← Slovenija

Posredovanje matičnih knjig za znanstveno raziskovalne namene - IPRS

Posredovanje matičnih knjig za znanstveno raziskovalne namene + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.03.2008 Številka: 0712-54/2008/2 Kategorije:Statistika in raziskovanje, Upravne enote --> Kategorije: Statistika in raziskovanje, Upravne enote Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
  4. 2008 prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da ste prejeli vlogo dr. ... (v nadaljevanju prosilka) za prepisovanje podatkov iz matičnih knjig in gospodinjskih kartonov na matičnem uradu ..., ki jih potrebuje za dokončanje raziskave z naslovom »Rodnostno vedenje v Sloveniji 1840 – 2002: gospodarski, družbeni in kulturni dejavniki regionalnih, socialnih in etničnih razlik v rodnosti«. Raziskava temelji na metodi družinske rekonstrukcije, za kar so potrebni prepisi podatkov v celoti. Po analizi bodo podatki objavljeni v obliki različnih demografskih kazalnikov, torej tako, da identiteta posameznika nikakor ne bo več prepoznavna. Ob dosledni uporabi
  5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov, bi bilo brez privolitve posameznikov mogoče posredovati osebne podatke samo v anonimizirani obliki, kar pa za izvedbo raziskave ne zadošča. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
  6. točke prvega odstavka
  7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB; ZVOP-1) ter
  8. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
  9. Seznanitev z osebnimi podatki, ki jih vsebujejo matične knjige in gospodinjski kartoni v obliki, ki omogoča ugotavljanje identitete posameznikov, na katere se podatki nanašajo, brez privolitve teh posameznikov ni dopustna. Dopustna je zgolj seznanitev oziroma posredovanje anonimiziranih podatkov.
  10. Izjemoma je dopustna (ponovna) seznanitev z originalnim izvodom rojstne in krstne knjige župnije ... (št. 5) za leto 1902 – 1945 za potrebe primerjave oziroma preverjanja podatkov. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov Glede na določbo prvega odstavka
  11. člena ZVOP-1, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi univerze in upravne enote) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov (npr. zbiranje, urejanje, posredovanje, sporočanje, vpogled, razkrivanje) in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (ZVOP-1 ali katerikoli drug zakon). Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. 2 Posebne podlage za obdelavo osebnih podatkov v ZVOP-1 2.1 Ne glede na prvi odstavek
  12. člena ZVOP-1 se na podlagi četrtega odstavka istega člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. 2.2 ZVOP-1 v
  13. členu določa, da se osebni podatki posredujejo uporabniku osebnih podatkov za zgodovinsko, statistično in znanstveno-raziskovalne namene v anonimizirani obliki, če zakon ne določa drugače ali če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni predhodno podal pisne privolitve, da se lahko obdelujejo brez anonimiziranja. Tako posredovani (osebni) podatki se ob zaključku obdelave uničijo, če zakon ne določa drugače. Uporabnik osebnih podatkov mora upravljavca osebnih podatkov, ki mu je posredoval osebne podatke, brez odlašanja po njihovem uničenju pisno obvestiti, kdaj in na kakšen način jih je uničil. Tudi rezultati obdelave se objavijo v anonimizirani obliki, razen če zakon določa drugače ali če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, za objavo v neanonimizirani obliki podal pisno privolitev ali če je za takšno objavo podano pisno soglasje dedičev umrle osebe po tem zakonu. 2.3 Iz
  14. člena ZVOP-1 izhaja, da lahko upravljavec osebnih podatkov podatke o umrli osebi posreduje osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov, ali če zakon ne določa drugače. Če umrli posameznik ni podal takšne, lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače. 2.4 Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 59/06-UPB; ZMatR) v
