Posredovanje osebnih dokumentov in podatkov udeležencev financerju projekta zaradi kontrole + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.12.2022 Številka: 07121-1/2022/1376 Kategorije: --> Kategorije: Privolitev, Posredovanje OP med upravljavci, Pravne podlage Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne
- 2022 prejeli vaše vprašanje o dopustnosti posredovanja kopij osebnih izkaznic, telefonskih številk in e-naslovov udeležencev projekta mladinske izmenjave financerju projekta zaradi kontrole. Vaša organizacija (statusno javni zavod) je namreč organizirala projekt mladinske izmenjave. S strani nacionalne agencije kot financerja je bila po mladinski izmenjavi izvedena kontrola, pri čemer je bilo treba predložiti določeno dokumentacijo in podatke. Predložili ste tudi seznam prisotnosti udeležencev z njihovimi lastnoročnimi podpisi. Sami ste po ponovnem preverjanju odkrili določene napake, ki ste jih naredili pri vnosu v sistem za poročanje udeležencev, zato ste nacionalno agencijo zaprosili, da vam dovoli izvedbo popravkov. Zdaj pa nacionalna agencija od vas zahteva, da jim pošljete skenirane osebne dokumente vseh udeležencev (udeleženci so bili mladi iz Slovenije in tujine, nekateri tudi mladoletni), njihove telefonske številke in naslove elektronske pošte. Udeleženci vam skeniranih osebnih dokumentov ne želijo posredovati. Udeleženci so vam sicer dali telefonske številke svojih kontaktov v primeru nujnih primerov, a so podpisali, da se te telefonske številke lahko uporabijo le v nujnih primerih in le v času aktivnosti mladinske izmenjave. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se IP izven inšpekcijskih postopkov ne more vnaprej dokončno opredeljevati do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov.
- Kopiranje osebnih izkaznic ureja Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1), ki za vaš primer ne določa izrecne zakonske podlage za kopiranje, taka podlaga pa nam tudi ni znana v kakšnem drugem zakonu. Če kopij osebnih dokumentov udeležencev nimate in tudi nimate veljavne privolitve udeležencev, jih brez volje udeležencev ne morete naknadno pridobiti in tudi ne posredovati financerju za namen kontrole. Poleg tega je taka obdelava osebnih podatkov verjetno v nasprotju z načelom najmanjšega obsega podatkov.
- IP ne more na podlagi osnovnih informacij o projektu ugotoviti, katera splošna ali specialna zakonska podlaga bi morda lahko prišla v poštev za posredovanje zahtevnih osebnih podatkov. Zato predlagamo, da financerja najprej zaprosite za informacijo o pravni podlagi za posredovanje zahtevanih osebnih podatkov.
- Če ni na voljo kakšne druge zakonske podlage, bi bilo podatke o telefonskih številkah in e-naslovih dopustno posredovati financerju projekta za namen kontrole, vendar le: - če so bili podatki zbrani tudi za ta namen ali - če je ta namen združljiv s prvotnim oziroma osnovnim namenom zbiranja teh podatkov. O b r a z l o ž i t e v: Če kopij osebnih dokumentov udeležencev zaključene izmenjave nimate, jih brez predhodno izražene volje (npr. veljavna informirana privolitev v času udeležbe) ali naknadno izražene volje udeležencev ne morete od njih pridobiti ter posredovati financerju. Na prvi pogled je taka zahteva tudi pretirana, saj: - financer prvotno ni določil take zahteve (tako zatrjujete sami); - kopiranje in ravnanje s kopijami osebnih dokumentov pomeni velik poseg v zasebnost posameznikov in je tudi varnostno tvegan; - namen kontrole se verjetno da doseči tudi na druge načine. Načelo najmanjšega obsega podatkov je sicer določeno v (c) točki prvega odstavka
- člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Opozarjamo tudi, da bi v vašem primeru za kopiranje osebnih izkaznic praviloma bila potrebna izrecna zakonska podlaga (gl. prvi odstavek
- člena ZVOP-1), ki pa je Zakon o osebnih izkaznici (ZOIzk-1) ne določa. Prav tako nam v tem trenutku ni znan kakšen drug zakon, ki bi za vaš primer določal možnost ali dolžnost kopiranja osebnih izkaznic. Ker ne poznamo podrobnosti razmerij med udeleženci in vami ter med vami in financerjem, nikakor ne moremo ugotoviti, ali in katera pravna podlaga bi morebiti lahko prišla v poštev za posredovanje telefonskih številk ter e-naslovov in tudi kopij osebnih izkaznic. Praviloma mora uporabnik osebnih podatkov v zahtevi za pridobitev osebnih podatkov navesti konkretno pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov ter dejstva, ki to podlago utemeljujejo. Zato vam predlagamo, da financerja zaprosite za dodatno obrazložitev. Ni pa izključeno, da je posredovanje telefonskih številk in e-naslovov, ki ste jih že pridobili od udeležencev, dopustno, če so bili ti podatki že zbrani tudi za ta dodatni namen – npr. ker tako izrecno izhaja iz veljavne privolitve ali iz vsebine pogodbenega razmerja med vami in udeleženci. Prav tako ni izključeno, da bi bilo posredovanje teh dveh podatkov dopustno, če gre za namen, ki je združljiv s prvotnim namenom. Podlaga je v tem primeru v (b) točki prvega odstavka
- člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni. Kot že rečeno, IP izven inšpekcijskega postopka in brez poznavanja vseh odločilnih dejstev in okoliščin ne more oceniti, ali je možno sklicevanje na omenjeno (b) točko prvega odstavka
- člena in (f) točko prvega odstavka
- člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Lepo vas pozdravljamo, Pripravil: mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenk O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026