Povezljivost z E-CRP za potrebe vrtcev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 01.12.2010 Številka: 0712-543/2010/ Kategorije: --> Kategorije: Informacijski Pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vašo zgoraj navedeno prošnjo, v kateri Pooblaščenca naprošate za mnenje glede povezljivosti ali prenosa podatkov iz Centralnega registra prebivalstva (v nadaljevanju: CRP) za potrebe izračuna višine plačila vrtca oziroma vnosa osebnih podatkov, pridobljenih iz CRP, v aplikacijo e-vrtci. Navajate še, da je Mestna občina Velenje na podlagi
- člena Zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/2005- UPB2, s spremembami in dopolnitvami; ZVrt) za zbiranje podatkov in vodenje evidenc socialnega položaja družin pooblastila Vrtec Velenje. Za uporabo hkom-a in aplikacije e-vrtci sta zaposleni v Vrtcu Velenje že prejeli tudi potrdilo RSA Secure ID geselnika od Ministrstva za javno upravo. Do sedaj sta zaposleni v vrtcu uporabljali za delo Saop program. Aplikacija e-vrtci (podjetja 3Port), ki ste jo pričeli uporabljati v vrtcu, pa zahteva uvoz podatkov iz CRP. V navedeni program morate sedaj vnesti podatke za 5000 posameznikov, in sicer njihova imena in priimke, naslove stalnega prebivališča, EMŠO in davčne številke. Ob tem navajate, da bi morali vse te podatke vnašati ročno in da bi to zahtevalo ogromno časa ter da bi se zato lahko zgodilo, da odločbe ne bi bile izdane v zakonitem roku, do konca meseca januarja
- Ker avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) in
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec pojasnjuje, da vrtec Velenje za neposreden prenos osebnih podatkov cca 5000 posameznikov iz CRP zaradi lažjega začetka dela z novo aplikacijo nima pravne podlage. Občina oziroma organ, ki odloča v postopku sprejema otrok v vrtec oziroma odloča o znižanem plačilu vrtca, lahko pridobiva osebne podatke posameznikov po uradni dolžnosti v okviru odprtega upravnega postopka in za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja – izpolnjevanja pogojev za vpis oziroma določanja višine plačila. Izven konkretnega postopka ne občina ne drug organ ni upravičen do osebnih podatkov v vrtec vpisanih otrok in njihovih staršev. V opisanem primeru potrebo po prevzemanju osebnih podatkov iz CRP utemeljujete s pospešitvijo dela zaradi prehoda na novo aplikacijo, ki naj bi »zahtevala« prevzem osebnih podatkov iz CRP, hkrati pa očitno ne omogoča povezave s staro aplikacijo, po kateri bi lahko prenesli podatke, ki ste jih za opisane potrebe (vpis v vrtec, odločanje o znižanem plačilu vrtca) že pridobili in nadalje obdelovali. Takšne – tehnične ovire, morajo biti rešljive na nivoju tehnike in ne opravičujejo pridobitve osebnih podatkov zgolj zaradi poenostavitev dela, ki je postalo naporno zaradi pomanjkljivosti v načrtovanju prehoda na novo aplikacijo. Pooblaščenec še dodaja, da ne občina ne vrtec nista upravičena zbirati in nadalje obdelovati dveh enoličnih identifikatorjev posameznika; EMŠO in davčne številke. ZVrt v evidencah, ki se vodijo v skladu z njegovimi določbami, dopušča le obdelavo EMŠO. Zbiranje in nadaljnja obdelava davčnih številk je nedopustna in predstavlja kršitev določb ZVOP-
- O b r a z l o ž i t e v: ZVOP-1 v prvem odstavku
- člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem in zasebnem sektorju so podrobneje razdelane v
- oz.
- členu ZVOP-
- Skladno z določbami
- a člena ZLS lahko občina pridobiva in nadalje obdeluje osebne podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti. Občina lahko pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov prebivališča, rojstni podatki, podatki o nepremičninah in osebnih vozilih in drugi podatki v skladu z zakonom. Občina pridobiva osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca Centralnega registra prebivalstva (v nadaljevanju CRP), matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti. Zahteva občine mora biti v pisni ali drugi z zakonom ali predpisom vlade določeni obliki. Občina lahko, zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam. V vašem primeru Pooblaščenec razume, da ste za obravnavo in odločanje o vlogah za znižano plačilo vrtca pooblastili vrtec. V
- členu Zakona o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/06-UPB1; v nadaljevanju ZCRP) je določeno, da upravljavec CRP lahko posreduje podatke iz CRP za vzpostavitev oziroma za vodenje in vzdrževanje registrov in uradnih evidenc državnim organom in drugim uporabnikom, za izvrševanje njihovih, z zakonom določenih nalog. Pooblaščenec pojasnjuje, da organ, ki odloča na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06-UPB2 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUP), za kar je občina pooblastila vrtec pri odločanju o vlogah za zmanjšanje plačila vrtca, lahko na podlagi
- člena ZUP med konkretnim postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe. Uradna oseba lahko torej, skladno s
- členom ZUP: • odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve; • si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila; • pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Organ je, če uradne evidence ne vodi sam, dolžan od pristojnega organa zahtevati podatke takoj oziroma, najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge; zaprošeni organ je dolžan te podatke brezplačno posredovati. Na podlagi 34.a člena ZUP pa so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve. V opisanem primeru potrebo po prevzemanju osebnih podatkov iz CRP utemeljujete s pospešitvijo dela zaradi prehoda na novo aplikacijo, ki naj bi »zahtevala« prevzem osebnih podatkov iz CRP, hkrati pa očitno ne omogoča povezave s staro aplikacijo, po kateri bi lahko prenesli podatke, ki ste jih za opisane potrebe (vpis v vrtec, odločanje o znižanem plačilu vrtca) že pridobili in nadalje obdelovali. Takšne – tehnične ovire, morajo biti rešljive na nivoju tehnike in ne opravičujejo pridobitve osebnih podatkov zgolj zaradi poenostavitev dela, ki je postalo naporno zaradi pomanjkljivosti v načrtovanju prehoda na novo aplikacijo. Za potrebe kot ste jih opisali v dopisu ne občina ne vrtec nista upravičena pridobiti osebnih podatkov 5000 posameznikov iz CRP. Pooblaščenec še dodaja, da ne občina ne vrtec nista upravičena zbirati in nadalje obdelovati dveh enoličnih identifikatorjev posameznika; EMŠO in davčne številke. ZVrt v evidencah, ki se vodijo v skladu z njegovimi določbami, dopušča le obdelavo EMŠO. Zbiranje in nadaljnja obdelava davčnih številk je nedopustna in predstavlja kršitev določb ZVOP-
- O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026