Posredovanje podatkov o izplačilih honorarjev in stroškov Nadzornemu odboru - IPRS

Posredovanje podatkov o izplačilih honorarjev in stroškov Nadzornemu odboru + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 09.03.2010 Številka: 0712-116/2010/2 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 28. 2. 2010 prejel vaš dopis, v katerem nas sprašujete, ali lahko članu Nadzornega odbora Športnega kluba kot predsednik tega kluba in hkrati predsednik izvršnega odbora posredujete podatke o izplačilih honorarjev in potnih stroškov trenerjem, vaditeljem in ostalim fizičnim osebam v letu 2009. Član NO je zahteval te podatke v elektronski zahtevi, vi pa ste mnenja, da posredovanje teh podatkov tako v elektronski obliki kot s pošto (ali javno na Skupščini) ni dopustno, saj gre za osebne podatke posameznikov. Menite, da posamezniki v takšno obdelavo njihovih osebnih podatkov ne bodo privolili. Navajate pa, da Statut vašega društva vsebuje določbo, da nadzorni odbor spremlja delo izvršnega odbora in drugih organov kluba ter opravlja nadzor nad finančno-materialnim poslovanjem kluba. Člani pa imajo pravico vpogleda v zapisnike, finančne, blagajniške listine. Zanima vas, ali lahko dovolite pregled teh seznamov oz. knjigovodske dokumentacije na sedežu družbe v vaši navzočnosti. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec meni, da člani nadzornega odbora imajo pravico do seznanitve z osebnimi podatki, ki jih obdeluje društvo, v kolikor so ti potrebni za izvrševanje temeljne funkcije nadzornega odbora, ki je nadzor nad finančno-materialnim poslovanjem kluba. Posamezni člani Športnega kluba pa po mnenju Pooblaščenca nimajo pravne podlage za seznanitev z navedenimi podatki, kljub navedbi v statutu društva, razen če pridobijo osebno privolitev posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. Vsak član Športnega kluba pa lahko seveda vpogleda v osebne podatke, ki se nanašajo nanj. O b r a z l o ž i t e v: 1. Splošno Pooblaščenec pojasnjuje, da pravilno sklepate, da so podatki o izplačilih honorarjev in potnih stroškov trenerjem, vaditeljem in ostalim fizičnim osebam osebni podatki, kadar se pojavljajo v kombinaciji z imenom in priimkom oziroma kakšnim drugim identifikatorjem, ki omogoča določljivost posameznika (če bi šlo denimo za plačo predsednika, ki je samo eden, bi zadoščal zgolj njegov naziv). Vprašanje je, kdo in pod kakšnimi pogoji ima pravico do vpogleda oz. fotokopij teh dokumentov. Osebni podatki v zasebnem sektorju, kamor glede na 23. točko 6. člena ZVOP-1 sodijo tudi društva, se lahko v skladu z 10. členom ZVOP-1 obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. 2. odstavek 10. člena pa določa, da se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo tudi osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. 3. odstavek 10. člena pa nadalje določa, da se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 2. Pravica članov kluba do vpogleda v podatke o honorarjih in potnih stroških Pooblaščenec na podlagi navedenih zakonskih podlag pojasnjuje, da člani društva samostojno kot posamezniki ne morejo pridobivati navedenih podatkov, razen če pridobijo izrecno osebno privolitev posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. Določba Statuta društva ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov članom društva; podlaga bi morala biti bodisi v osebni privolitvi bodisi v zakonu. 3. Pravica članov Nadzornega odbora do vpogleda v podatke o honorarjih in potnih stroških Pooblaščenec meni, da imajo člani Nadzornega odbora pravico do vpogleda v osebne podatke posameznih zaposlenih ali pogodbenih sodelavcev, in sicer v podatke, ki jih NO potrebuje za izvrševanje funkcije, ki jo znotraj društva opravlja. Kot navajate, da piše v vašem Statutu, nadzorni odbor spremlja delo izvršnega odbora in drugih organov kluba ter opravlja nadzor nad finančno-materialnim poslovanjem kluba. Kot smo že zapisali, 3. odstavek 10. člena določa, da se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. V vašem primeru je zatorej potrebno preveriti:

1. a)ali je seznanitev članov NO z višino izplačanih avtorskih honorarjev nujno za uresničevanje zakonitih interesov društva in
2. b)ali zakoniti interesi društva, ki narekujejo obdelavo osebnih podatkov, prevladajo nad interesi posameznika. Pooblaščenec meni, da je pogoj iz točke
3. a)izpolnjen, saj je nadzorni organ ustanovljen ravno z namenom preverjanja zakonitosti finančno-materialnega poslovanjem vašega društva. Nadzorni odbor je organ društva, zato se šteje, da gre za enega upravljavca; podlage, ki za dopustnost obdelave osebnih podatkov veljajo za društvo kot celoto, veljajo tudi Nadzorni odbor. Če člani nadzornega odbora ne bi imeli pravice seznaniti se z določenimi finančnimi podatki, ne bi mogli opravljati svoje funkcije in bi bil lahko zato njegov obstoj popolnoma nesmiseln. V praksi, s katero se srečuje Pooblaščenec, se tudi dogaja, da uprava nadzornemu odboru ali svetu kakšne družbe ne želi predložiti podatkov, potrebnih za izvajanje nadzora nad delovanjem uprave, s čimer uprava dejansko blokira svojega "nadzornika" in lahko deluje tudi nezakonito ali v nasprotju z notranjimi pravili delovanja. Zato menimo, da je seznanitev članov NO s podatki o izplačilih avtorskih honorarjev in potnih stroškov nujna za uresničevanje zakonitih interesov društva. Pooblaščenec tudi meni, da je izpolnjen pogoj iz zgoraj navedene točke b). Interes posameznikov (trenerjev, vaditeljev,…) je predvsem v tem, da se varuje njihove osebne podatke in zasebnost, pa tudi, da se jim ob ugotovitvah nadzornega odbora o morebitnih nepravilnostih ne bi skrčil obseg pridobljenih pravic ali česa podobnega. Pooblaščenec pa meni, da je vendarle interes društva, ki se odraža tudi v obveznosti zagotavljanja zakonitosti in ekonomičnosti poslovanja v odnosu do članov društva, močnejši od interesa posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. 4. Način omogočanja seznanitve z zahtevanimi podatki Na kakšen način boste članom NO omogočili seznanitev z zahtevanimi podatki je stvar vaše presoje. Kot predsednik kluba in predsednik njegovega izvršnega odbora ste verjetno (če ne s Statutom, pa po funkciji, če ni določen kdo drug) odgovorna oseba tudi v smislu zagotavljanja ustreznega varstva osebnih podatkov. Sami torej lahko in morate presoditi, kakšen je najprimernejši način za posredovanje osebnih podatkov upravičenim posameznikom – bodisi zgolj vpogled v dokumentacijo pod vašim nadzorstvom, bodisi posredovanje fotokopij ali elektronskih kopij… Pomembno je, da zagotovite vse ustrezne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov (24. člen ZVOP-1), s katerimi se preprečuje slučajna ali namerna nepooblaščena obdelava osebnih podatkov. Pri odločitvi o načinu posredovanja zahtevanih informacij lahko upoštevate tudi dejstvo, da naj bi bili člani NO zaupanja vredni posamezniki (zato so bili verjetno imenovani na to mesto), ki jih prav tako zavezuje obveznost varovanja osebnih podatkov, torej tudi zanje velja zakonska prepoved nepooblaščenega razširjanja osebnih podatkov. V upanju, da smo vam pomagali, vas lepo pozdravljam, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
4. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026