Posredovanje kopije osebne izkaznice + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.06.2022 Številka: 07121-1/2022/652 Kategorije: --> Kategorije: EMŠO in davčna, Informiranje posameznika Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Sprašujete, ali lahko lastnik apartmaja zahteva kopijo oz. skenirano kopijo vaše osebne izkaznice? Navajate, da je običajno dovolj, da jo zgolj pokažete. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Kopiranje osebne izkaznice bi bilo v konkretnem primeru mogoče na podlagi vaše privolitve, z nameni obdelave osebnih podatkov bi morali biti predhodno seznanjeni in imeti možnost takšno privolitev tudi odkloniti. Ponudniki pa smejo za namen izkazovanja zakonitosti poslovanja s t. i. turističnimi boni oz. BON21 in uveljavljanjem sredstev pri FURS tudi kopirati osebne izkaznice in potne listine, če posamezniki ne zagotovijo kopije osebne izkaznice oz. potne listine. Ob posredovanju osebnih podatkov vam mora upravljavec zagotoviti informacije o obdelavi osebnih podatkov, npr. kakšen je namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Poudarjamo, da mora biti za obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s Splošno uredbo. Na primer, obdelava je zakonita skladno s (
- c)točko prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Lastnik apartmaja mora tako skladno z 39. člen Zakonom o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/16, 36/21 in 3/22 – ZDeb, ZPPreb-1) voditi knjigo gostov, v zvezi s katero je določena tudi obdelava osebnih podatkov. Skladno s tretjim odstavkom 39. člena ZPPreb-1 mora gost ob prihodu navesti naslednje podatke: ime in priimek, datum rojstva, spol, državljanstvo in številko in vrsto identifikacijskega dokumenta. Skladno z drugim odstavkom 18. člena ZVOP-1 lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. ZPPreb-1 tako v povezavi s citirano točko (
- c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe predstavlja pravno podlago za obdelavo navedenih osebnih podatkov, katerih pravilnost lahko upravljavec preveri z vpogledom v osebni dokument. Upravljavec osebnih podatkov mora ob obdelavi osebnih podatkov upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, kar pomeni, da mora za zakonite namene zbirati zgolj tiste osebne podatke, ki so za njihovo dosego nujno potrebni. Kopiranje osebne izkaznice ureja 4. člen Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21, v nadaljevanju ZOIzk-1). Upravljavci zbirk osebnih podatkov smejo kopirati osebno izkaznico samo v primerih, ki jih določa zakon. Obstajati mora torej konkretna zakonska podlaga v področnem zakonu, ZOIzk-1 pa opredeljuje dve izjemi dopustnega kopiranja. Prva se nanaša na notarje in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Druga izjema pa omogoča, da se osebno izkaznico za vnaprej določene namene kopira na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. Prvenstveno je za namen ugotavljanja istovetnosti predviden le vpogled v osebno izkaznico (oziroma po potrebi tudi prepis), kopiranje pa le ob strožjih pogojih, pri čemer je izrecno prepovedano nadaljnje kopiranje kopije osebne izkaznice. Osebno izkaznico lahko sicer kopirate sami, ali jo kopira upravljavec osebnih podatkov; kopija pa se naj opremi tudi z nekaterimi podatki (da gre za kopijo, navedba upravljavca, namen fotokopiranja in pravna podlaga) in vašim podpisom. Ob tem poudarjamo, da ZOIzk-1 več ne določa, da je kopijo osebne izkaznice prepovedano hraniti v elektronski obliki. Ob morebitnem kopiranju osebne izkaznice mora torej upravljavec zagotoviti primerno pravno podlago, ki je v konkretnem primeru privolitev, z nameni takšne obdelave osebnih podatkov bi morali biti predhodno seznanjeni in imeti možnost takšno privolitev tudi odkloniti. Kot smo poudarili zgoraj, mora upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov. V kolikor gre v vašem primeru za koriščenje turističnih bonov, vas napotujemo na že izdana mnenja IP, ki so dosegljiva na www.ip-rs.si/vop, npr. mnenje št. 07121-1/2021/1563 z dne 23.8.2021. V mnenju smo poudarili, da smejo za namen izkazovanja zakonitosti poslovanja s t. i. turističnimi boni oz. BON21 in uveljavljanjem sredstev pri FURS ponudniki tudi kopirati osebne izkaznice in potne listine, če posamezniki ne zagotovijo kopije, kot to določa uredba vlade. Zakon o interventnih ukrepih za pomoč gospodarstvu in turizmu pri omilitvi posledic epidemije COVID-19 (ZIUPGT) in Zakon o interventnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic epidemije COVID-19 (ZIUOOPE) namreč kot pogoj za pridobitev sredstev v primeru unovčenja bona, izrecno predpisujeta predložitev kopije osebne izkaznice ali potne listine, kar zadostuje zahtevi po konkretni zakonski podlagi za kopiranje osebne izkaznice v smislu ZOIzk-1 ali Zakona o potnih listinah. Poudarjamo, da mora upravljavec posamezniku ob pridobitvi njegovih osebnih podatkov podati tudi nekatere informacije o obdelavi osebnih podatkov (13. člen Splošne uredbe), npr. kakšen je namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, komu osebne podatke posreduje, ali jih prenaša v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, itd. Svetujemo vam, da se pred posredovanjem kopij dokumentov podrobneje seznanite z informacijami glede obdelave osebnih podatkov in preverite npr., v kakšne namene želi upravljavec osebnih podatkov prejeti kopijo osebnega dokumenta. Več informacij o obveščanju posameznikov o obdelavi osebnih podatkov je dostopnih na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/obve%C5%A1%C4%8Danje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov. Več o temi kopiranja osebnih dokumentov pa si lahko preberete na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov/. V kolikor menite, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo kršitve varstva osebnih podatkov, v okviru inšpekcijskega postopka pa bomo podrobno preverjali zakonitost in sorazmernost zbiranja osebnih podatkov. Vzorec prijave kršitve je dostopen na spletni strani IP, na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. V upanju, da smo vam z napotili uspeli pomagati, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026