Posredovanje seznama članov društva za potrebe volitev v organe društva - IPRS

Posredovanje seznama članov društva za potrebe volitev v organe društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 19.07.2021 Številka: 07121-1/2021/1268 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja seznama z imeni in priimki članov društva, ki bi ga, za potrebe volitev v organe društva, po elektronski pošti, posredovali vsem članom društva, skupaj z vabilom na skupščino, z namenom, da se bodo člani lažje odločali za predlaganje članov v organe društva. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Uvodoma pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ob tem opozarjamo, da se točka (
7. f)ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Za obdelavo navedenih osebnih podatkov (ime in priimek člana društva), potrebuje društvo ustrezno pravno podlago. IP je za obdelavo osebnih podatkov v društvih sprejel tolmačenje, da kadar društva izvajajo dejavnosti, ki jih določajo pravila delovanja društva (statut oz. drugi interni akti društva), potem obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi zgoraj citirane točke (
8. b)oziroma točke (
9. f)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. V tem primeru zagotovitev druge pravne podlage ni potrebna. Sicer pa IP poudarja, da je izbira ustrezne pravne podlage naloga upravljavca. IP bi lahko konkreten odgovor na vaše vprašanje podal zgolj v inšpekcijskem postopku, v okviru nezavezujočega mnenja vam pa lahko podamo zgolj splošne usmeritve. Glede na namen zaradi katerega bi posredovali seznam imen in priimkov članov ostalim članom društva (to je volitev v organe društva), ustrezno pravno podlago lahko predstavlja že točka (
10. b)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, torej da je takšna obdelava osebnih podatkov članov društva potrebna za izvajanje pogodbe, za namene za katere je društvo ustanovljeno oziroma dejavnosti, ki so s tem namenom neposredno povezane (volitev v organe društva). Pomembno je, da so te dejavnosti opredeljene v aktih društva in da gre za takšne dejavnosti, brez katerih društvo ne bi moglo delovati. Pri presoji točke (
11. f)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe pa mora upravljavec presoditi presodi, katere zakonite interese zasleduje z objavo navedenega seznama ter opravi tehtanje, ali nad zakonitimi interesi upravljavca morda prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Po mnenju IP bi bilo lahko pošiljanje takšnega seznama za namene volitev v organe društva zakonito, če je skladno z zgoraj navedenim glede na organizacijo dela društva in interne akte društva, sam Zakon o društvih namreč posredovanja takšnega seznama ne predvideva. Več o tem si lahko preberete v smernicah Društva in varstvo osebnih podatkov, ki so dosegljive na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/dru%C5%A1tva-in-varstvo-osebnih-podatkov (npr. stran 6 in 7). Opozorimo naj, da mora društvo tako pri izvajanju svojih nalog, kakor tudi pri snovanju svojih internih pravil, zagotoviti spoštovanje pravil in načel varstva osebnih podatkov (slednja so določena v 5. členu Splošne uredbe). Osebni podatki morajo biti obdelano zakonito, pošteno in na pregleden način (načelo zakonitosti, poštenosti in preglednosti), zbrani morajo biti za določene, izrecne in zakonite namene, ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni (načelo omejitve namena). Prav tako se smejo obdelovati zgolj tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za dosego določenega cilja (načelo najmanjšega obsega podatkov). Temu je v vašem primeru, po presoji IP, zadoščeno z obdelavo zgolj imena in priimka člana društva. V zvezi s pošiljanjem navedenega seznama članom društva po elektronski pošti pa IP dodaja, da je osebne podatke pa je treba s tehnično-organizacijskimi ukrepi tudi primerno zavarovati pred nepooblaščeno seznanitvijo z osebnimi podatki s strani tretjih oseb. Z osebnimi podatki se lahko seznanijo tisti, ki to potrebujejo za izvajanje svojih nalog. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si. V upanju, da smo vam z našim mnenjem pomagali, vas lepo pozdravljamo. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav., svetovalka IP To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
12. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026