Posredovanje podatkov etažnemu lastniku + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.10.2021 Številka: 07121-1/2021/2110 Kategorije: --> Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Zbirke osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali je etažni lastnik (ki je bil prisoten na prvem sklicu zbora, ki je bil nesklepčen in na ponovljenem zboru) upravičen do prejema naslednjih podatkov (fotokopije): - lista prisotnosti za prvi sklic zbora etažnih lastnikov in pooblastila za dan sklica ter - lista prisotnosti za ponovljen zbor in pooblastila za dan ponovljenega zbora. Pojasnjujete, da lista prisotnosti vsebuje naslednje podatke etažnih lastnikov: ime, priimek, podpis, solastniški delež; pooblastila pa vsebujejo naslednje podatke etažnih lastnikov in pooblaščenih oseb: ime, priimek, naslov, številka stanovanjske enote/lokala, podpis etažnega lastnika, ime, priimek, datum rojstva, naslov pooblaščene osebe in datum. Menite, da Smernice za upravnike večstanovanjskih stavb (predvsem v točki 15) pritrjujejo vašemu stališču, da se podatki lahko posredujejo. Kljub temu vas je član prosil, da IP posredujete njegovo vprašanje. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Na podobno vprašanje kot je vaše, je IP v preteklosti že odgovarjal, zato vas uvodoma napotujemo na že izdani mnenji IP, mnenje št. 0712-1/2019/1014 z dne 3.5.2019 in mnenje št. 0712-1/2019/624 z dne 18.3.2019 ter na Smernice za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf (glej npr. strani 15 in 16). Uvodoma pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje, kot npr. tudi za posredovanje tretjim osebam) podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Za zasebni sektor so pravne podlage naslednje: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pojasnjujemo tudi, da pomeni osebni podatek katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (1. točka 4. člena Splošne uredbe). 38. člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO in 90/21, SZ-1) določa, da mora upravnik najpozneje v 30 dneh po vsakem zboru sestaviti zapisnik. Zapisnik je potrjen, ko ga podpišeta etažna lastnika, ki ju določijo prisotni na zboru lastnikov. Zapisnik mora vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo in rezultate glasovanja. Upravnik mora zapisnik objaviti na način, kot se sklicuje zbor etažnih lastnikov. Nadalje 10. člen Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/09, 87/11 in 85/13) določa, da pred pričetkom odločanja preveri sklicatelj zbora sklepčnost tako, da pridobi podpise prisotnih na seznamu lastnikov, na katerem so pripisani njihovi solastniški deleži. Torej mora skladno z navedenima določbama zapisnik vsebovati seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi (in pripisanimi solastniškimi deleži). Kot smo poudarili v citiranih smernicah posreduje upravnik zapisnik o zboru etažnih lastnikov, ki vključuje tudi osebne podatke prisotnih na zboru, na način, ki onemogoča, da bi se s podatki seznanile tretje osebe, če pogodba o upravljanju ne določa drugače. Za posredovanje seznama navzočih etažnih lastnikov torej obstaja konkretna pravna podlaga (da je bil etažni lastnik, ki zahteva dokumentacijo, prisoten na obeh zborih, v tem primeru ni relevantno). Več o načinu posredovanja si lahko preberete v citiranih smernicah. Glede osebnih podatkov, ki izhajajo iz samih pooblastil za zastopanje na zboru lastnikov IP meni, da ime in priimek pooblaščene osebe po vsej verjetnosti izhaja že iz samega seznama navzočih etažnih lastnikov. V kolikor obstaja primerna pravna podlaga, je etažni lastnik upravičen do vpogleda v pooblastila, da lahko npr. preveri veljavnost sprejetih odločitev na zboru v zvezi z izvajanjem pogodbe o upravljanju (zgoraj citirana točka (
- b)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Pri tem mora upravnik kot upravljavec osebnih podatkov upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov po (
- c)točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe (skladno s katerim morajo biti osebnih podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo) in sprejeti primerne ukrepe za njihovo zavarovanje. Tako je priporočljivo, da upravnik etažnemu lastniku namesto posredovanja kopij pooblastil zgolj omogoči vpogled v pooblastilo, saj lahko pooblastila vsebujejo tudi druge osebne podatke (kot je npr. razvidno iz vašega vprašaja, datum rojstva in naslov pooblaščene osebe). Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah pa si lahko preberete v zgoraj citiranih smernicah, oz. odgovore na svoja vprašanja poiščete v že izdanih mnenjih IP, ki so objavljena na www.ip-rs.si/vop. V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026