Posredovanje plačilnih list + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.10.2007 Številka: 0712-785/2007/2 Kategorije:Posredovanje OP med upravljavci --> Kategorije: Posredovanje OP med upravljavci Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 22.8.2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem prosite za odgovor na naslednje vprašanje: Ste koordinator enega od razvojnih partnerstev pobude skupnosti EQUAL v Sloveniji. Na Ministrstvu za delo, družino in socialne zadeve od sredine leta 2006 zahtevajo dostavo vseh kopij plačilnih list zaposlenih na projektu in tudi vaših poslovnih partnerjev, ki na projektu delajo le del svojega delovnega časa. Ministrstvo vam na vaše vprašanje o zakonski podlagi zbiranja teh podatkov ni odgovorilo. Vprašali ste nas, kako ukrepati. Zaradi razjasnitve konkretne situacije se je Pooblaščenec z vami dogovoril tudi za sestanek , na katerem ste dne 28.8.2007 povedali, da želite, da se na Ministrstvu za delo, družino in socialne zadeve opravi inšpekcijski nadzor. Petra Lešnik in Jože Bogataj, državni nadzornik za varstvo osebnih podatkov, oba zaposlena pri Informacijskem pooblaščencu, sta vas opozorila, da morate v takem primeru pri Pooblaščencu podati prijavo – pisno ali ustno na zapisnik. Prijave do danes nismo prejeli, zato vam v nadaljevanju na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004 in 113/2005, 51/2007 – ZUstS-A, 67/2007, v nadaljevanju ZVOP-1)) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo kratko pojasnilo v zvezi z vašimi vprašanji: Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve mora zaradi transparentnosti in upravičene uporabe finančnih javnih nacionalnih sredstev in finančnih sredstev Evropske unije, ki zahtevajo popolno sledljivost njihove porabe, pridobiti vse dokaze, na podlagi katerih lahko zagotovi in dokaže upravičenost izplačila in sledljivost finančnih sredstev. O b r a z l o ž i t e v: Dopustnost posredovanja plačilnih list ali drugih dokazil, je v konkretnem primeru potrebno presojati z dveh vidikov, in sicer: z vidika določb predpisov, ki urejajo pridobitev konkretnih sredstev na podlagi programa pobude skupnosti EQUAL; z vidika morebitne kršitve varstva osebnih podatkov glede na določbe ZVOP-
- PROGRAM POBUDE SKUPNOSTI EQUAL Evropska unija je za iskanje skupnih rešitev za posebne probleme, ki prizadenejo vso Unijo, ustvarila tako imenovane pobude skupnosti. Ena izmed štirih takšnih pobud, financirana iz sredstev evropskega socialnega sklada (v nadaljevanju ESS), ki je eden od Strukturnih skladov EU in je bil ustanovljen za zmanjševanje razlik v bogastvu in življenjskih standardih v državah članicah EU in regij, ter posledično za spodbujanje gospodarske in socialne kohezije, je program pobude skupnosti EQUAL. Financiranje s strani ESS se izvaja prek držav članic in regij. ESS projektov ne financira neposredno iz Bruslja. Evropski socialni sklad temelji na načelih sofinanciranja in deljenega upravljanja. Sofinanciranje zaradi tega, ker je finančna pomoč EU vedno dodatek nacionalnemu javnemu ali zasebnemu financiranju. Seveda je stopnja vpletenosti EU povezana z dejanskim stanjem razmer. Deljeno upravljanje pa zato, ker so smernice akcij ESS zasnovane na evropski ravni, izvajanje na terenu pa je nadzorovano s strani pomembnih nacionalnih ali regionalnih oblasti v vsaki državi članici. Te oblasti pripravljajo operativne programe in izbirajo ter nadzorujejo projekte. Slovenija bo za izvajanje projektov v okviru pobude EQUAL v obdobju 2004-2006 iz ESS dobila sredstva v višini 1,5 milijarde tolarjev (6,4 milijona EUR), k temu pa bo dodala še nacionalna sredstva v višini 500 milijonov tolarjev (2,1 milijona EUR). Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve (v nadaljevanju MDDSZ) je kot organ upravljanja pobude EQUAL v dogovoru z Evropsko komisijo pripravilo Program pobude skupnosti EQUAL (PPS EQUAL), ki ga je
- aprila 2004 sprejela tudi Vlada RS,
- julija 2004 pa uradno potrdila evropska komisija (vir: spletna stran MDDSZ). Način, pogoje in nadzor v postopkih načrtovanja in porabe sredstev strukturne politike v Republiki Sloveniji urejajo med drugimi tudi naslednji predpisi: - Uredba Sveta (ES) št. 1260/1999 z dne
- junija 1999 o splošnih določbah strukturnih skladov; - Uredba Komisije (ES) št 438/2001, v
- členu določa, da za uskladitev standardov za potrjevanje izdatkov, ki so v skladu s tretjim in četrtim odstavkom
- člena Uredbe (ES) 1260/1999 predmet zahtevkov za plačila iz skladov, je treba določiti vsebino teh potrdil ter opredeliti vrsto in kakovost informacij, na katerih temeljijo; - Uredba o izvajanju strukturne politike v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 130/2003 in 48/2004) določa v drugem odstavku
- člena, da morajo udeleženci za učinkovito porabo sredstev strukturne politike zagotoviti pravočasno in izčrpno medsebojno obveščanje ter preprečiti vsakršno neupravičeno porabo sredstev strukturne politike, v drugi alineji prvega odstavka