  15. členu določa, da ima pravico do vpogleda v podatke, ki so vpisani v matični register in v zbirko listin k matičnemu registru posameznik, na katerega se vpis nanaša, druge osebe pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko pooblastilo. V primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo pravico do vpogleda v njegove osebne podatke v matičnem registru osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. V primeru, da je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pravico do vpogleda v njegove osebne podatke tudi druge osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v znanstveno-raziskovalne, kulturne ali publicistične namene, ožji družinski člani pa vpogledu ne nasprotujejo. Omenjeni
  16. člen ZMatR se nanaša na matični register, kot informatizirano zbirko podatkov, v katero se vpisujejo matična dejstva: rojstvo, zakonska zveza in smrt ter druga dejstva, določena z zakonom. ZMatR torej ne ureja pravice do vpogleda v nekdanje matične knjige, kot fizične, ročno vodene zbirke podatkov. Zakon o matičnih knjigah (Uradni list SRS, št. 16/74 s spr.; ZMatK) v
  17. členu določa, da ima pravico do vpogleda v matične knjige zainteresirana oseba. Vpogleda v matične knjige pa matičar ne dovoli tistemu, za katerega utemeljeno dvomi, da ima opravičen interes. Vpogled v spise in odločbe, na podlagi katerih se opravljajo vpisi v matične knjige, se dovoli osebi, na katero se podatki nanašajo, članu njene ožje družine ali posvojitelju oziroma skrbniku, komu drugemu pa samo, če ima za to neposreden in na zakon oprt pravni interes. Če bi zahtevo prosilke presojali po ZMatK, ki od prosilcev zahteva samo opravičen interes, bi pristojen organ prosilkini zahtevi lahko ugodil. Vendar je ZMatR v prehodnih in končnih določbah (
  18. člen) predvidel prenehanje veljavnosti ZMatK, pri čemer je dopustil nadaljnjo uporabo določb ZMatK: - za čas vodenja matičnih knjig v skladu s
  19. členom ZMatR - to pomeni do prenosa podatkov v matični register in - če določbe ZMatK niso v nasprotju z določbami ZMatR. Navedeno pomeni, da se v primeru, ko vsebina matičnih knjig še ni bila prenesena v matični register, uporabljajo določbe
  20. člena ZMatR, saj ta, glede pravice do vpogleda, ureja bolj strog režim, kot ga ureja
  21. člen ZMatK. Po končanem prenosu vsebine matičnih knjig v matični register, naletimo na pravno praznino, saj glede pravice do vpogleda v stare matične knjige (s katerimi pristojni organ najverjetneje še razpolaga, saj je določen 100 letni rok hrambe) ne pridejo v poštev določbe ZMatR ali ZMatK. Zato se je v tem primeru potrebno opreti na določbe ZVOP-1 (glej točko 2.1, 2.
  22. in 2.3). Enako velja za gospodinjske kartone, ki jih ZMatK ni predvideval, pač pa jih je urejal nekdaj veljavni Pravilnik o obrazcu za prijavo oziroma odjavo stalnega prebivališča, o obrazcu osebnega kartona in kartona gospodinjstev ter o načinu vodenja in vzdrževanja registra stalnega prebivalstva (Uradni list RS, št. 27/92). 2.5 Na podlagi zgornjih navedb lahko ugotovimo, da je seznanitev z vsebino matičnih knjig in gospodinjskih kartonov, s katerimi razpolagajo upravne enote, za znanstveno raziskovalne namene dopustna samo v primeru: - če gre za umrle posameznike (pogojno) ali - če je posameznik za to podal privolitev (ki jo je podal umrli za časa življenja ali jo poda še živeči posameznik) ali - če se podatki posredujejo v anonimizirani obliki. Pooblaščenec ugotavlja, da v konkretnem primeru za obdelavo osebnih podatkov niso izpolnjeni pogoji za izjemno obdelavo osebnih podatkov po že omenjenem četrtem odstavku
  23. člena ZVOP-
  24. 3 Izjemna dopustnost obdelave osebnih podatkov Ne glede na zgornje navedbe je obdelava osebnih podatkov iz rojstne in krstne knjige župnije ...(št. 5) za leto 1902 – 1945 pogojno utemeljena na podlagi četrtega odstavka
  25. člena ZVOP-1 (gl. točka 1). Na tej podlagi se lahko prosilka ponovno seznani z originalnim izvodom omenjene knjige za potrebe primerjave oziroma preverjanja podatkov. Razlogi za dopustnost so naslednji:
