← Slovenija

Posredovanje in uničenje posnetkov sej upravnega odbora - IPRS

Posredovanje in uničenje posnetkov sej upravnega odbora + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.04.2008 Številka: 0712-330/2008/2 Kategorije:Razno --> Kategorije: Razno Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
  4. 2008 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da kot poslovna sekretarka v upravnem odboru pišete zapisnike, ki so po poslovniku upravnega odbora tudi snemani na medij. Ker so zapisniki zelo dolgi, nas sprašujete: Ali lahko v zapisniku povzamete samo sklepe, če pa član upravnega odbora želi slišati posnetek, mu ga pa posredujete? V nadaljevanju navajate, da ste dobili informacijo, da je potrebno, ko je zapisnik potrjen in sprejet, medij uničiti. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
  5. točke prvega odstavka
  6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) ter
  7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Pooblaščenec uvodoma opozarja, da ni pristojen za presojanje o tem, ali je dovolj, če v zapisniku seje upravnega odbora povzamete samo sklepe, članu upravnega odbora, ki želi slišati celoten posnetek seje, pa posnetek posredujete. Skladno z načelom zakonitosti se zato Pooblaščenec ne sme opredeljevati do konkretnih postopkov v zvezi s pripravo zapisnika seje upravnega odbora. Ravno tako ne sme presojati, kdaj in pod katerimi pogoji člani upravnega odbora lahko poslušajo celoten posnetek seje. Pooblaščenec pa ugotavlja, da posnetek seje upravnega odbora pod določenimi pogoji lahko predstavlja zbirko ali del zbirke osebnih podatkov, ali pa je namenjen vključitvi v takšno zbirko, ki je varovana z določbami ZVOP-1-UPB1 in zato je v takšnem primeru tudi pri posredovanju in hrambi takšnih posnetkov upravljavec dolžan ravnati skladno z ZVOP-1-UPB
  8. Tako ima na podlagi
  9. člena ZVOP-1-UPB1 vsak član upravnega odbora in kdorkoli drug, katerega osebni podatki se obdelujejo na posnetku seje upravnega odbora, ki skladno z določbami ZVOP-1-UPB1 predstavlja zbirko osebnih podatkov, pravico do seznanitve s podatki, ki se nanašajo nanj. Če je organ, na katerega se nanaša vaše vprašanje, zavezanec za dostop do informacij javnega značaja, mora pod pogoji, ki izhajajo iz Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ), posnetke sej upravnega odbora posredovati vsakomur, ki jih zahteva. Glede roka hrambe posnetkov pa Pooblaščenec na podlagi
  10. člena ZVOP-1-UPB1 zaključuje, da je potrebno posnetke sej upravnega odbora, ki vsebujejo osebne podatke, varovane na podlagi določb ZVOP-1-UPB1, takoj, ko je dosežen namen, zaradi katerega se ti podatki shranjujejo, uničiti oziroma ustrezno anonimizirati. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno o pristojnosti Pooblaščenca Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je Republika Slovenija pravna država, v kateri mora v skladu z načelom zakonitosti vsak državni organ svoje pristojnosti izvajati v sladu z zakonom. To pomeni, da organi drug z drugim sodelujejo, praviloma pa ne morejo vplivati na odločitve drugega. Nadalje to pomeni tudi, da lahko vsak organ ravna samo v okviru svojih pooblastil, za katera mora imeti neposredno podlago v zakonu. Pooblaščenec je v skladu z
  11. členom Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) samostojen in neodvisen državni organ, pristojen za: - odločanje o pritožbi, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali kako drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacije javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov; - inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi; - odločanje o pritožbi posameznika, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Glede na navedeno pravno podlago Pooblaščenec ugotavlja, da ni pristojen za presojanje o tem, ali je dovolj, če v zapisniku seje upravnega odbora povzamete samo sklepe, članu upravnega odbora, ki želi slišati celoten posnetek seje, pa posnetek posredujete. Zato se Pooblaščenec skladno z načelom zakonitosti ne sme opredeljevati do konkretnih postopkov v zvezi s pripravo zapisnika seje upravnega odbora. Pooblaščenec ravno tako ni pristojen za presojanje o tem, kdaj in pod katerimi pogoji člani upravnega odbora lahko poslušajo celoten posnetek seje. Takšna vprašanja so običajno urejena z notranjimi akti organa oziroma pravne osebe. Pri tem pa Pooblaščenec le pripominja, da takšni akti ne smejo vsebovati določb, ki bi omogočale posege v pravico do zasebnosti upodobljenih na posnetkih. Posnetek seje upravnega odbora pa pod določenimi pogoji lahko predstavlja zbirko ali del zbirke osebnih podatkov, ki je varovana z določbami ZVOP-1-UPB1 in zato odgovor na drugi del vašega elektronskega sporočila pogojno sodi v pristojnost Pooblaščenca, kar Pooblaščenec bolj podrobno pojasnjuje v nadaljevanju tega neobveznega mnenja. 2 Splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov Pooblaščenec v nadaljevanju pojasnjuje nekaj splošnih pojmov, ki so pomembni za razumevanje odgovora na vaše vprašanje. Po določilu prve točke
  12. člena ZVOP-1-UPB1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, druga točka
