Posredovanje e-naslovov zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.05.2021 Številka: 07121-1/2021/843 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Privolitev --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Privolitev Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da imate v podjetju zaposlene, ki imajo službene elektronske naslove, pa tudi tiste, ki jih nimajo, saj jih pri svojem delu ne potrebujejo. Zunanji izvajalec, s katerim imate sklenjeno pogodbo in v kateri se zavezuje varovanja osebnih podatkov, vas je prosil, da mu za dodatno storitev (konkretno: možnost spletnega prednaročanja malice), pošljete službeni ali osebni elektronski naslov vseh uporabnikov. Odpirajo pa se vam različna vprašanja glede varovanja osebnih podatkov, in sicer: Ali jim lahko posredujete službene elektronske naslove zaposlenih? Ali jim lahko posredujete osebne elektronske naslove tistih zaposlenih, ki nimajo službenega naslova, saj imate njihovo podpisano izjavo v zvezi z vodenjem zbirk osebnih podatkov ali morate z njihove strani pridobiti privolitev? Morate od oseb, ki take izjave ob zaposlitvi niso podpisale (konkretno: študenti ali praktikanti) v vsakem primeru pridobiti privolitve? Kaj vse mora vsebovati privolitev? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov. IP je že večkrat izrazil stališče, da elektronski naslov, ki pripada točno določenemu posamezniku (službeni ali zasebni), v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov šteje za osebni podatek. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov, torej med drugim za njihovo razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, pa mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov (privolitev, pogodba, in zakon itn.). Za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Glede privolitve za obdelavo osebnih podatkov delavcev pa IP pojasnjuje, da je ta pravna podlaga v delovnih razmerjih ustrezna le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika ter pod pogojem, da lahko posameznik brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje privolitev odkloni. Kadar je delodajalec delavcem dolžan zagotoviti prehrano med delom (npr. če tako določa kolektivna pogodba), bi bil načeloma lahko upravičen posredovati službene elektronske naslove delavcev zunanjemu izvajalcu, ki takšno storitev omogoča, v okviru izvajanja te obveznosti ter z namenom možnosti spletnega naročanja. Zasebni elektronski naslov pa sodi v zasebno sfero delavca in ga delodajalec od delavca lahko pridobi le na podlagi privolitve po točki a) člena 6
(1)Splošne uredbe za varstvo podatkov, saj v to ne sme biti prisiljen. Če delavec delodajalcu torej ne želi podati zasebnega elektronskega naslova ali ga morda nima, bo moral delodajalec svojo obveznost zagotavljanja prehrane izpolniti na drugačen način kot s spletnim naročanjem zunanjemu izvajalcu storitve. V primeru, da delodajalec ne zagotavlja prehrane med delom in je zato delavec upravičen do povračila stroškov, pa IP meni, da bi bila ustrezna pravna podlaga za posredovanje elektronskih naslovov za namen naročanja malic le privolitev delavca. Pojasnjeno smiselno velja tudi za študente in praktikante. Po definiciji iz člena 4
(11)Splošne uredbe o varstvu podatkov je privolitev prostovoljno, konkretno, informirano in nedvoumno ravnanje v obliki izjave ali jasnega pritrdilnega dejanja, iz katerega je mogoče sklepati na želje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katerim izrazi strinjanje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Pogoji za veljavno privolitev so predpisani v členu 7 Splošne uredbe o varstvu podatkov. IP ob tem pojasnjuje, da mora posameznik jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. Namen mora biti opredeljen jasno in nedvoumno. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik pa ima pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče. Več o pogojih za veljavno privolitev si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/ ter v smernicah Evropskega odbora za varstvo podatkov o privolitvi, ki so dostopne na: https://edpb.europa.eu/sites/edpb/files/files/file1/edpb_guidelines_202005_consent_sl_0.pdf. Več vprašanj o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih pa je obravnavanih v smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026