Posredovanje osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev trenutnemu delodajalcu - IPRS

Posredovanje osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev trenutnemu delodajalcu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.01.2008 Številka: 0712-1113/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
4. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem navajate, da ste se znašli v zelo neprijetnem položaju, tako iz vidika osebne kot poslovne integritete. Navajate, da ste trenutno zaposleni na podlagi pogodbe za določen čas, ki vam bo v slabih dveh mesecih pretekla. Delodajalec vam je sicer obljubil, da boste sklenili novo pogodbo, vendar spet za določen čas, a je še niste prejeli. Začeli ste intenzivno iskati drugo službo in poslali tudi že nekaj prošenj. Med drugim ste poslali prošnjo za mesto direktorja podjetja, ki opravlja podobne storitve kot podjetje, kjer delate trenutno. Direktorja obeh podjetij se med seboj tudi dobro poznata. Vaš direktor vas je obvestil, da vsi vedo, da ste se prijavili za to službo. Sprašujete, kako je to mogoče. V desetih letih delovne dobe se vam je prvič zgodilo, da ves delovni milje ve, da ste poslali prošnjo in se potegujete za določeno delovno mesto. Sprašujete, ali ni vaša osebna pravica, da si zagotovite prihodek, da se lahko preživite in se svobodno odločate o svoji prihodnosti. Sprašujete, ali ni dovolj, da ko sprejmete odločitev, da boste sprejeli ponujeno novo delovno mesto, o tem obvestite trenutnega delodajalca in prekinete sedanje delovno razmerje v skladu s podpisano pogodbo. Zanima vas, če je po mnenju Informacijskega pooblaščenca prišlo do kršitve vaših osebnih podatkov pri podjetju, ki je razpisalo delovno mesto, na katerega ste se prijavili. Osebno čutite, da so pri preverjanju in iskanju priporočil kršili Zakon o varovanju osebnih podatkov. Informacijskega pooblaščenca sprašujete, kaj meni o tem. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Osebni podatki kandidatov za zaposlitev predstavljajo zbirko osebnih podatkov, ki se nanaša na posameznika. Bodoči (potencialni) delodajalec, ki vodi to zbirko, predstavlja upravljavca osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov pa je v skladu z ZVOP-1 odgovoren za zbirko podatkov o kandidatih za zaposlitev, in sicer tudi za njeno ustrezno zavarovanje. Če bi delodajalec, ki ste mu poslali prošnjo za zaposlitev, posredoval vaše podatke tretji osebi (na primer vašemu trenutnemu delodajalcu), ne da bi za to imel podlago v zakonu, niti to ne bi bilo potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, bi s takšnim ravnanjem kršil določbe ZDR in ZVOP-
8. Pooblaščenec pri tem pripominja, da mu ni znan zakon, ki bi delodajalcu v konkretnem primeru omogočal posredovanje vaših osebnih podatkov vašemu trenutnemu delodajalcu, poleg tega pa Pooblaščenec meni, da posredovanje osebnih podatkov trenutnemu delodajalcu v konkretnem primeru ni potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Če glede na navedeno menite, da je v konkretnem primeru prišlo do kršitve določb ZVOP-1 oziroma ZDR (v delu, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov), lahko pri Pooblaščencu vložite prijavo. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov V skladu z
9. členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem zakonu. ZVOP-1 kot temeljni in sistemski predpis s področja varstva osebnih podatkov v
10. členu, ki se nanaša na pravne podlage v zasebnem sektorju (kamor na podlagi
11. točke
12. člena ZVOP-1 sodi tudi podjetje v vašem primeru), določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo (posredujejo, sporočajo, razkrivajo, zbirajo, uporabljajo, objavljajo ipd.) le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Po določilu
13. točke
14. člena ZVOP-1, je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.
15. točka
16. člena ZVOP-1 določa, da je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je fizična oseba določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Pri tem pa je potrebno opozoriti, da vsi osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1, temveč so te zaščite deležni šele, če so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, kot to določa
17. točka
18. člena ZVOP-
19. ZVOP-1 namreč v skladu s
20. členom določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. Slednje glede na določilo tretje točke
21. člena ZVOP-1 pomeni kakršno koli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke ali so namenjeni vključitvi v zbirko. Zbirka pa je glede na določilo
22. točke
23. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Pri tem je potrebno opozoriti, da ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni. Zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec delovno pravno področje specialno uredil z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002 in 79/2006, v nadaljevanju ZDR), v katerem določno opredeljuje, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje, in ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko od delavca zahteval katere koli osebne podatke, niti da bi jih obdeloval v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. 2 Temeljna zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov s področja delovnih razmerij ZDR v prvem odstavku
24. člena določa, da ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem. V
25. členu ZDR je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe
26. člena ZDR se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov za zaposlitev, kot to določa
27. odstavek navedenega člena. Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo, če ima za to podlago v zakonu, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. 3 Osebni podatki kandidatov za zaposlitev Mape kandidatov z osebnimi podatki, pridobljenimi v okviru razpisa prostega delovnega mesta ali v okviru prošenj, ki jih iskalci zaposlitve pošljejo brez razpisanega izbirnega postopka, predstavljajo zbirko osebnih podatkov, ki se nanaša na posameznika. Delodajalec, ki to zbirko vodi, predstavlja upravljavca osebnih podatkov v smislu
28. točke prvega odstavka
29. člena ZVOP-
30. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu z ZVOP-1 odgovoren za zbirko podatkov o kandidatih za zaposlitev, in sicer za točnost in ažurnost vodenih osebnih podatkov ter tudi za njeno ustrezno zavarovanje ter izbris, uničenje, blokiranje ali anonimiziranje osebnih podatkov po izpolnitvi namena obdelave. 4 Zaključek Na podlagi navedenih določb Pooblaščenec zaključuje, da je delodajalec, ki ste mu poslali prošnjo za zaposlitev, dolžan zagotoviti ustrezno zavarovanje osebnih podatkov, ki ste mu jih posredovali z navedeno prošnjo. Če na ta način pridobljene osebne podatke delodajalec posreduje tretjim osebam v nasprotju z določbami, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, s tem krši vašo ustavno zagotovljeno pravico varstva osebnih podatkov. Če bi torej delodajalec, ki ste mu poslali prošnjo za zaposlitev, posredoval vaše podatke vašemu trenutnemu delodajalcu, ne da bi za to imel podlago v zakonu, niti takšno ravnanje ne bi bilo potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, bi s takšnim ravnanjem kršil določbe ZDR in ZVOP-
31. Pooblaščencu namreč ni znana nobena zakonska podlaga, ki bi delodajalcu omogočala, da osebne podatke kandidatov za zaposlitev posreduje trenutnim delodajalcem kandidatov. Če glede na navedeno menite, da je v konkretnem primeru prišlo do kršitve določb ZVOP-1 oziroma ZDR (v delu, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov), lahko pri Pooblaščencu, ki je pristojen tudi za inšpekcijski nadzor na področju varstva osebnih podatkov, vložite prijavo, v kateri navedete podrobnosti in dokaze glede kršitve, zlasti ime kršitelja, kraj in čas dogodka, kateri osebni podatki so bili posredovani, … Več o tem si lahko preberete na spletni strani Pooblaščenca: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/kako-vlozim-prijavo/. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026