Posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc - IPRS

Posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.09.2022 Številka: 07120-1/2022/321 Kategorije: --> Kategorije: Posredovanje OP med upravljavci, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste zaposleni na šoli in ste iz … prejeli preverjanje uspešnosti šolanja za dijaka po e-pošti. Sporočilo je bilo videti kot eno izmed običajnih sporočil, brez uradnega dopisa, žiga in podpisa. Sprašujete, ali lahko v taki obliki zahtevajo podatke za dijake? Menite, da mora biti preverjanje poslano v obliki uradnega dokumenta, sicer lahko pride do zlorab. Tudi vi vedno pošiljate odgovor v uradni obliki, kot dopis, z žigom in podpisom pristojne osebe. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. V zvezi s samo obliko uradnega dokumenta vam IP ni pristojen podati svojega mnenja in vam predlagamo, da se obrnete na Upravno inšpekcijo ali Ministrstvo za javno upravo. Kljub temu pa se morate kot upravljavec prepričati o identiteti uporabnika, ki zahteva osebne podatke iz zbirk, ki jih vodite in o tem, ali obstaja pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Ob pošiljanju morate poskrbeti tudi za primerno zavarovanje osebnih podatkov. O b r a z l o ž i t e v: Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Skladno s pristojnostmi IP vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila oz. usmeritve v zvezi s posredovanjem podatkov, za razlago pravil glede sestave dokumentov, pa IP ni pristojen organ. V zvezi z evidentiranjem oz. sestavin dokumentov skladno z Uredbo o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22 in 89/22) vam predlagamo, da se obrnete na Upravno inšpekcijo ali Ministrstvo za javno upravo. Ne glede na to, da IP ni pristojen za razlago Uredbe o upravnem poslovanju pa meni, da se morate kot upravljavec prepričati o identiteti uporabnika, ki zahteva podatke. V primeru dvoma, ali je pošiljatelj, ki zaproša za podatke, res ta, za katerega se izdaja, morate to vsekakor preveriti v izogib morebitnim zlorabam. Prepričati se morate tudi o pravni podlagi za posredovanje osebnih podatkov. Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov (torej tudi za posredovanje podatkov) podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Poudarjamo, da se točka (
7. f)prvega pododstavka ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Pri posredovanju podatkov je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Prav tako mora upravljavec pri pošiljanju podatkov poskrbeti tudi za sprejem ustreznih tehnično-organizacijskih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov (skladno s 24. in 25. členom ZVOP-1 in 24., 25. in 32. členom Splošne uredbe), kamor sodi npr. zavarovanje podatkov med prenosom po e-pošti. Sprejem primernih ukrepov mora skladno s konkretnimi tveganji določiti upravljavec sam. Več o ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/zavarovanje-oz-varnost-osebnih-podatkov. Dodatno opozarjamo, da mora upravljavec, skladno s tretjim odstavkom 22. člena ZVOP-1 za vsako posredovanje osebnih podatkov zagotoviti, da je mogoče pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni podlagi, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov. Več o posredovanju podatkov med upravljavci lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, ki so dosegljiva s pomočjo iskalnika na www.ip-rs.si/vop. V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
8. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026