Posredovanje evidenc o delavcih nadzornemu svetu družbe + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.02.2009 Številka: 0712-2/2009/2 Kategorije:Upravljanje gospodarskih družb --> Kategorije: Upravljanje gospodarskih družb Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2009 prejel vaš dopis z zaprosilom za strokovno mnenje, v katerem pojasnjujete, da nadzorni svet družbe želi, da mu posredujete natančno evidenco o vseh delavcih, ki jim je v obdobju od
- 2005 do danes prenehala pogodba o zaposlitvi z ..., d.o.o in delavcih, ki so bili v družbi v tem obdobju na novo zaposleni. Navedene evidence naj bi vsebovale podatke o stopnji izobrazbe, delovnih izkušnjah, prejšnji zaposlitvi, pripis ali delavec izpolnjuje zahteve, ki jih določa veljavni Akt družbe o sistemizaciji delovnih mest, ali jih izpolnjuje na podlagi določbe
- člena tega akta ter podatek, ali je delavec ob sklenitvi prejšnje pogodbe o zaposlitvi (pred reorganizacijo) izpolnjeval pogoje, določene z aktom o sistemizaciji, veljavnim v času sklenitve te pogodbe. Pri na novo zaposlenih delavcih pa naj bi se navedel tudi način, na katerega so bili izbrani na delovno mesto (javni razpis, razpis za znano osebo…ipd.). V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; ZVOP-1-UPB1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Člani nadzornega sveta javnega podjetja so upravičeni do podatkov o delavcih, ki se nahajajo v evidencah, ki jih vodi delodajalec. Vendar član nadzornega odbora pri tem osebnih podatkov posameznikov, s katerimi se seznani v okviru izvrševanja zakonite pristojnosti, ne sme naprej obdelovati v nasprotju z ZVOP-1-UPB
- O b r a z l o ž i t e v: Po določilu
- točke
- člena ZVOP-1-UPB1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je po
- točki
- člena ZVOP-1-UPB1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je fizična oseba določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Pri tem je potrebno opozoriti, da vsi osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1-UPB1, temveč so te zaščite deležni šele, če so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključevanju v zbirko osebnih podatkov, kot to določa
- točka
- člena ZVOP-1-UPB
- V ZVOP-1-UPB1 so namreč v skladu s
- členom določene pravice, obveznosti, načela in ukrepi, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. Slednje glede na določilo
- točke
- člena ZVOP-1-UPB1 pomeni kakršno koli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Kot sredstva obdelave pa ista določba navaja, da je obdelava lahko ročna ali avtomatizirana. Osebni podatki v zasebnem sektorju, kamor skladno s
- točko
- člena ZVOP-1-UPB1 sodijo javna podjetja ali gospodarske družbe, se lahko skladno s prvim odstavkom
- člena ZVOP-1-UPB1 obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na prejšnji odstavek se lahko obdelujejo tudi podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V zasebnem sektorju se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko obdelujejo osebni podatki tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Namen zbiranja in obdelave osebni podatkov pa je določen v
- členu ZVOP- 1-UPB1, po katerem se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Pri tem je potrebno upoštevati tudi načelo sorazmernosti, ki je določeno v
- členu ZVOP -1-UPB1, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Iz navedenega izhaja, da ZVOP-1-UPB1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni. Eden izmed področnih zakonov je tudi Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/06 s spremembami; v nadaljevanju: ZGD-1), ki določa, da se za vsa vprašanja, ki se nanašajo na položaj javnega podjetja, uporabljajo predpisi, ki urejajo položaj podjetij oziroma gospodarskih družb, če s tem ali drugim zakonom niso urejena drugače. V ZGD-1 so v
- členu določene pristojnosti nadzornega sveta, pri čemer lahko nadzorni svet nadzoruje vodenje poslov družbe. Prav tako lahko pregleduje in preverja dokumentacijo družbe, njeno blagajno, shranjene vrednostne papirje in zaloge blaga ter druge stvari. V tretjem odstavku istega člena je določeno, da nadzorni svet od uprave lahko zahteva kakršnekoli informacije, potrebne za izvajanje nadzora. Če statut tako določa, lahko informacije zahteva tudi vsak posamezen član nadzornega sveta, uprava pa pošlje zahtevane informacije nadzornemu svetu kot organu. Skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju: ZEPDSV) delodajalci vodijo poleg drugih evidenc, določenih s tem zakonom, tudi evidenco o zaposlenih delavcih. Navedena evidenca skladno s
- členom ZEPDSV vsebuje podatke o delavcu, podatke o delovnem dovoljenju delavca (tujci), podatke o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi ter podatke o prenehanju pogodbe o zaposlitvi. V
- členu ZEPDSV je nadalje določeno, da se evidenca o zaposlenih delavcih za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi in preneha z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. V tretjem odstavku tega člena je določeno, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Evidenca o zaposlenih delavcih torej ne vsebuje posebej varovanih podatkov posameznika (občutljivih osebnih podatkov), temveč osnovne podatke zaposlenega delavca in druge osebne podatke, ki so sestavina delovnega razmerja posameznika in so vezani na izvrševanje pravic iz delovnega razmerja ter kot taki ne morejo biti varovani pred člani nadzornega sveta družbe. Poleg navedenega, Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02 s spremembami; v nadaljevanju: ZDR) v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz vašega dopisa sicer ni razvidno, za kakšen namen nadzorni svet potrebuje navedeno dokumentacijo, zato Pooblaščenec lahko odgovori le z vidika, ki se nanaša na ZVOP-1-UPB
- Pooblaščenec meni, da je nadzorni svet v skladu s tretjim odstavkom
- člena ZVOP-1-UPB1 upravičen pregledovati tudi evidence o zaposlenih delavcih družbe, saj ta interes po oceni pooblaščenca prevladuje nad interesi posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Pri tem pa poudarja, da član nadzornega odbora osebnih podatkov posameznikov, s katerimi se seznani v okviru izvrševanja zakonitih pristojnosti, ne sme naprej obdelovati v nasprotju z ZVOP-1-UPB1, obenem pa opozarja tudi na načelo sorazmernosti pri obdelavi osebnih podatkov, in sicer, da se lahko nadzornemu svetu posredujejo le tisti osebni podatki, ki jih potrebuje v zvezi z izvajanjem konkretne naloge nadzora (ne pa npr. podatki o prejšnjih zaposlitvah delavca, če ti nimajo nobene zveze s trenutnim delovnim razmerjem). Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026