Posredovanje podatkov iz kadrovske evidence pogodbenemu partnerju - IPRS

Posredovanje podatkov iz kadrovske evidence pogodbenemu partnerju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 28.03.2009 Številka: 0712-103/2009/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste pred podpisom izjave o spoštovanju standarda s svojim najpomembnejšim kupcem in porajajo se vam vprašanja glede varstva osebnih podatkov. Kupec bo namreč spoštovanje standarda preverjal pri vas enkrat letno (nenapovedano) in bo zahteval tudi dokazilo o tem, da nimate delavcev mlajših od 18 let z vpogledom v rojstne datume delavcev (kar je po vašem mnenju v nasprotju z Zakonom o varstvu osebnih podatkov). Kupec želi preverjati sledeče: - pogodbe o zaposlitvi, - plačilne liste in sezname prisotnosti delavcev na delu, - delovni čas in nadure, - dokazilo o starosti. Predmet sodelovanja s tem kupcem so izdelki, ki se na trgu pojavljajo pod imenom kupca, zato si želi zagotovitve, da uporabljate okolju prijazne materiale, da izdelkov ne izdelujejo otroci, da je za vaše delavce dobro poskrbljeno (v smislu, da so za delo ustrezno plačani, da pri zaposlovanju ne kršite zakonov). Standard je precej obširen. Kupec je za vas zelo pomemben, zato bi radi zadostili vsem njegovim zahtevam, ne želite pa kršiti zakonodaje. Zato bi tudi s pomočjo našega mnenja radi s kupcem sklenili ustrezen kompromis. Informacijski pooblaščenec vam na podlagi posredovanih informacij v skladu z
3. členom Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51-2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZVOP-1-UPB1), posreduje neobvezno mnenje. Posredovanje osebnih podatkov iz evidenc, ki jih delodajalec o svojih delavcih vodi na podlagi ZEPDSV, zasebnemu podjetju z namenom preverjanja kršitve zakonov ali spoštovanja njihovih standardov ni v skladu z ZVOP-
6. Nadzor nad spoštovanjem delovno pravne zakonodaje v Republiki Sloveniji izvajajo pristojne inšpekcijske službe. V skladu z
7. členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj, ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem zakonu. ZVOP-1 kot temeljni in sistemski predpis s področja varstva osebnih podatkov v
8. členu, ki se nanaša na pravne podlage v zasebnem sektorju (kamor sodi tudi vaša družba, ki opravlja dejavnost po zakonu, ki ureja gospodarske družbe) določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo (posredujejo, sporočajo, razkrivajo, zbirajo, uporabljajo, objavljajo ipd.) le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Iz omenjene določbe izhaja, da sme delodajalec obdelovati osebne podatke tudi na podlagi posameznikove osebne privolitve. Pooblaščenec pa pri tem opozarja, da je zakonodajalec delovnopravno področje glede obdelave osebnih podatkov posebej uredil s področnima zakonoma in zaradi specifičnosti področja ni dopuščena avtonomija strank. ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni. Zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca šibkejša stranka, je zakonodajalec delovno pravno področje specialno uredil z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju: ZEPDSV) in z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002 in 103/2007, v nadaljevanju: ZDR), v katerih določno opredeljuje, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje, in ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko od delavca zahteval katere koli osebne podatke, niti da bi jih obdeloval v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. V
9. členu ZDR je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo, če ima zato podlago v zakonu, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, za kar pa v konkretnem primeru ne gre, saj bi šlo za obdelovanje osebnih podatkov delavcev za potrebe ugotavljanja izpolnjevanja pogojev iz obligacijskega pravnega razmerja med vašo družbo in potencialnim kupcem in ne za razmerje delavec – delodajalec. Iz vašega dopisa izhaja, da želi potencialni kupec preverjati osebne podatke delavcev, ki jih kot delodajalec na podlagi
10. člena ZEPDSV vodite na področju dela in socialne varnosti in so vsebovani v evidenci o zaposlenih delavcih, evidenci o stroških dela in evidenci o izrabi delovnega časa. ZEPDSV v
11. členu določa, da se podatki, ki jih vsebujejo evidence iz
12. člena tega zakona (kamor sodijo tudi zgoraj navedene evidence), lahko uporabljajo za odločanje v upravnih postopkih v skladu z zakoni, ki urejajo posamezna področja, ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Posredovanje osebnih podatkov delavcev potencialnemu kupcu za namene, da bi lahko preverjal spoštovanje svojih standardov in predvsem delovnopravne zakonodaje ni skladno s
13. členom ZEPDSV, zaradi česar bi predstavljalo tudi kršitev
14. člena ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače, zaradi specifičnosti področja pa kot že navedeno, ni dopuščena avtonomija strank. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026