Posredovanje osebnih podatkov članov športnega društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.04.2021 Številka: 07121-1/2021/803 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je upravljavec športnega objekta, ki je javni zavod, od vas kot športnega društva zahteval posredovanje poimenskega seznama vadečih še pred začetkom vadbe. Takšnega seznama mu ne morete zagotoviti, saj ne morete z gotovostjo vedeti, kdo se bo treninga udeležil (kljub temu, da imate vzpostavljen sistem potrjevanja udeležbe na prihodnjih treningih). Ni vam znano, zakaj upravljavec te podatke potrebuje, a pojasnili so vam, da tako zahteva predpis. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V 6. členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (
- c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov oz. načelo sorazmernosti). Kot navedeno zgoraj, mora za vsako obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna pravna podlaga, obdelovati pa se ne sme več podatkov, kot je to potrebno za dosego tistega namena, za katerega obstaja pravna podlaga. Upravljavcu športnega objekta lahko posredujete osebne podatke samo na podlagi jasne in izrecne pravne podlage. Glede na to, da vam pravna podlaga za posredovanje ni znana, vam svetujemo, da javni zavod povprašate, na kateri pravni podlagi iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe želi od vas pridobiti želene osebne podatke. Pravna podlaga mora biti podana za vsako vrsto zahtevanih osebnih podatkov (kot navajate, je to ime, priimek vadečega, datum in uro ter lokacijo vadbe). Informacijskemu pooblaščencu ne more biti znana pravna podlaga za prav vsako obdelavo osebnih podatkov prav vsakega upravljavca osebnih podatkov, zato se morate o tem prepričati sami, IP pa kot nadzorni organ preverja zakonitost obdelav osebnih podatkov ex post. Omenimo sicer lahko, da se pri sofinanciranju društev lahko pojavijo določene utemeljene zahteve po posredovanju osebnih podatkov članov društev, vendar iz vašega zaprosila za mnenje ni mogoče razbrati, ali gre za takšno situacijo oziroma za kakšen namen upravljavec športnega objekta sploh želi (vnaprejšnji) seznam vadečih. Pred posredovanjem morate te dileme vsekakor razčistiti z javnim zavodom. Poleg vprašanja pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov se v vašem primeru pojavlja še vprašanje obstoja točnih in ažurnih osebnih podatkov, saj navajate, da ne morete posredovati vnaprejšnjega seznama vadečih, ker niti ne veste (zanesljivo), kdo se bo treninga udeležil. Pri takšnem vprašanju IP lahko navede zgolj, da če osebnih podatkov nimate, jih ne morete posredovati. Če obstaja predpis ali morebitna pogodba (dogovor) z javnim zavodom, po katerem bi morali takšen seznam pripraviti, bi bilo zaradi zagotavljanja točnosti in ažurnosti osebnih podatkov potrebno v takšnem seznamu opozoriti, da podatki ne bodo nujno odražali stanja prisotnih na vadbi, temveč gre za neke vrste seznam prijavljenih na vadbo. Za posredovanje takšnega seznama pa je seveda potrebna pravna podlaga, kot je opisano v zgornjih odstavkih tega mnenja. Svetujemo vam še, da si preberete (izbrana poglavja) priročnik Informacijskega pooblaščenca z naslovom Društva in varstvo osebnih podatkov, objavljen na tej povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Drustva_in_varstvo_osebnih_podatkov.pdf V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026