Posredovanje otrokovih osebnih podatkov iz šol preko tretjega do staršev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.05.2007 Številka: 0712-500/2007/2 Kategorije:Pogodbena obdelava OP --> Kategorije: Pogodbena obdelava OP Spoštovani, Urad informacijskega pooblaščenca je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete: - ali lahko dajo starši (osnovnošolcev in srednješolcev) pisno pooblastilo šoli za posredovanje podatkov o njihovih mladoletnih otrocih preko komunikacijskih sredstev in preko tretje strani (podjetja), ki se s to dejavnostjo na Madžarskem že ukvarja. - ali so starši upravičeni dobiti informacije in podatke o šolskih ocenah, vedenju, marljivosti svojih otrok in dogajanju v zvezi s šolskim vedenjem na podlagi zakona o izobraževanju. Informacijski pooblaščenec vam na podlagi posredovanih informacij v skladu z
- čl. Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur.l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) in
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur.l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) posreduje neobvezno mnenje.
- Splošno Informacijski pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je potrebno razlikovati med podatki, ki se nanašajo na otroka in predstavljajo osebne podatke v smislu določil ZVOP-1, in tistimi podatki oz. informacijami, ki to niso (na primer razna obvestila šole, kot so na primer obvestila o organiziranih športnih dneh, predstavah, druge splošne obveznosti, ki jih šola predpiše za vse svoje dijake oz. učence itd.). Tovrstna obvestila lahko šola nedvomno posreduje staršem preko elektronskega naslova, če le starši s tem soglašajo in šoli posredujejo elektronski naslov (saj lahko tudi elektronski naslov staršev pod določenimi pogoji predstavlja osebni podatek). Glede preostalih osebnih podatkov otroka pa vam pooblaščenec v nadaljevanju podaja naslednje pojasnilo. Skladno z ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je skladno z
- tč. ZVOP-1 »določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Nadalje je potrebno pojasniti, da ZVOP-1 nudi pravno varstvo v primeru posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov. Obdelava osebnih podatkov pa je skladno s
- tč.
- čl. ZVOP-1 »kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave«.) Posplošeno to pomeni, da je varstvo osebnih podatkov po ZVOP-1 zagotovljeno samo tistim osebnim podatkom, ki se nahajajo v zbirkah, preostalim pa ne, kljub temu da lahko gre pri posameznih podatkih, ki jih učitelji posredujejo staršem na govorilnih urah tudi za osebne podatke v skladu z definicijo ZVOP-
- Takšni so na primer podatki o obnašanju ali značajskih lastnostih učenca, vendar pa ti podatki ne uživajo pravnega varstva po ZVOP-1, ker (oziroma dokler) niso vključeni v katero izmed zbirk osebnih podatkov, saj v zakonih s področja šolstva ni zakonske podlage za zbiranje teh podatkov. Osebni podatki v javnem sektorju, kamor sodijo tako srednje kot osnovne šole, se po
- členu ZVOP-1 lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Na tem mestu je še potrebno navesti določbo 30 čl. ZVOP-1, kjer je določena pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki pa jo za mladoletnike izvršujejo starši, kot njihovi zakoniti zastopniki in v okviru izvrševanja roditeljske pravice v skladu z Zakon o zakonski zvezi in družinskih razmerjih (Ur.l. RS, št. 69/2004, v nadaljevanju ZZZDR-UPB1). Zakoni, ki urejajo področje srednješolskega in osnovnošolskega izobraževanja, so Zakon o poklicnem in strokovnem izobraževanju (Ur.l. RS, št. 79/2006, v nadaljevanju ZPSI-1), Zakon o gimnazijah (Ur.l. RS, št. 1/2007, v nadaljevanju ZGim-UPB1) in Zakon o Osnovni šoli (Ur. l. RS, št. 81/2006, v nadaljevanju ZOsn-UPB3), ki natančno določajo katere zbirke podatkov šola v zvezi z zakonitim izvajanjem svojih pristojnosti vodi.
