekcijski postopek zaradi kršitve dolžnosti posredovanja osebnih podatkov upravičenim uporabnikom (
57. člen ZVOP-1). K potrebi po obstoju »nujnosti«, ... kot upravljavca in UIL kot uporabnika podatkov, zavezuje tudi načelo sorazmernosti iz
58. člena ZVOP-1 (gl. točka 3).
59. Dolžnost podati obrazloženo zahtevo za posredovanje osebnih podatkov Nobenega dvoma ni, da mora biti zahteva za posredovanje dokumentov (podatkov) iz četrtega odstavka
60. člena ZASP obrazložena, še zlasti v primeru, če gre za dokumente (podatke), ki v obravnavani določbi niso izrecno našteti. Pooblaščenec meni, da je UIL z dopisom št. 31221-21/2007-9 skupaj s sklepom 31221-21/2007-11 zadostil formalnim pogojem t.j. zahtevi po obstoju obrazložitve. Ali iz obrazložitve izhaja tudi materialnopravna upravičenost do pridobitve osebnih podatkov (t.j. izpolnjevanje materialnega pogoja), pa je primarno v presoji upravljavca osebnih podatkov (...). Kot že je bilo pojasnjeno v točki 3.4, bi Pooblaščenec lahko učinkovito presojal, ali iz obrazložitve izhaja dejanska upravičenost do podatkov, šele v okviru inšpekcijskega nadzora. V okviru predstavljenega dejanskega stanja, je mogoče nasprotovati zgolj trditvi UIL v dopisu št. 31221-21/2007-9, da ime in priimek nista varovan osebni podatek. V konkretnem primeru je potrebno ugotoviti, da osebno ime v povezavi z dejstvom o članstvu in vrsti članstva v točno določeni organizaciji, ki združuje imetnike avtorskih pravic, predstavlja podatek, ki omogoča precejšnjo stopnjo določljivosti posameznika (gl. definicijo osebnega podatka v točki 1).
61. Vsebinska podlaga v
62. členu ZVOP-1 Kot dodatni argument k zgornjim zaključkom, pa Pooblaščenec navaja še
63. člen ZVOP-1, iz katerega izhaja, da oseba javnega sektorja, ki izvaja strokovni nadzor (v nadaljnjem besedilu: izvajalec strokovnega nadzora), lahko obdeluje osebne podatke, ki jih obdelujejo upravljavci osebnih podatkov, nad katerimi ima po zakonu pristojnost izvajati strokovni nadzor. Po določbi
64. odstavka cit. člena pa ima izvajalec strokovnega nadzora pravico do vpogleda, izpisa, prepisovanja ali kopiranja vseh osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka, pri njihovi obdelavi za namene strokovnega nadzora in izdelave poročila ali ocene pa je dolžan varovati njihovo tajnost. V poročilu ali oceni ob zaključku strokovnega nadzora lahko izvajalec strokovnega nadzora zapiše le tiste osebne podatke, ki so nujni za dosego namena strokovnega nadzora. Po določbi
65. odstavka celo stroške vpogleda, izpisa, prepisovanja ali kopiranja iz prejšnjega odstavka krije sam upravljavec osebnih podatkov. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026