← Slovenija

Povezovanje in pridobivanje osebnih podatkov iz kazenske evidence - IPRS

Povezovanje in pridobivanje osebnih podatkov iz kazenske evidence + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.11.2008 Številka: 0712-752/2008/2 Kategorije:Posredovanje OP med upravljavci --> Kategorije: Posredovanje OP med upravljavci Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše zgoraj navedeno zaprosilo, v katerem navajate, da ste na Generalnem uradu pri preučevanju zadnje novele Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 76/08; v nadaljevanju ZIKS-1C), pri pripravi katere niste imeli možnosti sodelovati, naleteli še na nekatere nejasnosti glede posredovanja in varstva osebnih podatkov. Kot navajate, ZIKS-1C v
  3. členu določa, da se Upravi Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij skladno z naštetimi zakoni omogoči neposredni elektronski dostop, med drugim tudi do evidenc prekrškov in kazenske evidence. Podobno pa se številnim drugim organom omogoči neposredni elektronski dostop do določenih podatkov iz centralne evidence uprave za izvrševanje kazenskih sankcij. Dostop do podatkov je na enak način omogočen tudi osebi (zaprtim osebam), na katere se podatki nanašajo. V zvezi s to določbo se vam postavlja vprašanje:
  4. Ali v konkretnem primeru gre za prepovedano povezovanje po
  5. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov z drugimi zbirkami osebnih podatkov, saj se v tem členu omenja, da je povezovanje zbirk osebnih podatkov iz kazenske evidence in prekrškovne evidence prepovedano (tudi podatki v centralni evidenci uprave se štejejo za občutljive podatke)?
  6. Ali je v smislu
  7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov, če gre za povezovanje podatkov centralne zbirke podatkov uprave z drugimi zbirkami podatkov, za povezovanje v konkretnem primeru treba pridobiti dovoljenje državnega nadzornega organa? V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega stanja ter na podlagi
  8. točke prvega odstavka
  9. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) in
  10. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi zgoraj navedenimi vprašanji.
  11. V zvezi z omogočanjem neposrednega elektronskega dostopa do osebnih podatkov, ki se vodijo v posameznih zbirkah osebnih podatkov, je potrebno ločiti med posredovanjem osebnih podatkov ter med povezovanjem zbirk osebnih podatkov. Bistveni element razlikovanja med posredovanjem osebnih podatkov iz
  12. člena ZVOP-1-UPB1 ter med povezovanjem zbirk osebnih podatkov iz
  13. poglavja VI. dela ZVOP-1-UPB1 je ta, da mora pooblaščena oseba v primerih posredovanja oz. pridobivanja podatkov s pomočjo neposrednega elektronskega dostopa vstopiti v vsako zbirko posebej ter pridobljenih podatkov za tem ne more neposredno vključiti v drugo zbirko osebnih podatkov, medtem ko v primeru povezovanja zbirk osebnih podatkov vstopi le v eno zbirko, sistem pa ji ob tem omogoči pridobitev določenih osebnih podatkov tudi iz vseh povezanih zbirk ter neposredno vključitev tako pridobljenih osebnih podatkov v drugo zbirko osebnih podatkov.