- Osnovne šole ZOsn-UPB3 v
- čl. določa zbirke podatkov, ki jih vodi šola:
- zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
- zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah,
- zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,
- zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje. Podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, o delavcih šole, ki so pooblaščeni za uporabo podatkov, vsebovanih v posameznih zbirkah, o načinu evidentiranja uporabe in posredovanja osebnih podatkov, o načinu njihovega uničenja po poteku roka uporabe in druge postopke in ukrepe zavarovanja podatkov pa so določena v Pravilniku o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Ur.l. RS, št. 80/04, v nadaljevanju Pravilnik). Pravice staršev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov izrecno ureja
- čl. Pravilnika, ki določa, da mora šola staršem v skladu z zakonom: - zagotoviti vpogled v osebne podatke o njihovem otroku, vsebovane v šolski dokumentaciji, - zagotoviti vpogled v strokovno interpretirane osebne podatke, kadar gre za podatke iz
- točke prvega odstavka
- člena zakona o osnovni šoli, - omogočiti prepis ali izpis osebnih podatkov o njihovem otroku v šolski dokumentaciji, - omogočiti prepis ali izpis strokovno interpretiranih osebnih podatkov, kadar gre za podatke
- točke prvega odstavka
- člena zakona o osnovni šoli, - nuditi informacijo, komu so bili podatki posredovani, - omogočiti dopolnitev, popravo in izbris osebnih podatkov, če so bili zbrani v nasprotju z določbami zakona, - omogočiti pravico do kopije osebnih podatkov, ki se nanašajo nanje ali njihove otroke, - omogočiti pravico do kopije strokovno interpretiranih osebnih podatkov iz
- točke prvega odstavka
- člena zakona o osnovni šoli, - omogočiti pravico do preklica pisnega soglasja za zbiranje osebnih podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, in osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev. Šola mora staršem omogočiti vpogled in prepis osebnih podatkov najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo, ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda in prepisa ne bo omogočila. Izpis oziroma kopijo osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov oziroma iz dokumentacije mora šola staršem posredovati v 30 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo, ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa ne bo posredovala. V Pravilniku je tako izrecno določena obveznost šole, da staršem posreduje izpis oziroma kopijo osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov oziroma iz dokumentacije, pri čemer Pooblaščenec ne vidi ovire, da tovrsten izpis staršem ne bi mogel biti posredovan po elektronski pošti in preko tretje strani, v kolikor starši s tem izrecno in pisno soglašajo in če so izpolnjeni še drugi v zakonu določeni pogoji, kot Pooblaščenec pojasni v nadaljevanju. Pooblaščenec pa posebej opozarja, da nekatere zbirke vsebujejo tudi tako imenovane občutljive osebne podatke (npr. zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev). Občutljivi osebni podatki so po določbi
- točke
- člena ZVOP-1 podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. Po določbi
- člena ZVOP-1 morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih, pri njihovem prenosu preko telekomunikacijskih omrežij pa se šteje, da so podatki ustrezno zavarovani le, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom.
- Srednje šole ZPSI-1 v
- členu, da šole vodijo naslednje evidence z osebnimi podatki dijakov:
- evidenco prijavljenih kandidatov za vpis,
- evidenco vpisanih ter evidenco vpisanih po letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah,
- osebni list, ki se vodi za vsakega vpisanega od vključitve dokončanja izobraževanja oziroma do izpisa,
- matično knjigo, ki obsega splošne podatke o vpisanih, o poteku njihovega izobraževanja od vključitve do končanja izobraževanja oziroma do izpisa,
- evidenco podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih vpisanih,
- zapisnike sej izpitnega odbora za zaključni izpit,
- zapisnike zaključnih izpitov,
- poročilo o zaključnem izpitu,
- zapisnike o izpitih, ki obsegajo prijavo k izpitu, potek izpita in doseženo oceno,
- evidenco o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba,
- evidenco vpisanih, ki se izobražujejo izredno in evidenco kandidatov, ki opravljajo izpite,
- evidenco o preverjanju in ocenjevanju znanja,
- evidenco izdanih dokumentov o končanem izobraževanju. Gimnazije v skladu z
- čl. ZGim-UPB1 vodijo naslednje evidence z osebnimi podatki dijakov:
- evidenco prijavljenih kandidatov za vpis,
- evidenco vpisanih ter evidenco vpisanih po letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah,
- osebni list, ki se vodi za vsakega dijaka od vpisa do končanja izobraževanja oziroma do izpisa,
- matično knjigo, ki obsega splošne podatke o vpisanih, o poteku njihovega izobraževanja od vpisa do dokončanja izobraževanja oziroma do izpisa,
- evidenco podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih,
- zapisnike sej šolske maturitetne komisije,
- zapisnike o maturi,
- poročilo o maturi,
- zapisnike o izpitih, ki obsegajo prijavo k izpitu, potek izpita in doseženo oceno,
- evidenco o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba,
- evidenco odraslih, ki se izobražujejo, in evidenco odraslih, ki opravljajo izpite,
- evidenco o preverjanju in ocenjevanju znanja,
- evidenco izdanih dokumentov o končanem izobraževanju. Vrsto šolske dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov, vodenje in shranjevanje šolske dokumentacije za srednje šole podrobneje ureja Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Ur.l. RS, št. 96/99, 108/99, 97/06, v nadaljevanju PŠDSI). V pravilniku je v 20 čl. določen način seznanjanja s podatki iz evidenc, ki izrecno predvidena možnost seznanitve dijakov in njihovih staršev s podatki iz evidenc po drugih komunikacijskih sredstvih (kamor sodi tudi elektronska pošta). V
- tč 20 čl. PŠDSI je namreč določeno: »Pooblaščena oseba šole lahko dijaku oziroma staršem daje podatke iz evidenc tudi po telefonu ali po drugih komunikacijskih sredstvih, če je bilo tako vnaprej dogovorjeno, vendar se mora prepričati o dejanski identiteti in upravičenju osebe, ki jih ji posreduje«.