  13. člena ZVOP-1-UPB1 pa določa, da je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je fizična oseba določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Pooblaščenec ugotavlja, da je posnetek skupek dokaj popolnih in natančnih lastnosti posameznika, saj gre za nekakšno tehnično preslikavo lastnosti posameznika na nek medij. Posnetek vsebuje tolikšno množico osebnih podatkov, da se da posameznika z njimi natančno in nedvoumno določiti. Pooblaščenec ni seznanjen z vsebino posnetka seje upravnega odbora v konkretnem primeru, zato na tem mestu le opozarja, da tudi takšen posnetek lahko vsebuje podatke, ki skladno z ZVOP-1-UPB1 predstavljajo osebne podatke. Pri tem pa je potrebno opozoriti, da vsi osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1-UPB1, temveč so te zaščite deležni šele, če so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, kot to določa peta točka
  14. člena ZVOP-1-UPB
  15. ZVOP-1-UPB1 namreč v skladu s
  16. členom določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. Slednje glede na določilo tretje točke
  17. člena ZVOP-1-UPB1 pomeni kakršno koli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Zbirka pa je glede na določilo pete točke
  18. člena ZVOP-1-UPB1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. To pomeni, da samo dejanje snemanja ne predstavlja še nujno kršitve ZVOP-1-UPB
  19. Le v primeru, če bi se skupaj s takšnimi posnetki kasneje obdelovali tudi drugi osebni podatki o posameznikih, ki bi se nahajali na posnetkih (na primer njihovo ime in priimek, letnica rojstva, podatki zaposlitvi posameznika, … ), bi to predstavljalo zbirko osebnih podatkov po ZVOP-1-UPB1 in bi lahko obstajala pravna podlaga za pravno varstvo posnetkov po ZVOP-1-UPB
  20. Če posnetek seje upravnega odbora izpolnjuje zgoraj navedene pogoje in skladno z navedenim predstavlja zbirko osebnih podatkov oziroma je del zbirke osebnih podatkov, ali pa je namenjen vključitvi vanjo, upravljavca takšne zbirke zavezujejo določbe ZVOP-1-UPB1, med drugim tudi v primerih, ki se nanašajo na hrambo in posredovanje takšnih posnetkov. 3 Posredovanje osebnih podatkov 3.1 Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki V skladu s
  21. členom ZVOP-1-UPB1 mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku na njegovo zahtevo: - omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov; - potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje; - posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj; - posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen; - dati informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave; - dati informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem; - pojasniti tehnične oziroma logično-tehnične postopke odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika. Zahtevo iz
  22. člena ZVOP-1-UPB1 mora posameznik, kot določa
  23. člen ZVOP-1-UPB1, vložiti pisno ali ustno na zapisnik pri upravljavcu osebnih podatkov. Zahteva se lahko vloži enkrat na tri mesece. Upravljavec osebnih podatkov pa mora posamezniku omogočiti vpogled, prepis in kopiranje najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda, prepisa ali kopiranja ne bo omogočil. Če upravljavec ne ravna v skladu s tem, se šteje, da je zahteva zavrnjena. Stroške v zvezi z zahtevo in vpogledom iz tega člena krije upravljavec zbirke osebnih podatkov. Na podlagi navedenih določb Pooblaščenec ugotavlja, da ima vsak član upravnega odbora in kdorkoli drug, katerega osebni podatki se obdelujejo na posnetku seje upravnega odbora, ki skladno z določbami ZVOP-1-UPB1 predstavlja zbirko osebnih podatkov, pravico do seznanitve s podatki, ki se nanašajo nanj, in sicer na način, ki je opisan v predhodnih odstavkih. 3.2 Dostop do informacij javnega značaja Ker iz vašega vprašanja ni razvidno, na upravni odbor katere osebe se nanaša vaše vprašanje, Pooblaščenec na tem mestu pripominja še, da Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo in 117/2006 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ) v
  24. členu določa, da je vsakomur omogočen dostop do informacij javnega značaja, s katerim razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi, in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Glede na določbo
  25. člena ZDIJZ je informacija javnega značaja tista informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki kakršnega koli dokumentarnega gradiva (npr. pisni dokumenti, magnetogrami, evidence), ki ga je organ izdelal sam ali v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. To pomeni, da bi bili posnetki sej (če bi jih napravil zavezanec za dostop do informacij javnega značaja) lahko informacija javnega značaja in zaradi tega dostopni vsakomur, razen če bi bila podana katera izmed izjem, ki jih predvideva
  26. člen ZDIJZ (npr. varovani osebni podatki, tajni podatki, davčna skrivnost, poslovna skrivnost, … ). Iz tega izhaja, da bi pod določenimi pogoji, ki izhajajo iz ZDIJZ (zlasti upoštevaje izjeme za dostop do informacij javnega značaja), posnetke sej upravnega odbora zavezanca za dostop do informacij javnega značaja lahko poslušal vsakdo. 4 Rok hrambe osebnih podatkov Rok hrambe ZVOP-1-UPB1 določa v
  27. členu. Po določbi prvega odstavka
  28. člena ZVOP-1-UPB1 se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače (drugi odstavek
  29. člena ZVOP-1-UPB1). Ker iz vašega elektronskega sporočila ne izhaja, za kakšen namen se posnetki shranjujejo, Pooblaščenec na podlagi navedene določbe ZVOP-1-UPB1 zgolj na splošno pojasnjuje, da je potrebno posnetke sej upravnega odbora, ki vsebujejo osebne podatke, varovane na podlagi določb ZVOP-1-UPB1, takoj, ko je dosežen namen, zaradi katerega se ti podatki shranjujejo, uničiti oziroma ustrezno anonimizirati. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.