  26. Kriterij zakonite pristojnosti: Prosilka znanstveno raziskovalno nalogo opravlja pod okriljem Univerze na Primorskem (Znanstveno-raziskovalno središče Koper - ZRS). Nosilec oziroma izvajalec projekta dejansko ni prosilka kot fizična oseba, pač pa je nosilec pravna oseba javnega prava. Glede na določbe
  27. člena ZVOP-1 v javni sektor uvrščamo državne organe, organe samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilce javnih pooblastil, javne agencije, javne sklade, javne zavode, univerze, samostojne visokošolske zavode in samoupravne narodne skupnosti. V konkretnem primeru prosilka nastopa kot vodja raziskovalnega projekta, v imenu in na račun Univerze na Primorskem. Univerza na Primorskem je bila ustanovljena z Odlokom o ustanovitvi Univerze na Primorskem (Ur. l. RS, št. 13/03, 79/04), ki ga je sprejel Državni zbor RS. ZRS je bil ustanovljen leta
  28. Ustanovitelj je bila vlada RS, soustanoviteljici pa Skupnost obalnih občin (kot pravne naslednice zdaj vse tri obalne občine: Mestna občina Koper, Občina Izola in Občina Piran) in Slovenska akademija znanosti in umetnosti. Leta 2003 je ZRS Koper postal jedro raziskovalne dejavnosti novonastale Univerze na Primorskem in dobil tudi novo ime: Univerza na Primorskem, Znanstveno-raziskovalno središče Koper (UP ZRS). Osrednja dejavnost UP ZRS je torej temeljno in aplikativno raziskovanje. Glede na določbe
  29. člena Zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti (Uradni list RS, št. 22/06 in 112/07) opravljajo javno službo na področju raziskovalne in razvojne dejavnosti v obliki raziskovalnih programov programske skupine med drugim tudi na univerzah in samostojnih visokošolskih zavodih. Med naloge univerz ne sodi le izvajanje študijskih, pač pa tudi raziskovalnih programov. Tudi Zakon o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 67/93 s spr.) v
  30. členu določa, da lahko univerza neposredno organizira izvajanje znanstveno-raziskovalnih programov. Nadalje je v
  31. členu določeno, da fakulteta opravlja pretežno znanstveno-raziskovalno in izobraževalno dejavnost s področij ene ali več sorodnih oziroma med seboj povezanih znanstvenih disciplin in skrbi za njihov razvoj.
  32. člen še določa, da visokošolski zavodi organizirajo in izvajajo znanstveno-raziskovalno oziroma umetniško delo ter skrbijo za razvoj strok. Visokošolski zavodi, ki opravljajo javno službo, izvajajo znanstveno-raziskovalno in umetniško delo v skladu s programom, ki ga sprejme in objavi senat visokošolskega zavoda po postopku, določenem za sprejem in objavo študijskih programov. Visokošolski zavodi izvajajo temeljno-raziskovalne, aplikativno-raziskovalne ter razvojne in druge projekte v skladu z zakonom, ki ureja raziskovalno dejavnost, ter opravljajo svetovalne in druge storitve.
  33. Kriterij nujnosti: Za raziskovalni projekt »Rodnostno vedenje v Sloveniji 1840 – 2002: gospodarski, družbeni in kulturni dejavniki regionalnih, socialnih in etničnih razlik v rodnosti« je bila med Univerzo na Primorskem kot raziskovalno organizacijo in Javno agencijo za raziskovalno dejavnost RS sklenjena pogodba št. 1000-07-219285 o izvajanju in financiranju temeljnega raziskovalnega projekta, pri čemer je kot vodja raziskovalnega projekta določena prosilka. Kot izhaja iz prijave predloga projekta v okviru javnega razpisa za (so)financiranje raziskovalnih projektov za leto 2006, raziskava o rodnosti temelji na metodi družinske rekonstrukcije, ki je osnova za izračun generacijskih kazalnikov rodnosti. Gre torej za sledenje rodnostnemu vedenju in ugotavljanje razlogov za spremembe na mikro ravni. Takšna metoda zaradi zahtevnosti pri nas še ni bila izvedena in bi bila to prva študija rodnosti, ki bi temeljila na tej metodi. Za uspešen zaključek projekta je med drugim potrebno vpogledati, prepisati ter analizirati podatke popisov prebivalstva od 1880 do 2002, matičnih knjig, gospodinjskih kartonov in status animarum -ov. Zaradi posebne metode dela, raziskave ni mogoče opraviti na podlagi anonimiziranih (osebnih) podatkov.