- Upravičenost staršev do seznanitve s podatki o mladoletnem otroku ZZZDR-UPB1 v
- čl. določa, da imajo starši pravico in dolžnost, da z neposredno skrbjo, s svojim delom in dejavnostjo zagotavljajo uspešen telesni in duševni razvoj svojih otrok. Zaradi zdrave rasti, skladnega osebnostnega razvoja in usposobitve za samostojno življenje in delo imajo starši pravice in dolžnosti, da skrbijo za življenje, osebnostni razvoj, pravice in koristi svojih mladoletnih otrok. Te pravice in dolžnosti sestavljajo roditeljsko pravico. Nadalje zakon v
- čl. določa, da so starši dolžni svoje otroke vzgajati, ter po svojih močeh skrbeti za šolanje in strokovno izobrazbo svojih otrok glede na njihove sposobnosti, nagnjenja in želje. Zakon torej staršema nalaga dolžnost, da skrbita za izobraževanje svojih otrok. Kar po mnenju Pooblaščenca pomeni, da si morata starša aktivno prizadevati, da izpolnita zakonsko dolžnost. Zakon staršem nalaga tudi navodilo, da morajo za šolanje in strokovno izobrazbo svojih otrok upoštevati otrokove sposobnosti, nagnjenja in želje. Kakšne so želje in sposobnosti otroka – predvsem na področju šolanja in strokovne izobrazbe - pa navsezadnje izražajo prav podatki iz šolske redovalnice, spričevalo in obvestila o napredku otroka. Na podlagi povedanega Pooblaščenec zaključuje, da je zakonsko podlago za vpogled v vse podatke o mladoletnem otroku daje že sam ZZZDR-UPB
- Pogodbena obdelava V primeru, če bi šola posredovala osebne podatke tretji osebi, ta pa nadalje staršem, bi šlo za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov v skladu z
- čl. ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe zavarovanja osebnih podatkov. Pogodbeni obdelovalec sme obdelovati osebne podatke zgolj v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Medsebojne pravice in obveznosti pa morajo biti urejene s pisno pogodbo, ki mora vsebovati tudi dogovor o ukrepih zavarovanja osebnih podatkov v skladu s
- čl. ZVOP-
- Te ukrepe pa potem v času trajanja pogodbenega razmerja nadzoruje upravljavec osebnih podatkov. Pogodbena obdelava osebnih podatkov je torej dopustna, če je vaše podjetje registrirano za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe zavarovanja osebnih podatkov (
- čl. ZVOP-1). V konkretnem primeru tudi ne bi šlo za iznos osebnih podatkov v tretje države (
- čl. ZVOP), saj je Madžarska kot članica Evropske unije iz teh določb izvzeta (
- tč.
- čl. ZVOP-1).
- Zaključek Pooblaščenec ugotavlja, da obstaja pravna podlaga za vpogled staršev v osebne podatke in druge podatke v zvezi z izobraževanjem otrok že na podlagi ZZZDR-UPB1, ter da Pooblaščenec s stališča varstva osebnih podatkov ne vidi ovire za posredovanje teh podatkov, do katerih so starši tako ali tako upravičeni, preko elektronske pošte če je bilo tako vnaprej dogovorjeno, saj je to samo eden izmed možnih načinov, na podlagi katerih lahko starši te podatke prejmejo in je kot takšen v PŠDSI celo izrecno predviden. Vendar pa je šola dolžna pridobiti izrecno pisno soglasje/pooblastilo staršev za posredovanje podatkov preko elektronske pošte, ter seveda tudi elektronski naslov, na katerega bodo podatki posredovani. Pogodbeni obdelovalec pa mora izpolnjevati zgoraj navedene zakonsko določene pogoje. INFORMACIJSKI POOBLAŠČENEC Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026