Posredovanje osebnih podatkov ministrstvu za dokazovanje upravičenosti do javnih sredstev - IPRS

Posredovanje osebnih podatkov ministrstvu za dokazovanje upravičenosti do javnih sredstev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.09.2006 Številka: 0712-193/2006/2 Kategorije:Razno, Uradni postopki --> Kategorije: Razno, Uradni postopki Spoštovani,prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 11.9.2006.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:Zanima vas ali obstaja pravna podlaga za pridobivanje kopij mesečnega dohodka posameznikov za potrebe poročila o višini stroškov nastalih pri razvojno raziskovalnih projektih, ki jih podpirate v vašem direktoratu, višino svojih dohodkov prijavljajo kot strošek dela in jih utemeljujejo s svojo mesečno plačo?Obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tudi vodenje zbirk s podatki posameznika, ki so priloge prijavam na javne natečaje s katerimi se dodeljujejo javna nepovratna sredstva, smiselno ureja
6. člen ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Osebne podatke v javnem sektorju, v katerega nedvomno sodi tudi direktorat ministrstva v katerem ste zaposleni, se v skladu s prvim odstavkom
7. člena ZVOP-1, lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, torej le v primeru, če zakon izrecno določa, da se v javnem sektorju določeni osebni podatki lahko obdelujejo oziroma posredujejo. Isti odstavek tega člena nadalje določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika, če tako določa zakon. Ob tem je za obravnavo vašega primera potrebno izpostaviti tudi določbo četrtega odstavka istega člena, ki določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v javnem sektorju obdelujejo tudi tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.Ob tem Pooblaščenec opozarja na načelo sorazmernosti, ki pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja. Povedano v konkretnem primeru pomeni, da obstaja pravna podlaga za pridobivanje takih podatkov prav v četrtem odstavku predhodno navedenega člena ZVOP-
8. Podatki, ki jih zahtevate od podjetij, ki jim podeljujete nepovratna sredstva, namreč služijo nadzoru in transparentni porabi javnih sredstev, ki jih dodeljuje na podlagi natečaja. Temeljni namen in smisel javnega natečaja kot instituta, torej tudi takega javnega natečaja, katerega namen je dodeljevanje sredstev ali sofinanciranje določenih programov, je preglednost, odprtost, javnost in zakonitost porabe javnih sredstev. Ob tem ne gre zanemariti, da so posledično javni tudi rezultati takih natečajev in, da mora organ svojo določitev o dodelitvi sredstev opreti na določena dejstva in okoliščine, ki morajo biti izkazane.Po mnenju Pooblaščenca je zahtevo po posredovanju fotokopij z osebnimi podatki (tudi plačilnimi listi), dovoljeno zahtevati in posredovati ministrstvu, vendar le v obsegu, ki je nujen za izvrševanje zakonitih nalog oziroma dokazovanje upravičenosti do javnih sredstev. Le na tak način namreč lahko ministrstvo zakonito izvaja svoje naloge ali obveznosti in preverja upravičenost posameznega zahtevka za dodelitev javnih sredstev ter tako sprejme ustrezno (zakonito) odločitev. Ob tem je potrebno opozoriti na že omenjeni upravičeni interes posameznika, ki ob obdelavi njegovih osebnih podatkov, ne sme biti kršen. Po mnenju Informacijskega pooblaščenca je posredovanje obrazcev, ki vsebujejo osebne podatke posameznika ministrstvu dovoljeno pod dvema pogojema: - če je bil posameznik na katerega se osebni podatki nanašajo, s tem seznanjen in - če na fotokopiji plačilnega lista niso dostopni oziroma razvidni osebni podatki v nasprotju z načelom sorazmernosti, kot ga določa
9. člen ZVOP-1 in po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katerega se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pogoj iz
10. alineje pomeni, da je prijavitelj upravičen na plačilnem listu prekriti vse tiste osebne podatke delavca, ki niso nujni za dosego namena obdelave. Ker je torej na plačilnem listu delodajalec (izplačevalec plače, torej prejemnik nepovratnih sredstev) v celoti razviden, se na fotokopiji lahko prekrije tudi osebno ime prejemnika plače (zaposlenega delavca), njegov naslov, razviden osebni dolg (obremenitve plače) itd. Razume se namreč, da je s seznanitvijo in sodelovanjem v programu, ki je del javnega natečaja posameznik podal svoje soglasje za posredovanje osebnih podatkov ministrstvu.Na koncu pa vas Pooblaščenec opozarja še na
11. člen ZVOP-1, ki določa rok hrambe osebnih podatkov. Ta člen namreč določa, da se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Tako pridobljene osebne podatke udeležencev javnih natečajev, ki jih ministrstvo pridobi od pravnih oseb, ki vlagajo prijave, mora ministrstvo po koncu ugotovitvenega postopka zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Prijazen pozdrav, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav namestnica informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026