Posredovanje registra članov društva krovni organizaciji, katere član je društvo - IPRS

Posredovanje registra članov društva krovni organizaciji, katere član je društvo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.06.2022 Številka: 07121-1/2022/587 Kategorije: --> Kategorije: Društva, Posredovanje OP med upravljavci, Informiranje posameznika Na podlagi vašega zaprosila v nadaljevanju podajamo mnenje Informacijskega pooblaščenca o tem, kaj bi bila pravilna pravna podlaga za spodaj opisano posredovanje osebnih podatkov članov društva krovni organizaciji na Hrvaškem, katere član je društvo, ter za informacijo glede potrebe po ponovni seznanitvi članov glede posredovanja podatkov krovni organizaciji zaradi volilnih opravil. Kot pojasnjujete, ima vaše društvo italijanske narodne skupnosti člane v Sloveniji, društvo pa je povezano z ostalimi več kot 50 društvi italijanske narodne skupnosti iz Slovenije in Hrvaške in je del krovne organizacije, ki ima glavni sedež na Hrvaškem. Svet te krovne organizacije volijo člani 51 društev vsaka 4 leta, ko so organizirane demokratične volitve za izvolitev skupnih predstavnikov. Kot navajate, zahteva krovna organizacija na Hrvaškem posredovanje registra članov vašega društva (ime, priimek, naslov, datum rojstva itd.), z namenom priprave volilnih imenikov (v volilnem imeniku krovne organizacije so vsi člani 51 društev, ki imajo pravico glasovati po pravilih krovne organizacije). Navajate še, da je navedeno posredovanje osebnih podatkov članov krovni organizaciji na Hrvaškem del dejavnosti, ki so opredeljene v aktih vašega društva, saj društvo brez krovne organizacije ne more delovati tako, kot je bilo mišljeno ob ustanovitvi oz. v povezovanju z drugimi društvi znotraj skupne krovne organizacije. Med drugim navajate, da je v Pravilniku volilnih opravil društva v
3. členu opredeljeno da so člani društva istočasno člani krovne organizacije. Register članov se, kot še opisujete, hrani in obdeluje samo za pripravo volilnih imenikov. Glede na opisano bi v primeru, ki ga opisujete, lahko šlo za obdelavo osebnih podatkov članov društva na podlagi točke b prvega odstavka
4. člena Splošne uredbe, saj so člani društva, kot navajate glede na pravila društva z včlanitvijo hkrati tudi člani krovne organizacije. IP pa o tem v mnenju ne more dokončno presojati. IP dodatno poudarja, da mora biti obdelava osebnih podatkov glede na to ustrezno urejena v internih aktih društva in da morajo biti posamezniki ob včlanitvi oz. ob posredovanju podatkov na ustrezen način (kot tudi v primeru sprememb pravil društva) obveščeni o obdelavi njihovih osebnih podatkov po
5. členu Splošne uredbe. Tako društvo kot krovna organizacija pa morata ustrezno urediti zavarovanje osebnih podatkov ter opredeliti vlogo vsakega od njiju in s tem povezane odgovornosti glede zagotavljanja varstva osebnih podatkov. Prav tako poudarjamo, da je pri obdelavi (npr. posredovanju) treba spoštovati načelo sorazmernosti in za vsak posamičen namen, ki izhaja iz posamezne pravne podlage obdelovati zgolj tiste podatke, ki so za to potrebni in primerni. O b r a z l o ž i t e v: Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) na podlagi
6. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
7. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba),
8. točke prvega odstavka
9. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
10. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) z vidika varstva osebnih podatkov na splošno pojasnjuje, da bi moral vsak upravljavec, torej v konkretnem primeru društvo sam presoditi o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. IP lahko o tem presoja zgolj v inšpekcijskem postopku, v mnenju pa lahko podamo zgolj splošna pojasnila. Kot že sami pravilno ugotavljate, je treba pred vsako obdelavo med drugim opredeliti pravno podlago zanjo, saj je vsaka obdelava osebnih podatkov dopustna zgolj pod pogojem, da obstaja za konkreten namen obdelave pravna podlaga. Prav tako pa morajo biti posamezniki ob zbiranju osebnih podatkov ustrezno obveščeni o obdelavi njihovih osebnih podatkov na podlagi
11. člena Splošne uredbe. Glede pravne podlage je treba poudariti, da je izbira ustrezne pravne podlage odgovornost upravljavca osebnih podatkov in se določi glede na konkretne okoliščine. IP zato ne more v imenu upravljavca izbirati ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru. Za obdelavo osebnih podatkov članov društev najpogosteje pridejo v poštev naslednje pravne podlage: točka (a) člena 6