Posredovanje osebnih podatkov vrtcu - IPRS

Posredovanje osebnih podatkov vrtcu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.04.2009 Številka: 0712-2/2009/406 Kategorije:Vrtec --> Kategorije: Vrtec Spoštovani, dne
4. 2009 smo prejeli vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete za mnenje glede posredovanja večjega števila izpolnjenih obrazcev pri vpisu otroka v ... vrtce. Menite, da omenjeni vrtci ob samem vpisu otroka v vrtec zahtevajo preveč osebnih podatkov. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07 - UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naslednji odgovor: Pooblaščenec zaključuje, da je vrtec od staršev upravičen zahtevati vse navedene dokumente, vendar v pravilnem časovnem zaporedju, in sicer tako da je posredovanje osebnih podatkov v skladu z načelom sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo obdelave osebnih podatkov opredeljeno v
8. členu ZVOP-1 in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
9. členu ZVOP-
10. Ta v
11. odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.
12. odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika, pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Ta mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tisti osebni podatki, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor se kot javni zavod, uvrščajo tudi Kranjski vrtci, daje
13. člen ZVOP-
14. Obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju je dopustna, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (prvi odstavek
15. člena ZVOP-1). ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Področni zakon v smislu
16. odstavka
17. člena ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o vrtcih (Ur. l. RS, št. 100/2005 - UPB2, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZVrt), ki v
18. členu določa, da ta zakon ureja predšolsko vzgojo, ki jo izvajajo javni in zasebni vrtci. Vaše vprašanje se nanaša predvsem na čas posredovanja podatkov, in sicer kdaj lahko Kranjski vrtci od vas zahtevajo določene dokumente. Dokumenta, ki ste ju označili s številkama 1 (»Vloga za vpis otroka v Kranjske vrtce«) ter 3 (»Kriteriji za sprejem otroka v vrtec«) se vam ne zdita sporna. Menite pa, da je sporno, da v vrtcu zahtevajo posredovanje dokumentov, označenih s številkama 2 (»Potrdilo o zdravstvenem stanju otroka ob sprejemu v vrtec«) in
19. (»Pogodba o plačilu staršev za programe v vrtcu«) že ob oddaji vloge za vpis otroka v Kranjske vrtce. V nadaljevanju Pooblaščenec pojasnjuje pravne podlage za posredovanje vsakega izmed navedenih dokumentov.
20. »Vloga za vpis otroka v Kranjske vrtce« Če starši želijo otroka vpisati v vrtec, izpolnijo vnaprej predpisan obrazec, na podlagi katerega vrtec evidentira interes staršev po vpisu otroka v vrtec. Zvrt namreč v
21. odstavku
22. člena določa, da javni vrtec vpisuje in sprejema predšolske otroke v svoje programe na podlagi prijav in prostih mest vse leto. Po
23. odstavku citiranega člena vrtec najmanj enkrat letno objavi javni vpis novincev za naslednje šolsko leto, ki ga uskladi z občino ustanoviteljico. Vodenje in izpeljavo postopka vpisa otrok v vrtec lahko občina ustanoviteljica podrobneje uredi s svojim aktom. Povsem v skladu z zakonom je, da vrtec vnaprej pripravi določen obrazec, ki ga starši izpolnijo z namenom vpisa otroka v vrtec.
24. »Potrdilo o zdravstvenem stanju otroka ob sprejemu v vrtec« Zakonsko podlago za pridobivanje omenjenega dokumenta s strani vrtca daje
25. odstavek
26. člena ZVrt, ki določa, da morajo starši ob vključitvi otroka v vrtec predložiti potrdilo pediatra o zdravstvenem stanju otroka. Iz vsebine ZVrt izhaja, da ločuje med več časovno ločenimi fazami; vpis v vrtec, sprejem v vrtec in vključitev otroka v program predšolske vzgoje. Vpis otroka v vrtec se nanaša na čas, ko je vloga za vpis otroka že posredovana vrtcu s strani staršev, ni pa še jasno, ali je otrok v vrtec dejansko tudi sprejet. Kolikor je namreč v vrtec vpisanih več otrok, kakor je v vrtcu prostih mest, odloča o sprejemu komisija za sprejem otrok v vrtec (
27. odstavek
28. člena ZVrt). V
29. b členu ZVrt je nadalje določeno, da komisija odloči o tem, kateri otroci so na podlagi kriterijev sprejeti v vrtec, otroke, ki niso sprejeti v vrtec, pa uvrsti na čakalno listo po prednostnem vrstnem redu. Komisija najpozneje v osmih dneh po seji vsem staršem izda odločbo o sprejemu ali zavrnitvi sprejema otroka v vrtec (
30. odstavek
31. b člena ZVrt). Za otroke, ki so bili sprejeti v vrtec, odločba določa datum vključitve otroka v program predšolske vzgoje in rok za sklenitev pogodbe med vrtcem in starši (
32. odstavek
33. b člena ZVrt). Iz opisane normativne ureditve torej izhaja, da je vključitev otroka v vrtec sklepno dejanje postopka, ki ga za namene vključevanja otrok v vrtec predvideva zakon in se časovno gledano zgodi najkasneje. Pooblaščenec na podlagi vsega navedenega meni, da je vrtec od staršev upravičen zahtevati potrdilo o zdravstvenem stanju otroka šele takrat, ko je otrok dejansko vključen v vrtec, kar pomeni, da je bila staršem do takrat že izdana pozitivna odločba o sprejemu otroka v vrtec in otrok ni uvrščen zgolj na zgoraj omenjeno čakalno listo prednostnem vrstnem redu.
