Posredovanje podatkov o etažnih lastnikih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.10.2015 Številka: 0712-1/2015/2550 Kategorije:Stanovanjsko in nepremičninsko pravo --> Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo Informacijski pooblaščenec je dne
- 2015 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste navedli, da se vaša družba ukvarja z upravljanjem stavb in da je v eni od hiš s 100 stanovanji, enakim številom kletnih shramb in garažnih boksov v dveh kletnih etažah garaže prišlo do težav. Pojasnili ste, da imate kot upravnik stavbe seznam etažnih lastnikov, ki obsega ime in priimek, številko nepremičnine, ID nepremičnine, naslov nepremičnine in naslov lastnikovega stalnega prebivališča, davčno številko posameznega lastnika. Zaradi varnosti in lažjega dela ste etažne lastnike prosili, da vam posredujejo tudi podatke o številkah telefonov in podatke o osebah, ki imajo dostop v stanovanja, saj vam pri nezgodah (požar, puščanje vode …) ni treba takoj vdirati v stanovanje, ampak lahko pokličete nekoga, ki ima ključe in ga prosite, da stanovanje odpre. Ti uporabniki stanovanj so se pisno strinjali, da lahko zbirate dane podatke. Nekaj telefonskih številk imate tudi iz prilik, ko so vam posamezniki posredovali telefonsko številko, da jih pokličete nazaj. Nadzorni odbor omenjene stavbe želi, da ima eden od članov dostop do telefonskih številk etažnih lastnikov v stavbi. To je potrebno zaradi urgentnih primerov, ko bi morali nekoga poklicati in ga obvestiti o preteči nevarnosti ali pa ob dogodkih, ki so se že zgodili (recimo vlom v kletno shrambo). V delovnem času lahko ukrepate vi, zunaj delovnega časa pa je delavcem upravnika dostop do teh podatkov na daljavo omejen. Nadzorni odbor tudi želi, da bi bil seznam lastnikov s telefonskimi številkami v vsakem trenutku dosegljiv solastnikom v stavbi tako, da bi ta lahko ukrepal tako, kot je navedeno zgoraj. Puščanje seznamov po dežurnih sobah se vam ne zdi smiselno in varno, saj bi dežurni vzdrževalec (ali požarni varnostnik) lahko seznam odnesel s seboj v stavbo, kjer bi iz seznama pobral podatke, ki jih bi potreboval za opravilo naloge, hkrati pa obstaja nevarnost, da se v gneči seznam tudi izgubi. Rešitev vidite v tem, da seznam etažnih lastnikov skupaj z drugimi podatki deponirate v dežurnem centru družbe za varovanje, kamor so vezane tudi centrale za zgodnje odkrivanje požarov. Ob požaru dežurni center pošlje na kraj dogodka interventa (ali intervencijsko skupino), ki ukrepa po navodilih. Tako bi tudi v drugih izrednih primerih lahko vsak obvestil dežurni center službe za varovanje, ki bi na kraj dogodka poslala interventa, ki bi si ogledal okoliščine in nato svoj dežurni center prosil, da o dogodku obvestijo določenega lastnika.Sprašujete nas:
- Ali so informacije o lastnikih in uporabnikih posameznih delov stavbe v obsegu, ki je naštet zgoraj, osebni podatki?
- Ali lahko člani nadzornega odbora posedujejo takšen seznam, na kakšen način in pod kakšnimi pogoji?