  34. Kriterij neprizadetosti upravičenih interesov posameznikov: Pooblaščenec meni, da pri obdelavi osebnih podatkov za potrebe primerjave oziroma preverjanja podatkov, ki jih vsebuje rojstna in krstna knjiga župnije ...(št. 5) za leto 1902 – 1945 upravičeni interesi posameznikov ne bi bili prizadeti, ker: - gre za zbirko podatkov, z vsebino katere prosilka že razpolaga, ker je fotokopije omenjene knjige za potrebe raziskave pridobila še po stari, bolj liberalni zakonodaji – to pomeni, da ne moremo govoriti o ponovnem posegu v zasebnost oseb, na katere se osebni podatki nanašajo ali pa je ta poseg neznaten (npr. zaradi popravkov podatkov v fotokopijah), - bi bili posredovani osebni podatki razkriti zelo omejenemu številu ljudi, t.j. zgolj prosilki ali osebam, ki kot raziskovalci sodelujejo v projektu in - bi šlo zgolj za primerjavo oziroma preverjanje podatkov, ter izvedbo morebitnih popravkov na fotokopijah. 4 Dodatni predlogi 4.1 Pooblaščenec predlaga, da se za takšne ali podobne raziskave, za izvedbo katerih je nujno potrebna seznanitev z osebnimi podatki izvede institucionalna pobuda (npr. s strani Javne agencije za raziskovalno dejavnost RS ali Univerze na Primorskem) za spremembo zakonodaje na tem področju, če so za to podani tehtni razlogi in predvsem, če pri obravnavani raziskavi ne gre za osamljen primer. Kot primerna akta na tem področju se kažeta npr. v Registru predpisov Slovenije načrtovana: - Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti (EVA 2006-3211-0046) in - Zakon o oblikovanju enotnega visokošolskega in raziskovalno razvojnega področja (EVA 2006-3211-0009), vendar je bil glede obeh predpisov predlagan umik iz Programa dela Vlade RS. 4.2 V skladu z določbami Zakona o državni statistiki (Uradni list RS, št. 45/95 in 9/01), se kot možna, vendar malo verjetna rešitev, ponuja tudi uvrstitev izvedbe dela raziskave v letni program statističnih raziskovanj, ki ga za vsako leto določi predstojnik Statističnega urada Republike Slovenije v soglasju s pooblaščenimi izvajalci. Statistična raziskovanja obsegajo zbiranje, obdelovanje, shranjevanje, analiziranje in izkazovanje podatkov o pomembnih množičnih pojavih z ekonomskega, demografskega in socialnega področja ter problematike varstva okolja in naravnih virov. Statistični urad Republike Slovenije ima namreč zaradi izvajanja programa statističnih raziskovanj pravico zbirati podatke iz vseh obstoječih virov, pri čemer kot poročevalske enote nastopajo nosilci uradnih in drugih administrativnih zbirk podatkov ter fizične in pravne osebe, ki so s programom statističnih raziskovanj določeni kot dajalci podatkov. V tem okviru je potrebno še omeniti, da so naloge Statističnega Sveta RS, kot posvetovalnega telesa za strateška in razvojna vprašanja državne statistike, med drugim tudi razpravljanje o izhodiščih in usmeritvah programa statističnih raziskovanj ter razpravljanje o vsebini programa statističnih raziskovanj in dajanje pobud glede sprememb ali dopolnitev programa. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.