Posredovanje osebnih podatkov ministrstvu za znanost za potrebe napredovanja javnh uslužbencev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.04.2009 Številka: 0712-2/2009/394 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani! Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nam pojasnjujete, da delujete v okviru Pedagoškega inštituta, javnega raziskovalnega zavoda, katerega ustanoviteljica je država, ustanoviteljske pravice in obveznosti pa izvršuje Vlada Republike Slovenije in zanjo Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo (v nadaljevanju MVZT). Slednji vas je zaprosil, da jim poleg načrta predvidenih napredovanj (kot to predvideva 7.a člen Pravilnika o napredovanju zaposlenih v javnih zavodih s področja raziskovalne in razvojne dejavnosti) posredujete tudi izpolnjene evidenčne liste za napredovanje zaposlenih (ki so priloge k navedenemu Pravilniku). Sprašujete nas, ali ima omenjeno Ministrstvo pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov iz evidenčnih list za napredovanje, ki bi mu jih morali posredovati poleg načrta predvidenih napredovanj. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07 - UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje: Za namen preverjanja izpolnjevanja pogojev za napredovanje zaposlenih in s tem upravičenosti napredovanja posameznega javnega uslužbenca je neizogibno, da se MVZT seznani z določenimi osebnimi podatki javnih uslužbencev. Presoja upravičenosti napredovanja javnih uslužbencev je v sistemu javnih uslužbencev vezana na delovno uspešnost, ki se meri skozi celo leto in se kvantitativno izrazi v oceni delovne uspešnosti. Ocene se točkujejo, točke pa vpišejo v Evidenčni list. Pooblaščenec še meni, da ob upoštevanju načela sorazmernosti za namene kontrole ni potreben podatek o datumu rojstva javnega uslužbenca. O b r a z l o ž i t e v:
- Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju Obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor skladno z
- točko
- člena ZVOP-1 sodi tudi Pedagoški inštitut kot javni zavod, ureja
- člen ZVOP-
- Le-ta v
- odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. V nadaljevanju
- člena ZVOP-1 so navedene tri izjeme, ki predstavljajo odstopanje od pravila iz
- odstavka, in sicer: - nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil; neoblastno delovanje javnega sektorja (
- odstavek
- člena ZVOP-1); - v javnem sektorju se lahko obdelujejo tudi osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (
- odstavek
- člena ZVOP-1); ter - v javnem sektorju se lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (
- odstavek
- člena ZVOP-1). V skladu s
- členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS št. 42/02 in 103/2007, v nadaljevanju: ZDR) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (
- odstavek
- člena ZDR). Prvi odstavek
- člena Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 95/07 – uradno prečiščeno besedilo, 17/08, 58/08 in 80/08; v nadaljevanju ZSPJS) določa, da je pogoj za napredovanje javnih uslužbencev v višji plačni razred delovna uspešnost, izkazana v napredovalnem obdobju. Delovna uspešnost pa se po določbi tega člena ocenjuje glede na: – rezultate dela, – samostojnost, ustvarjalnost in natančnost pri opravljanju dela, – zanesljivost pri opravljanju dela, – kvaliteto sodelovanja in organizacijo dela ter – druge sposobnosti v zvezi z opravljanjem dela. Na podlagi
- odstavka
- člena ZSPJS sprejet Pravilnik o napredovanju zaposlenih v javnih zavodih s področja raziskovalne in razvojne dejavnosti (Uradni list RS, št. 86/2008, št. 109/2008; v nadaljevanju Pravilnik), v 7.a členu določa obveznost priprave načrta predvidenih napredovanj. Ta člen namreč določa, da "javni zavod vsako leto pripravi načrt predvidenih napredovanj javnih uslužbencev na posameznih delovnih mestih v višje plačne razrede ter ga predloži v mnenje ministrstvu, pristojnemu za znanost, do
- marca za tekoče leto." Iz
- odstavka
- člena ZSPJS izhaja, da je potrebno delovno uspešnost v napredovalnem obdobju izkazati, izvedbene določbe, čeprav abstraktne, za izkaz delovne uspešnosti pa vsebuje 7.a člen Pravilnika. Slednji ne konkretizira in ne opredeli obvezne vsebine načrta predvidenih napredovanj, vendar je kljub temu mogoče sklepati, da mora omenjeni načrt vsebovati vse potrebne informacije za namene učinkovitega izvrševanja nadzorne funkcije s strani Ministrstva za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo (v nadaljevanju: MVZT).
