Posredovanje kontaktnih podatkov slovenskih državljanov MZZ-ju pred odhodom v tujino - IPRS

Posredovanje kontaktnih podatkov slovenskih državljanov MZZ-ju pred odhodom v tujino + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.03.2007 Številka: 0712-267/2007/2 Kategorije:Razno --> Kategorije: Razno Spoštovani,prejeli smo vaš dopis. V njem opisujete, da slovenske državljane za primere konzularnih kriz in zaščite interesov slovenskih državljanov v tretjih državah spodbujate, da prostovoljno pustijo svoje kontaktne številke, oz. naslov, ko potujejo v tujino. S tem naj bi bil omogočen hitrejši stik z njimi v primeru npr. političnih nemirov. Za ta namen je vaš organ pripravil obrazec, ki ga želite objaviti na spletnih straneh organa. Izvedeti želite, kakšno je mnenje Informacijskega pooblaščenca o takšnem obrazcu.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Osnovni pojmi ZVOP-1 Osebni podatek je v skladu s
6. tč.
7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Načelo sorazmernosti:
8. člen ZVOP-1 določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.Posameznik je v skladu z
9. tč.
10. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Obdelava osebnih podatkov v skladu s
11. tč.
12. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).ZVOP-1 v
13. odst.
14. člena določa, da se lahko v javnem sektorju osebni podatki obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
15. odst.
16. člena ZVOP-1 pa določa, da nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.
17. odst. 29a. člena Zakona o zunanjih zadevah (ZZZ-1) določa, da ministrstvo za zunanje zadeve za namene nudenja pomoči in podpore državljanom Republike Slovenije v tujini ter zaščito njihovih interesov pridobiva podatke o slovenskih državljanih in njihovih družinskih članih, ki se nahajajo v tujini in so potrebni pomoči oziroma zaščite, in slovenskih državljanih in njihovih družinskih članih v domovini, ki uveljavljajo svoje interese v tujini, od njih samih. Te podatke je mogoče pridobiti tudi od družinskih članov, kolikor jih ni mogoče pridobiti od posameznika in samo, kadar je to potrebno za zaščito življenja ali zdravja posameznika ter varstvo koristi otrok. Ministrstvo lahko tako pridobi naslednje podatke:
18. osebno ime;
19. datum in kraj rojstva;
20. enotno matično številko občana;
21. naslov stalnega ali začasnega prebivališča;
22. podatke o zaposlitvi;
23. podatke o premoženjskem stanju;
24. podatke o državljanstvu;
25. številko potne listine;
26. podatke, ki se nanašajo na družinska razmerja (podatke iz
27. do
28. točke tega odstavka, število družinskih članov in medsebojna razmerja).
29. odst. 29a. člena ZZZ-1 določa, da ministrstvo za zunanje zadeve vodi in vzdržuje evidenco podatkov iz prvega odstavka tega člena. Osebni podatki se v evidenci vodijo in hranijo še deset let po dosegu namena iz prvega odstavka tega člena in se nato arhivirajo v skladu z zakonom, ki ureja arhivska gradiva in arhive.Mnenje Kot izhaja iz 29a. člena ZZZ-1, po mnenju Pooblaščenca ZZZ-1 daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov posameznikov (državljanov Republike Slovenije) v trenutku, ko se nahajajo v tujini in so potrebni pomoči oziroma zaščite. Po strogi jezikovni razlagi ministrstvo za zunanje zadeve (v nadaljevanju MZZ) pred nastopom navedenih pogojev nima zakonske podlage za zbiranje in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov posameznikov, ki se odpravljajo v tujino, in jih torej s tega vidika ne bi smelo obdelovati.Ne glede na navedeno pa Pooblaščenec opozarja na pravno teorijo, ki govori o razlikovanju med oblastnim delovanjem državnih organov (t. i. acta iure imperii) in njihovim zasebnopravnim nastopanjem na trgu (t. i. acta iure gestionis). Na to razliko je opozorilo že ustavno sodišče RS v odločbi Up-13/99-24, z dne 8.3.2001: »Široko je sprejeto razlikovanje med ravnanji države v lastnosti suverena (acta iure imperii), za katera se priznava imuniteta, in ravnanji zasebnopravnega oziroma komercialnega značaja (acta iure gestionis), za katera se imuniteta ne priznava.« Na takšen sklep napotuje tudi
30. odst.
31. člena ZVOP-1, ki nosilcem javnega pooblastila dovoljuje obdelavo osebnih podatkov v zasebnopravnem delu delovanja nosilca javnega pooblastila, vendar se Pooblaščenec nanj za potrebe izdelave tega mnenja ni neposredno opiral, saj ZVOP-1 razlikuje med pojmoma državni organ in nosilec javnega pooblastila (glej
32. tč.
