Posredovnaje najemnih pogodb upravniku - IPRS

Posredovnaje najemnih pogodb upravniku + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 19.03.2015 Številka: 0712-1/2015/813 Kategorije:Stanovanjsko in nepremičninsko pravo --> Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste se obrnili z vprašanjem, če smete upravniku večstanovanjske stavbe posredovati podjemne pogodbe vaših podnajemnikov. Navajate, da Društvo gluhih in naglušnih Ljubljana (v nadaljevanju društvo) nastopa kot najemnik prostorov v lasti Javnega stanovanjskega sklada Mestne občine Ljubljana, ki jih naprej oddaja svojim podnajemnikom. Na podlagi posredovanega dopisa ugotavljamo, da je upravnik zahteval od društva podatke o številu najemnikov na podlagi
3. člena Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/09, 87/11 in 85/13; v nadaljevanju Pravilnik), ker naj bi prejel prijavo, da v stanovanjskih enotah, ki jih Društvo oddaja v najem, prebiva več oseb, kot jih ima upravnik zabeleženih v svoji evidenci. Glede na število uporabnikov v bivalni enoti se zaračunava višina nekaterih stroškov. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Obdelava osebnih podatkov je v zasebnem sektorju dopustna na podlagi zakona oziroma na podlagi osebne privolitve. IP pojasnjuje, da iz postopka in obveznosti sporočanja števila uporabnikov storitev upravnika večstanovanjskih stavb, kot ga določa
7. člen Pravilnika, ne izhaja podlaga, ki bi omogočala zakonito obdelavo osebnih podatkov uporabnikov upravnikovih storitev. Navedeno pomeni, da lahko upravniku posredujete zgolj podatke o številu oseb v posamezni enoti, podjemne pogodbe in primopredajni zapisnik pa le v primeru, če boste predhodno pridobili osebno privolitev uporabnikov stanovanj. Posredovanje podjemnih pogodb in primopredajnih zapisnikov je z vidika določb ZVOP-1 dopustno tudi na način, da omenjene dokumente posredujete v anonimizirani obliki. Obrazložitev:Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
8. členu ZVOP-
9. Ta v
10. odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika,
11. odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika, pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
12. členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju navaja
13. člen ZVOP-
14. Po določbi prvega odstavka
15. člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V primeru, ko obdelava oz. pridobivanje določenih osebnih podatkov ni določena v področnem zakonu in ko upravljavec osebnih podatkov za pridobivanje določenih osebnih podatkov ne razpolaga z osebno privolitvijo posameznika, lahko upravljavec osebnih podatkov s področja zasebnega sektorja določene osebne podatke posreduje ali pridobiva tudi na podlagi drugega ali tretjega odstavka
16. člena ZVOP-1, saj se drugi in tretji odstavek
17. člena ZVOP-1 štejeta kot neposredna zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov.Po določbi
18. odstavka
19. člen ZVOP-1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Po določbi
20. odstavka
21. člen ZVOP-1 pa se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ker je Društvo gluhih in naglušnih Ljubljana pravna oseba zasebnega prava, se zanj uporablja ureditev po ZVOP-1, ki velja za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju in mora za razkritje osebnih podatkov svojih podnajemnikov upravniku bodisi imeti zakonsko podlago (kot neposredna zakonska podlaga se štejeta tudi
22. in
23. odstavek
24. člena ZVOP-1), bodisi osebno privolitev uporabnikov.Glede na zgoraj opisano dejansko stanje pojasnjujemo, da
25. odstavek
26. člena Pravilnika določa, da morajo za vzpostavitev evidence, potrebne za delitev stroškov po številu uporabnikov posamezne enote, lastniki ali najemniki upravniku sporočiti število oseb, ki posamezno enoto uporabljajo. Obrazec za sporočanje števila uporabnikov, ki je kot Priloga 1 sestavni del tega pravilnika, posreduje lastnikom ali najemnikom upravnik. Ugotavljamo, da je upravnik zahteval od Društva, da mu na navedenem obrazcu posreduje število uporabnikov v stanovanju, ki ga oddaja v podnajem.
27. odstavek
28. člena Pravilnika pa določa, da če lastniki ali najemniki upravniku ne sporočijo števila uporabnikov oziroma povečanja števila uporabnikov posamezne enote pravočasno ali mu števila sploh ne sporočijo, upravnik upošteva, kot da to posamezno enoto uporablja dvakrat toliko oseb, kot se šteje za primerno skladno s
29. členom Pravilnika o dodeljevanju neprofitnih stanovanj v najem (Uradni list RS, št. 14/04, 34/04 in 62/06), pri čemer se upošteva površina stanovanja brez plačila lastne udeležbe in varščine.Glede na navedeno IP ugotavlja, da je skladno s Pravilnikom lastnik ali najemnik (v vašem primeru vi oziroma vaš podnajemnik), dolžan sporočiti upravniku število oseb, ki dejansko prebiva v posameznem stanovanju. Način dokazovanja določa
30. odstavek
31. člena Pravilnika, ki pravi, da se za verodostojnost podatka jamči s podpisom. V nadaljevanju v istem odstavku Pravilnik določa, da v primeru spremembe uporabnik priloži tudi ustrezne dokazne listine, kot na primer potrdilo o odjavi stalnega bivališča ali spremembi bivališča, dokazilo o daljši odsotnosti zaradi službenih, šolskih ali študijskih obveznosti, zdravljenja, izpisek iz rojstne matične knjige ali druga ustrezna dokazila.IP pojasnjuje, da pravilnik določa možne oblike dokazovanja, kjer izrecno veli, da lahko le uporabnik priloži tudi ustrezne dokazne listine. Na ta način Pravilnik ne širi podlage za obdelavo osebnih podatkov na druge osebe, kot na primer upravnika, lastnika ali najemnika, ki oddaja stanovanje naprej v podnajem. Tudi upravnik nima pravice pridobiti dokazov iz katerih izhajajo osebni podatki, če mu jih uporabnik po svoji volji ne prepusti. Upravnik ima sicer možnost, če omenjenih podatkov od najemnika ne prejme, da ravna v skladu
32. odstavkom
33. člena pravilnika in po predpisanem ključu izračuna višino stroškov, vendar pa navedena podlaga zgolj postavlja možnost kaznovanja uporabnika, kar naj bi ga prisililo, da dokaže število uporabnikov stanovanja, nikakor pa ne opredeljuje zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov preko meja osebne privolitve.Glede na zgoraj citirane določbe pravilnika IP ugotavlja, da se v obravnavanem primeru določbe
34. in
35. odstavka
36. člena ZVOP-1 ne morejo šteti kot neposredna zakonska podlaga za posredovanje osebnih podatkov upravniku. Zaradi tega se v opisanem primeru kot edina zakonita možnost za obdelavo osebnih podatkov (torej razkritje podjemnih pogodb in primopredajnega zapisnika) lahko šteje le osebna privolitev dejanskih uporabnikov (vaših podnajemnikov). Iz istega razloga pa bi tudi Društvo, če bi se odločilo posredovanje zahtevanih dokumentov kršilo ZVOP-1 in neupravičeno obdelovalo osebne podatke svojih uporabnikov.Možnost, ki jo imate na voljo za morebitno dokazovanje števila uporabnikov posamezne bivalne enote, je z vidika določb ZVOP-1 tudi ta, da upravniku podjemne pogodbe in primopredajne zapisnike posredujete v anonimizirani obliki, to je na način, da bo iz navedenih dokumentov razvidno zgolj število uporabnikov, ne pa tudi osebni podatki, ki jih ti dokumenti vsebujejo. S spoštovanjem,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026