- člen Pravilnika namreč določa, da se nadzor nad izvajanjem tega pravilnika izvaja v okviru nadzora nad izvajanjem ZSPJS, to pa opravlja skladno s
- členom ZSPJS ministrstvo, pristojno za posamezno področje; v konkretnem primeru torej MVZT. Za namen preverjanja izpolnjevanja pogojev za napredovanje zaposlenih in s tem upravičenosti napredovanja posameznega javnega uslužbenca je neizogibno, da se MVZT seznani z določenimi osebnimi podatki javnih uslužbencev. Glede na nepreciznost navedenih predpisov v smislu opredeljevanja obvezne zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, se v konkretnem primeru lahko opremo tudi na
- odstavek
- člena ZVOP-
- Le-ta namreč daje podlago za obdelavo osebnih podatkov v primerih, če je obdelava nujna za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. V danem primeru MVZT izvaja svojo zakonito pristojnost nadzora nad napredovanjem javnih uslužbencev zaposlenih v javnih zavodih s področja raziskovalne in razvojne dejavnosti, za namene izvajanja te naloge pa mora in sme obdelovati določene osebne podatke javnih uslužbencev. Do vprašanja, katere osebne podatke sme MVZT obdelovati, se bo Pooblaščenec opredelil v nadaljevanju.
- Načelo sorazmernosti obdelave osebnih podatkov Omenili smo že, da ZVOP-1 dopušča obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Kljub tej relativno striktni določbi
- odstavka
- člena ZVOP-1 področna zakonodaja ne sledi vedno postulatom ZVOP-1 kot sistemskega zakona na tem področju. Zato je potrebno njene določbe tolmačiti restriktivno, upoštevati obstoječe standarde varstva osebnih podatkov kot ustavne pravice in ravnati skladno z načelom sorazmernosti, opredeljenem v
- členu ZVOP-
- Slednji namreč določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Evidenčni list za napredovanje javnega uslužbenca poleg podatkov, neposredno povezanih z opravljanjem dela javnega uslužbenca (naziv delovnega mesta, organizacijska enota, datum zadnjega napredovanja, opisna ocena, datum možnega napredovanja ter ocena in število točk za zadnja tri leta), vsebuje tudi datum rojstva javnega uslužbenca. Pooblaščenec meni, da ob upoštevanju načela sorazmernosti tega podatka MVZT za opravljanje nadzora nad upravičenostjo napredovanja javnega uslužbenca ne potrebuje. Glede dopustnosti obdelave ostalih podatkov iz Evidenčnega lista Pooblaščenec izhaja iz nadzorne funkcije MVZT. Presoja upravičenosti napredovanja javnih uslužbencev je v sistemu javnih uslužbencev vezana na delovno uspešnost, ki se meri skozi celo leto, ocenjuje pa se glede na rezultate dela, samostojnost, ustvarjalnost in natančnost pri opravljanju dela, zanesljivost pri opravljanju dela, kvaliteto sodelovanja in organizacijo dela ter druge sposobnosti v zvezi z opravljanjem dela. Delovna uspešnost se kvantitativno izrazi v oceni delovne uspešnosti, ocene se točkujejo, točke pa se vpišejo v Evidenčni list. MVZT izda na podlagi načrta predvidenih napredovanj javnih uslužbencev svoje mnenje, ki pa je lahko utemeljeno le, če se opira na relevantne, konkretne in resnične podatke, ki so mu predloženi.
- Zaključek Glede na navedene pravne podlage Pooblaščenec zaključuje, da ZVOP-1 v povezavi z ZSPJS in Pravilnikom MVZT daje zakonsko podlago za obdelavo vseh podatkov iz evidenčnega lista za napredovanje javnega uslužbenca, z izjemo podatka o datumu rojstva. Odprto pa ostaja vprašanje, ali lahko MVZT od Pedagoškega inštituta ter ostalih javnih zavodov zahteva dejansko izpolnjene Evidenčne liste, ali pa lahko zgolj zahteva, da se v vsebino načrta predvidenih napredovanj za izdajo mnenja vključi vse potrebne podatke, ki izhajajo tudi iz Evidenčnih listov. Pri tem gre namreč za organizacijsko in tehnično izvedbo nadzora nad izvajanjem ZSPJS in Pravilnika, za presojo katere pa Pooblaščenec ni pristojen. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026