Posredovanje dokumentov občinskemu svetniku in snemanje seje občinskega sveta - IPRS

Posredovanje dokumentov občinskemu svetniku in snemanje seje občinskega sveta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.03.2022 Številka: 07120-1/2022/76 Kategorije: --> Kategorije: Razno, Video in avdio nadzor, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da je svetnik občinskega sveta na seji zahteval, da mu občinska uprava pripravi kopije pripravljalnih vlog, ki so bile v pravdnih postopkih vložene na sodišča (glede nezakonitega poslovanja župana iz prejšnjega mandata in zunanjih izvajalcev). Ob tem navajate določila poslovnika občinskega sveta. Menite, da pripravljalne vloge niso potrebne za delo občinskega sveta, saj za občino pravdne zadeve vodi odvetnik, hkrati pa župan občinski svet, kakor tudi javnost sproti obvešča o vseh novostih v zvezi s postopki pred sodišči. Prav tako nihče od članov občinskega sveta ni osebno udeležen v omenjenih sodnih postopkih. Občinski svetnik je ponujeno možnost vpogleda v pripravljalne vloge zavrnil. Občinski svetnik pa zahteva tudi kopije ponudb izvajalcev del, ki jih je občina pridobila ob rekonstrukciji prostorov za namen zdravstvene ambulante. Tudi v tem primeru je občinski svetnik ponujeno možnost vpogleda v dokumentacijo zavrnil. Predlagali ste mu, da poda pisno zahtevo glede tega, zakaj potrebuje kopije, vendar je odgovoril, da jih potrebuje za delo v občinskem svetu, ampak še ni vedel, za kaj. Sprašujete, ali lahko občinskemu svetniku kopirate tovrstno dokumentacijo, saj gre za veliko podatkov, tudi osebnega značaja, za katere ne veste, za kaj se bodo v navedenem primeru uporabljali. Menite, da obveza po varovanju zaupnosti ne glede na določbe poslovnika, nujno ne odraža prakse. Sprašujete tudi, ali lahko občinski svetnik snema sejo občinskega sveta s telefonom, glede na to, da se vse seje sveta snemajo že po poslovniku? *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Tako vam v okviru nezavezujočega mnenja podajamo zgolj splošne usmeritve. Uvodoma pojasnjujemo, da skladno s prvo točko 4. člena Splošne uredbe predstavlja osebni podatek katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ob tem opozarjamo, da se točka (
7. f)ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Pojasnjujemo, da je občinski svet po 28. členu Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A in 80/20 – ZIUOOPE; ZLS) organ občine, občina pa je samostojna oseba javnega prava (7. člen ZLS). Glede na to, da je občinski svet organ občine, kot upravljavec v tej zadevi nastopa občina kot celota in gre pri dostopanju do osebnih podatkov, ki jih želi prejeti občinski svetnik, za dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca. Opozorimo naj, da mora občina tako pri izvajanju svojih nalog, kakor tudi pri snovanju svojih internih pravil, zagotoviti spoštovanje pravil in načel varstva osebnih podatkov (določena so v 5. členu Splošne uredbe). Občina kot upravljavec mora določiti (npr. z občinskim aktom), s katerimi podatki se lahko njeni organi seznanijo v okviru izvajanja svojih nalog (prav tako npr. v kakšni obliki naj prejmejo informacijo). V tem kontekstu predvsem opozarjamo na načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim se smejo obdelovati zgolj tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za dosego določenega cilja, zato vam predlagamo, da skladno s tem načelom določite, s kakšnim naborom podatkov se lahko osebe seznanijo. Osebne podatke pa je treba s primernimi tehnično-organizacijskimi ukrepi tudi ustrezno zavarovati, med drugim pred nepooblaščeno seznanitvijo z osebnimi podatki s strani tretjih oseb. Z osebnimi podatki se lahko seznanijo torej tisti, ki to potrebujejo za izvajanje svojih nalog. Tako vam predlagamo, da preverite, s katerimi informacijami se smejo seznaniti občinski svetniki glede na njihove pristojnosti, oz. konkretne naloge, ki jih opravljajo skladno z ZLS oz. statutom občine. Vsaka oseba, ki se seznani z osebnimi podatki v vlogi zastopanja upravljavca, pa je dolžna podatke varovati in jih ne sme obdelovati za noben drug namen (npr. nezakonito posredovati tretjim osebam). Več o zavarovanju osebnih podatkov si lahko preberete na spletni strani www.upravljavec.si oziroma v smernicah Zavarovanje osebnih podatkov, ki so objavljene na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf. Ob tem pa opozarjamo tudi na določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18, ZDIJZ), ki ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Informacija javnega značaja predstavlja skladno s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Za pridobitev informacij javnega značaja pa velja načelo prostega dostopa, kar pomeni, da so informacije javnega značaja prosto dostopne pravnim ali fizičnim osebam. Posebnega pravnega interesa za pridobitev informacij skladno z ZDIJZ prosilcu ni potrebno izkazati. Vsak prosilec ima na svojo zahtevo pravico pridobiti od organa informacijo javnega značaja tako, da jo pridobi na vpogled, ali da pridobi njen prepis, fotokopijo, ali njen elektronski zapis. Organ pa lahko pod določenimi pogoji prosilcu zavrne dostop do informacije javnega značaja (oz. mu zagotovi delni dostop), če se zahteva nanaša na izjeme, ki so določene v 6. členu ZDIJZ (npr. če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov ali npr. na podatek, ki je bil pridobljen ali sestavljen zaradi pravdnega, nepravdnega ali drugega sodnega postopka, in bi njegovo razkritje škodovalo njegovi izvedbi). Obstoj morebitnih izjem mora organ presoditi oz. utemeljiti glede na konkretne okoliščine. Izdane odločbe IP v zvezi s pritožbenimi postopki s področja dostopa do informacij javnega značaja so na voljo s pomočjo iskalnika https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/, npr. odločba št. 090-64/2019 z dne 25.3.2019. Več informacij pa je dostopnih tudi na spletni strani https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/. V zvezi s snemanjem občinskih sej je IP v preteklosti že podal svoja mnenja, ki so dosegljiva z iskalnikom na www.ip-rs.si/vop, npr. mnenje št. 0712-1/2019/209 z dne 6.2.2019 in mnenje št. 07121-1/2020/316 z dne 10.3.2020. Kot smo poudarili zgoraj, mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s 6. členom Splošne uredbe oz. ZVOP-1; prav tako pa morajo biti posamezniki o obdelavi osebnih podatkov tudi ustrezno obveščeni skladno s 13. oz. 14. členom Splošne uredbe. Možna pravna podlaga za snemanje s strani konkretnega udeleženca seje bi lahko bila npr. osebna privolitev posameznika iz točke (
8. a)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Hkrati pa opozarjamo, da pravica človeka do lastnega glasu sodi v širšo pravico do zasebnosti, ki je varovana pred civilnimi oz. kazenskimi sodišči. Na primer, posameznik lahko skladno s 134. členom Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631; OZ) s tožbo od sodišča zahteva, da le to odredi prenehanje ravnanja (npr. snemanja), prav tako pa lahko na podlagi 179. člena OZ zahteva tudi odškodnino, če mu je zaradi tega nastala škoda. Neupravičeno zvočno snemanje pa je tudi kaznivo dejanje po 137. členu Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20, 95/21 in 186/21; KZ-1). V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
9. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026