Posredovanje e-naslovov študentov izvajalcu ankete + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.04.2009 Številka: 0712-108/2009/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem prosite za odgovor na spodnje vprašanje: Predstojnica katedre na ... fakulteti prof. dr. ... je zaprosila univerzo za mnenje, ali lahko fakulteta posreduje elektronske naslove študentov agenciji za potrebe anketiranja študentov v okviru evropskega projekta Erasmus, ki zadeva preučitev in oblikovanje skupnega evropskega komunikološkega kurikuluma. Univerza je bila mnenja, da za posredovanje elektronskih naslovov študentov ni zakonske podlage niti se študentje niso mogli opredeliti do tega, ali dajo svoje naslove ali ne, zato naj preko spleta ali preko oglasnih desk na fakulteti zberejo podatke o študentih, ki bi v anketi sodelovali. Gre namreč za to, da bi anketo izvajala zunanja agencija. Z mnenjem se predstojnica katedre ne strinja in pravi, da bomo edini v Evropi, ki naslovov ne bomo posredovali. Prosite za mnenje, saj ne bi želeli, da je bil nasvet nepravilen. Informacijski pooblaščenec vam na podlagi posredovanih informacij v skladu z
- členom Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51-2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZVOP-1-UPB1), posreduje neobvezno mnenje. Fakultete lahko obdelujejo osebne podatke posameznikov tudi na podlagi osebne privolitve posameznika, brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog, kot nosilcev javnih pooblastil, temveč za neoblastno delovanje inštitucije. Če je fakulteta na zakonit način pridobila elektronske naslove (s privolitvijo študentov), jih lahko posreduje pogodbenemu obdelovalcu (agenciji), saj bo le ta v imenu in na račun fakultete izvedel anketo. Za posredovanje osebnih podatkov pogodbenemu obdelovalcu ni potrebo pridobivati soglasja študentov. Osebni podatek je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je v skladu z
- točko
- člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Elektronski naslov posameznika ustreza definiciji osebnega podatka, kadar iz njega izhajajo podatki, na podlagi katerih je posameznik določen ali določljiv, pri čemer identifikacija ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika (v konkretnem primeru bo posameznika določil tudi podatek, da je študent ...fakultete – Univerze v Ljubljani) so podatki, ki zadostujejo, da lahko posameznika določimo ali pa je ta vsaj določljiv brez večjega napora. Ti trije osebni podatki pa (navadno) omogočijo dokaj enostavno identifikacijo posameznika. Glede na povedano je Pooblaščenec mnenja, da bo zbirka elektronskih naslovov za potrebe izvajanja ankete predstavljala zbirko osebnih podatkov v smislu ZVOP-1, v zbirki elektronskih naslovov se bodo zagotovo nahajali tudi takšni elektronski naslovi, ki bodo vsebovali dovolj podatkov za identifikacijo posameznika. Splošna pravna podlaga za dopustno obdelavo osebnih podatkov je navedena v prvem odstavku
- člena ZVOP-1 in določa, da se ti podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Naslednji odstavek istega člena določa, da mora biti namen obdelave določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (javni sektor: državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil, javne agencije, javni skladi, javni zavodi, univerze, samostojni visokošolski zavodi in samoupravne narodne skupnosti v skladu z
- točko
- člena ZVOP-1), določa
- člen ZVOP-
- Po določbi prvega odstavka
- člena ZVOP-1 se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (četrti odstavek
- člena ZVOP-1). Čeprav po določbi
- in
- člena ZVOP-1 lahko za javni sektor samo zakon določi obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, opcijsko lahko, a zgolj s privolitvijo posameznika, torej na njegovo željo, nikakor pa ne z določbami pravilnika kot obvezno, upravljavec osebnih podatkov pridobil tudi podatek o naslovu elektronske pošte za potrebe komuniciranja med njim in upravljavcem. Naslov elektronske pošte, glede na določbo
- členu Zakona o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 119/2006 – uradno prečiščeno besedilo in št. 64/2008, v nadaljevanju: ZViS), ni podatek, ki ga Visokošolski zavodi vodijo v svojih evidencah. Pooblaščenec meni, da lahko ... fakulteta posreduje elektronske naslove študentov v okviru evropskega projekta Erasmus na podlagi osebne privolitve posameznega študenta, saj gre v opisanem primeru za obdelavo (posredovanje) osebnih podatkov izven okvira izvrševanja lastnih nalog oziroma javnih pooblastil. Pravna podlaga za tovrstno obdelavo je vsebovana v drugem odstavku
- člena ZVOP-1, ki določa: »Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil«. Pri tem pa pooblaščenec opozarja, da mora biti vsak študent pred podajo osebne privolitve seznanjen, katere osebne podatke bo Fakulteta posredovala, komu in za kakšen namen. Pooblaščenec še dodaja, da v kolikor »zunanja agencija«, ki jo izpostavljate v svojem elektronskem sporočilu, nastopa kot pogodbeni obdelovalec upravljavca osebnih podatkov, je tovrstna obdelava ob predpostavki, da so izpolnjeni pogoji iz
- člena ZVOP-1 popolnoma zakonita. Prav tako je pogodbena obdelava dopustna v evropskem prostoru, kot to izhaja iz Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in sveta z dne
- 1995, v kolikor upravljavec osebnih podatkov in obdelovalec zadostita smiselno enakim pogojem, kot jih za pogodbeno obdelavo določa ZVOP-1, to je, da skleneta pisno pogodbo, iz katere izhajajo navodila upravljavca obdelovalcu v zvezi s pogodbeno obdelavo in zagotovitvijo ustreznega zavarovanja osebnih podatkov (upoštevaje obveznosti, ki izhajajo iz zakonodaje države členice v kateri je ustanovljen obdelovalec). Če je torej fakulteta na zakonit način pridobila elektronske naslove (s privolitvijo študentov), jih lahko posreduje pogodbenemu obdelovalcu (agenciji), saj bo le ta v imenu in na račun fakultete izvedel anketo. Za posredovanje osebnih podatkov pogodbenemu obdelovalcu ni potrebo pridobivati soglasja študentov. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026