Posredovanje osebnih podatkov po elektronski pošti - IPRS

Posredovanje osebnih podatkov po elektronski pošti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.04.2021 Številka: 07121-1/2021/759 Kategorije: --> Kategorije: Elektronska pošta, Posebne vrste, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše sporočilo, v katerem nas prosite za mnenje. Kot pojasnjujete ste nevladna organizacija in sicer ustanova, ki se na podlagi registracije ukvarja s humanitarno dejavnostjo študentov. Pri tem delu pa potrebujete od svojih prosilcev tudi več vrst osebnih podatkov, pri čemer dajete varstvu osebnih podatkov zelo veliko težo, saj so med njimi tudi posebej občutljivi podatki. Na nas se obračate za nasvet, ko vam koronski časi ne omogočajo vedno najbolj ustaljenega dela. In sicer nas sprašujemo za nasvet, kako naj ravnati, ko nam samovoljno kakšna oseba pošlje svoje osebne podatke po elektronski pošti. Oblike pomoči, ki jih izvajate, objavljate preko javno objavljenih razpisov in vedno od prosilcev zahtevate, da vam vse potrebne podatke in dokazila predajo bodisi osebno bodisi preko priporočene pošte, da je res zagotovljena sledljivost ravnanja z osebnimi podatki. Kadar vas kdo vpraša, če vam lahko slednje posreduje preko elektronske pošte, mu slednje vedno zavrnete zgolj iz razloga varstva osebnih podatkov. Zaradi letošnjih težav, ko je marsikomu tudi onemogočen fizičen prihod ali pa ima v svojih odročnih krajih težavo dejanskega pošiljanja pošte, se na vas obrača čedalje več študentov, ki od nas zahteva posamezna pojasnila, čemu ne želimo predaje osebnih podatkov preko "navadne" elektronske pošte. In zato nas prosite za nasvet, saj želite svoje delo še naprej opravljati v skladu skrbnega dela z osebnimi podatki, a po drugi strani ne želimo socialno ogroženim še bolj otežkočiti njihovega vsakdana. Obenem se priporočate tudi za nasvet, kako ravnati, ko vam nekdo samovoljno pošlje po elektronski pošti podatke, ki jih od njega niti nismo zahtevali oz. se je nekdo samovoljno odločil, da nam bo nekaj posredoval. Doslej ste sicer vedno te osebe le obvestili o morebitnih škodljivih dogodkih, ki se lahko na tem področju storijo, niste pa znali ravnati drugače. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma pojasnjuje, da zakonodaja o varstvu osebnih podatkov (Splošna uredba in ZVOP-1), ne preprečuje posredovanja osebnih podatkov po elektronski pošti oziroma ne prepoveduje njene uporabe za posredovanje osebnih podatkov. Posameznik se lahko prostovoljno odloči, da vam bo posredoval svoje osebne podatke, vključno z podatki posebne narave oz. občutljivimi osebnimi podatki (kot so npr. podatki o zdravstvenem stanju) po navadni elektronski pošti ali na drug način – tega ni mogoče preprečiti niti zakonodaja tega ne prepoveduje. Zakonodaja pa določa, da mora upravljavec osebnih podatkov (v vašem primeru torej vaša ustanova) paziti, ko sama pošilja občutljive osebne podatke po navadni elektronski pošti.
8. odstavek
9. člena ZVOP-1 namreč določa, da se pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Občutljivi osebni podatki niso vsi osebni podatki, temveč so to podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. kot jih določa (
10. točka
11. člena ZVOP-1). Če torej vi pošiljate navedene vrste osebnih podatkov po elektronski pošti, bi jih morali pri tem šifrirati; navedena zahteva na velja za posameznika, ki podatke pošilja vam. Je pa pri komunikaciji in posredovanju prek elektronske pošte pomembno tudi drugo vprašanje, namreč kako preverite identiteto posameznika, s katerim komunicirate. Če za vaše postopke ne dvomite v verodostojnost pošiljatelja elektronske pošte v in če to od vas izrecno v konkretnem postopku ne zahteva kakšna področna zakonodaja (kot npr. Zakon o splošnem upravnem postopku), potem je lahko tudi prejemanje osebnih podatkov po elektronski pošti s strani študentov dopustno; v primeru, da se na vaši strani pojavi dvom o dejanski identiteti pošiljatelja pa lahko zahtevate druge ustrezne načine identifikacije posameznika (npr. osebno, po pošti, s predložitvijo dokazil ipd.). Razlog za zavrnitev posredovanja osebnih podatkov po elektronski pošti tako ne bi smelo biti varstvo osebnih podatkov samo po sebi, kot navajate: «Kadar vas kdo vpraša, če vam lahko slednje posreduje preko elektronske pošte, mu slednje vedno zavrnete zgolj iz razloga varstva osebnih podatkov.«, temveč kvečjemu to, da je zaradi zahtev posameznega konkretnega postopka - če in ko je to dejansko upravičeno oziroma zahtevano - potrebna lastnoročno podpisana vloga, česar pa mi nismo pristojni presojati. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026