33. člena ZVOP-1), zato bi se opiranje na
34. odst.
35. člena v konkretnem primeru lahko izkazalo kot sporno. Vendar bi – tudi z morebitno uporabo
36. odst.
37. člena ZVOP-1 – prišli do identičnega zaključka kot je predstavljen v tem mnenju.Ob uporabi v prejšnjem odstavku navedenega razlikovanja Pooblaščenec meni, da bi zbiranje osebnih podatkov državljanov Republike Slovenije, preden bi se ti sploh odpravili v tujino, sodilo v tisti del dejavnosti MZZ, ki ima »neoblastni« značaj. Konkretno to pomeni, da bi (zgolj) v tem delu dejavnosti MZZ lahko obdeloval osebne podatke posameznikov tudi na podlagi osebne privolitve posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. Ob upoštevanju vsega navedenega Pooblaščenec izrecno opozarja, da bi moral MZZ v primeru, ko pomoč državljanu Republike Slovenije ne bi bila potrebna, osebne podatke posameznikov izbrisati takoj po končanem potovanju, torej tisti dan, ko se posameznik vrne v Republiko Slovenijo. V tem trenutku bi bil namreč izpolnjen tudi namen zbiranja osebnih podatkov na način, ki ga želite uvesti, to je »hitrejše in enostavnejše posredovanje pri težavah državljanov Republike Slovenije v tujini«. Ker pomoč državljanom Republike Slovenije v konkretnem primeru ne bi bila potrebna, MZZ tudi ne bi imel pravne podlage za 10-letno shranjevanje osebnih podatkov posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, kot to določa
38. odst. 29a. člena ZZZ-1 – v tem primeru bi bilo namreč delovanje MZZ še vedno v delu »zasebnopravnega« delovanja, torej bi moral MZZ upoštevati osebno privolitev posameznika in obdelavo osebnih podatkov omejiti z načelom sorazmernosti, na podlagi katerega je potrebno obdelovati (torej tudi hraniti) osebne podatke zgolj v takšnem obsegu in toliko časa, kot to izhaja iz konkretnega namena obdelave. Svetujemo torej, da posamezniku na obrazcu ponudite možnost, da navede datum zaključka potovanja, oz. povratka v Republiko Slovenijo (to bi bil torej tudi rok konca hrambe osebnih podatkov na MZZ) ter ga na obrazcu obvestite tudi o roku hranjenja podatkov. Po našem mnenju bi morali na obrazec tudi zapisati, da gre za prostovoljno izpolnjevanje tega obrazca, da posredovanje osebnih podatkov, navedenih na obrazcu, le priporočate (morda navedete rizične države) in da ne gre za nikakršno obveznost potnika. Ker gre za povsem prostovoljno dejanje posameznika, na obrazec nikakor ne bi smeli zapisati, da je nekatere od naštetih podatkov potrebno obvezno zapisati, ker v segmentu osebne privolitve posameznika pri obdelavi osebnih podatkov »prisile« ne sme biti, saj potem ne bi več govorili o svobodni izjavi volje. Lahko pa zapišete, da priporočate zapis podatkov, označenih z zvezdico, zaradi lažjega izvajanja pomoči, ki jo MZZ lahko nudi posameznikom, slovenskim državljanom v tujini. V nasprotnem primeru, torej takrat, ko bi posameznik potreboval pomoč ali podporo, pa bi v trenutku, ko bi MZZ takšno prošnjo dobil, oz. bi posameznik podal zahtevo v skladu z 29a. členom ZZZ-1, ti osebni podatki postali del ravnanja države v lastnosti suverena, in bi za obdelavo osebnih podatkov veljala določila 29a. člena ZZZ-
39. Pooblaščenec svetuje, da zaradi pomembnosti pravice do varstva osebnih podatkov, ki je ustavna pravica, na obrazcu navedete tudi namen in rok hrambe kot ga določa 29a. člen ZZZ-1 za situacijo, ko bo pomoč potrebna.Pooblaščenec na koncu poudarja še, da osebnih podatkov posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, v primerih, ko se ti obdelujejo v okviru delovanja države, ki ima neoblastni značaj, ni dovoljeno vključiti ali povezati z uradnimi evidencami. Takšna obdelava osebnih podatkov bi namreč pomenila kršitev načela sorazmernosti, posledično pa tudi kršitev
40. in
41. člena ZVOP-
42. Namen zbiranja (morebitna pomoč državljanom Republike Slovenije) bi bil namreč bistveno drugačen kot namen, za katerega so ustvarjene uradne evidence (za posamezno uradno evidenco je namen razviden iz zakona, ki evidenco ustvarja).Za več informacij s področja varstva osebnih podatkov vas vabimo, da obiščete spletno stran Informacijskega pooblaščenca www.ip-rs.si. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026