- Ali lahko takšen seznam zaupate družbi za varovanje, na kakšen način in pod kakšnimi pogoji?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. V opisanem primeru v skladu ZVOP-1 nedvomno gre za osebne podatke etažnih lastnikov, ki jih upravnik lahko posreduje nadzornemu odboru in/ali drugim etažnim lastnikom, če so se tako odgovorili z etažnimi lastniki, na katere se podatki nanašajo, če je torej od etažnih lastnikov za takšno posredovanje pridobil njihovo osebno privolitev.Enako velja za posredovanje osebnih podatkov drugim, kot npr. družbi, ki skrbi za varovanje določene večstanovanjske stavbe, razen v primeru, če gre za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov v skladu z
- členom ZVOP-1 in ima upravnik s takim pogodbenim obdelovalcem sklenjeno veljavno pogodbo o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov; če bi bila torej družba za varovanje upravnikov pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov.*****Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (
- in
- točka
- člena ZVOP-1). Podatki, ki ste jih navedli v dopisu, so nedvomno osebni podatki, saj se nanašajo na določene posameznike – etažne lastnike in/ali stanovalce. Vsi osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1, ampak so te zaščite deležni le v primeru, če so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov. Osebni podatki etažnih lastnikov (in stanovalcev, če upravnik z njimi razpolaga) so del zbirke osebnih podatkov, katere upravljavec je upravnik, zato je pri njihovi obdelavi treba upoštevati določbe ZVOP-
- Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (
- točka
- člena ZVOP-1). Pri presoji dopustnosti obdelave osebnih podatkov je treba upoštevati splošne pravne podlage, določene v
- členu ZVOP-1, in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju (
- člen ZVOP-1), kamor se v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 štejejo upravniki.Prvi odstavek
- in
- člena ZVOP-1 določata, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pooblastila upravnika določa
- člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/2003, s spr., v nadaljevanju: SZ-1), ki v tretjem odstavku določa, da je upravnik na podlagi tega zakona pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s tem zakonom. Za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj je treba upoštevati
- člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlaga predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter daje pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja.Informacijski pooblaščenec meni, da upravnik na podlagi določb SZ-1 članom nadzornega odbora ne sme posredovati telefonskih številk etažnih lastnikov in osebnih podatkov stanovalcev, ker ne gre za podatke, brez katerih nadzorni odbor ne bi mogel opravljati svojih nalog po SZ-
- Navedene osebne podatke bi upravnik članom nadzornega odbora lahko posredoval le na podlagi osebne privolitve posameznega etažnega lastnika. To pomeni, da bi moral biti vsak etažni lastnik predhodno seznanjen s konkretnim namenom obdelave osebnih podatkov (npr. z namenom posredovanja) ter naborom osebnih podatkov, ki se bodo obdelovali, privolitev (Informacijski pooblaščenec priporoča pridobitev pisne privolitve) pa mora biti dana prostovoljno. Nadzorni odbor lahko telefonske številke etažnih lastnikov pridobi neposredno od njih (torej na podlagi njihove osebne privolitve), npr. na zboru etažnih lastnikov. Da bo privolitev veljavna, morajo biti etažni lastniki seznanjeni z namenom posredovanja osebnih podatkov in komu bodo osebni podatki na razpolago (samo nadzornemu odboru ali vsem etažnim lastnikom).Družbi, ki skrbi za varovanje določene večstanovanjske stavbe, lahko upravnik posreduje osebne podatke etažnih lastnikov le na podlagi njihovih osebnih privolitev ali na podlagi
- člena ZVOP-1, če bi bila družba za varovanje upravnikov pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov. Pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu in na račun upravljavca osebnih podatkov. Pogodbena obdelava osebnih podatkov je urejena v
- členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz
- člena ZVOP-
- Pogodbeni obdelovalec sme v skladu z drugim odstavkom istega člena opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Medsebojne pravice in obveznosti se uredijo s pogodbo, ki mora biti sklenjena v pisni obliki. Iz pogodbe mora biti med drugim razvidno, katere osebne podatke (ime zbirke in vrste osebnih podatkov) obdeluje pogodbeni obdelovalec in za kakšen namen, v pogodbi pa mora biti tudi jasno in natančno določeno, s kakšnimi konkretnimi postopki in ukrepi mora pogodbeni obdelovalec npr. varovati prostore, kjer se nahajajo nosilci osebnih podatkov, varovati sistemsko programsko in aplikativno programsko opremo, s katero se obdelujejo osebni podatki, preprečevati nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih omrežjih. Vzorec pogodbe za potrebe pogodbene obdelave osebnih podatkov po
- členu ZVOP-1 je objavljen na spletni strani http://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov. Lepo vas pozdravljamo,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenkaPripravila:dr. Monika Benkovič Kraševec,državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026