34. »Kriteriji za sprejem otroka v vrtec« V
35. odstavku
36. člena ZVrt je določeno, da če je v vrtec vpisanih več otrok, kakor je v vrtcu prostih mest, odloča o sprejemu komisija za sprejem otrok. Sestavo komisije za sprejem otrok ter kriterije za sprejem otrok v vrtec določi občina ustanoviteljica na predlog sveta vrtca. Iz zadevnega dokumenta je razvidno, da omenjeni kriteriji izhajajo iz Pravilnika o sprejemu otrok, ki ga je sprejel svet Kranjskih vrtcev v soglasju z ustanoviteljem - Mestno občino Kranj. Glede časovnega okvira posredovanja obrazca, ki ga morajo starši z namenom preverjanja izpolnjevanja kriterijev posredovati vrtcu, Pooblaščenec meni, da lahko vrtec posredovanje tega obrazca od staršev zahteva šele takrat, ko je na podlagi prejetih prijav nesporno ugotovljeno, da je število vpisanih otrok večje kot pa je število prostih mest v vrtcu.
37. »Pogodba o plačilu staršev za programe v vrtcu« Iz
38. b člena ZVrt jasno izhaja, da je vsem staršem, katerih otroci so bili v vrtec sprejeti, izdana odločba, ki določa datum vključitve otroka v vrtec in rok za sklenitev medsebojne pogodbe med vrtcem in starši. Iz
39. c člena ZVrt pa nadalje izhaja, da če starši ne podpišejo pogodbe z vrtcem v roku, ki jim ga določi vrtec, se šteje, da so umaknili vlogo za vpis otroka v vrtec. V tem primeru se izda sklep o ustavitvi postopka vpisa otroka v vrtec. Iz navedene zakonske ureditve izhaja, da so starši dolžni izpolnjeno in podpisano pogodbo posredovati vrtcu do izteka v odločbi postavljenega roka za sklenitev pogodbe. Na tej pogodbi so namreč navedeni tudi osebni podatki, kot npr. davčni številki ter številki osebnega računa obeh staršev, ki pa jih vrtec prav gotovo ne potrebuje že ob sami prijavi otroka v vrtec. Na podlagi vsega navedenega Pooblaščenec zaključuje, da je vrtec od staršev upravičen zahtevati vse navedene dokumente, vendar v pravilnem časovnem zaporedju: - ob prijavi starši vrtcu posredujejo vlogo za vpis otroka v Kranjske vrtce; - po morebiti ugotovljenem dejstvu, da je število vpisanih otrok večje, kot pa je število prostih mest v vrtcu, starši vrtcu posredujejo obrazec »Kriteriji za sprejem otrok v vrtec«; - na podlagi pozitivne odločbe o sprejemu starši vrtcu v roku, določenem v odločbi, posredujejo izpolnjeno in podpisano pogodbo o plačilu staršev za programe v vrtcu; - ob vključitvi otroka v vrtec starši vrtcu posredujejo potrdilo o zdravstvenem stanju otroka. Le takšno časovno zaporedje posredovanja dokumentov je v skladu z načelom sorazmernosti, ki ga je pri obdelavi osebnih podatkov potrebno upoštevati in je kot temeljno načelo obdelave osebnih podatkov opredeljeno v
40. členu ZVOP-
41. V skladu z načelom sorazmernosti morajo biti namreč osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026