- člena pa je določeno, da izvrševanje povračil iz naslova sredstev strukturnih skladov EU v državni proračun, na podlagi posameznega »zahtevka za povračilo«. Plačilni organ (Ministrstvo za finance, v nadaljevanju MF) predpiše obrazec za zahtevek za povračilo in izda navodila za pripravo zahtevka za povračilo; -
- člen te Uredbe določa, da posredniško telo in organ upravljanja, v vašem primeru je to MDDSZ, lahko opravlja dodatne kontrole pred in po izplačilu sredstev strukturnih skladov iz proračuna. Pred posredovanjem zahtevka za povračilo plačilnemu organu morajo biti izvršene vse kontrole na podlagi
- člena Uredbe 438/2001 v skladu z navodili organa upravljanja in posredniškega telesa; - Uredba Komisije (ES) št. 448/2004 o določitvi podrobnih pravic za izvajanje Uredbe Sveta (ES) št. 1260/1999 glede upravičenosti izdatkov aktivnosti, ki se financirajo iz strukturnih skladov; - Uredba Sveta (ES) št. 1083/2006, Splošna uredba za strukturne sklade in kohezijski sklad; - Navodilo organa upravljanja za spremljanje in poročanje o izvajanju (julij 2006), je natančnejša opredelitev in izvajanje posameznih določb zgoraj navedenih Uredb. Navodilo služi predvsem kot pomoč razvojnim partnerjem, da pripravijo pravilna in natančna poročila o delu, ki jih mora organ upravljanja (MDDSZ) preveriti preden jih pošlje plačilnemu organu (MF), ki na podlagi le teh pripravi zahtevek za izplačilo Komisiji; - Dopolnilo št. 1 k Navodilu OU za spremljanje in poročanje o izvajanju (september 2006). Glede na dejstvo, da ste koordinator enega od razvojnih partnerstev pobude skupnosti EQUAL, so vam navedeni predpisi najbrž dobro poznani. Pooblaščenec je povzel samo nekatere izmed določb zgoraj navedenih predpisov. Z njimi je želel poudariti in izpostaviti predvsem zahtevo po upravičenosti in transparentnosti izplačil, ki jih izplačuje Komisija iz skladov. Upravičenost je potrebno natančno izkazati, zato morata biti upravni organ in plačilni organ še posebej previdna in natančna pri pripravi zahtevkov izplačil. Za vsak, v poročilih, ki jih pripravijo razvojni partnerji, prikazan izdatek, mora prejemnik sredstev dokazati nujnost in upravičenost njegovega nastanka. Plačila končnih upravičencev morajo biti podprta: s kopijami plačanih računov ali listin enake dokazne vrednosti, izpisom iz TRR, kopije računov oziroma listin enake dokazne vrednosti morajo biti priložene vmesnim in končnemu poročilu. Na podlagi opravljenega administrativnega in vzorčnega preverjanja predložene dokumentacije v poročilih koordinatorja RP, ki izkazuje opravljene aktivnosti in nastanek izdatkov, MDDSZ izvrši izplačilo iz proračuna (povzeta določila Navodila organa upravljanja za spremljanje in poročanje o izvajanju).
- ZAKON O JAVNIH FINANCAH V vašem dopisu navajate, da vas moti predvsem dejstvo, da morate MDDSZ predložiti plačilne liste vaših poslovnih partnerjev zasebnega sektorja, čeprav na projektu delajo le del svojega časa. Glede navedenega Pooblaščenec pojasnjuje, da Zakon o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/1999 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZJF) v
- členu določa, da mora vsak izdatek iz proračuna imeti za podlago verodostojno knjigovodsko listino, s katero se izkazuje obveznost za plačilo. Pravni temelj in višino obveznosti, ki izhaja iz verodostojne knjigovodske listine, je treba pred izplačilom preveriti in pisno potrditi.
- ZAKON O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV Če se obveznost za plačilo izkazuje s plačilno listo, je potrebno ob njeni predložitvi upoštevati tudi ZVOP-
- Osebni podatki v javnem sektorju, kamor spada MDDSZ in MF, se lahko v skladu z
- členom ZVOP-1 obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Drugi odstavek istega člena določa, da lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil, tretji odstavek pa določa, da, ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Četrti odstavek pa določa, da se ne glede na prvi odstavek
- člena v javnemu sektorju lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Tretji in četrti odstavek
- člena sta zadostna pravna podlaga, da MDDSZ sme oziroma v konkretnem primeru mora zbirati podatek o plači tistih, ki sodelujejo z javnim sektorjem na podlagi pogodbe o razvojnem partnerstvu, ki so jo sklenili prostovoljno in na podlagi lastne pobude. MDDSZ tako izvršuje tudi svojo zakonito pristojnost, ki ji jo daje ZJF v
- členu. Pooblaščenec opozarja na
- člen ZVOP-1, ki določa še, da se lahko osebni podatki zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Na plačilni listi lahko torej vaši poslovni partnerji in vi prikrijete vse tiste osebne podatke, ki niso relevantni oziroma nimajo dokazne vrednosti za namen izračuna izplačila (morebitni krediti, odtegljaji za dodatno zdravstveno zavarovanje,…). Pooblaščenec še dodaja, da lahko pri Pooblaščencu zoper MDDSZ podate prijavo, na podlagi katere lahko uvedemo inšpekcijski nadzor, vendar morate seveda za izvedbo inšpekcijskega nadzora v prijavi navesti več podatkov. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026