  14. ZVOP-1-UPB1 v
  15. členu izrecno prepoveduje povezovanje kazenske evidence ter prekrškovnih evidenc z drugimi zbirkami osebnih podatkov. Zaradi takšne prepovedi se centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora ne sme povezati z evidencami prekrškov, s kazensko evidenco ter z vpisnikom prekrškovnih zadev na sodiščih. Sistem, ki bo Upravi Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij omogočal dostop do prej navedenih evidenc, bo moral biti zato izveden tako, da bo pooblaščena oseba osebne podatke iz prej navedenih evidenc pridobivala na ta način, da se bo morala prek posebnega spletnega servisa, s pomočjo digitalnega potrdila, prijaviti v vsako zbirko posebej ter za tem tako dobljenih podatkov ne bo mogla neposredno prenesti v drugo zbirko. Na enak način bo moral biti urejen tudi dostop do centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora s strani drugih uporabnikov, pri čemer bo morala strojna, sistemska in aplikativno programska oprema zagotoviti, da bodo tem uporabnikom dostopni le podatki, ki jih taksativno določa novi četrti odstavek
  16. člena ZIKS-
  18. Pooblaščenec, v zvezi z neposrednim elektronskim dostopom oziroma pridobivanjem osebnih podatkov iz evidenc prekrškov, kazenske evidence, pravdnega vpisnika, kazenskega vpisnika, vpisnika prekrškovnih zadev na sodiščih ter vpisnikov na državnih tožilstvih, opozarja še na določbe
  19. člena ZVOP-1-UPB1, ki pri pridobivanju osebnih podatkov iz prej navedenih zbirk prepoveduje uporabo istega povezovalnega znaka na način, da se za pridobitev osebnega podatka uporabi samo ta znak. Navedeno pomeni, da bo morala biti aplikacija izvedena tako, da bo morala pooblaščena oseba pri pridobivanju osebnih podatkov iz prej navedenih zbirk poleg npr. enotne matične številke občana (EMŠO) obvezno uporabiti oz. vnesti še nek drug osebni podatek, npr. osebno ime. Izjema je dopustna le v primerih in pod pogoji iz drugega odstavka
  20. člena ZVOP-1-UPB
  22. V kolikor bo Uprava Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij svojo centralno evidenco o osebah na prestajanju kazni zapora želela povezati s katerokoli drugo evidenco, bo morala pred izvedbo povezave pridobiti odločbo oz. dovoljenje Pooblaščenca. Če bo Pooblaščenec v postopku ugotovil, da za povezavo zbirk osebnih podatkov ni ustrezne pravne podlage ali da upravljavci osebnih podatkov niso zagotovili ustreznega zavarovanja osebnih podatkov, bo zahtevo zavrnil. V kolikor se bo pooblaščenim delavcem Uprave Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij omogočil zgolj neposredni elektronski dostop do posameznih evidenc (npr. z uporabo posebne spletne storitve ter z uporabo digitalnega potrdila), predhodno dovoljenje Pooblaščenca ni potrebno, kar velja tudi glede dostopa do centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora s strani drugih organov oz. uporabnikov. V zvezi z neposrednim elektronskim dostopom do osebnih podatkov v posamezni zbirki osebnih podatkov Pooblaščenec še opozarja, da bo morala strojna, sistemska in aplikativno programska oprema zagotoviti, da bo dostop do podatkov v mejah pooblastil posameznega uporabnika ter popolno sledljivost obdelave osebnih podatkov, kar pomeni, da bo morala biti zagotovljena možnost naknadnega ugotavljanja, katere pooblaščene osebe (zaposleni) so v določenem času vpogledovale oz. pridobivale osebne podatke določenega posameznika. O b r a z l o ž i t e v: Ker povezava zbirk osebnih podatkov vodi do združevanja in pridobivanja osebnih podatkov iz zbirk, ki se praviloma vodijo za različne namene, povezovanje zbirk osebnih podatkov upravičeno zahteva posebno varstvo. Zaradi tega je povezovanje zbirk osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig posebej urejeno v 84.,
  23. in
  24. členu
  25. poglavja VI. dela ZVOP-1-UPB
  26. Povezovanje zbirk osebnih podatkov je potrebno ločiti od posredovanja osebnih podatkov drugim uporabnikom. Izraz »posredovanje osebnih podatkov« je definiran v
  27. točki
  28. člena ZVOP-1-UPB1 in pomeni posredovanje ali razkrivanje osebnih podatkov. Izraz »povezovanje zbirk osebnih podatkov« v ZVOP-1-UPB1 ni definiran, zaradi česar je Pooblaščenec pripravil podrobnejše pojasnilo glede termina povezovanje v kontekstu
  29. poglavja VI. dela ZVOP-1-UPB
  30. Navedeno pojasnilo je objavljeno na spletnih straneh Pooblaščenca, na naslovu: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/register-zbirk/povezava-zbirk-osebnih-podatkov/. Zbirke osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig je skladno z določbami prvega odstavka
  31. člena ZVOP-1-UPB1 dovoljeno povezovati, če tako določa zakon. Citirana določba predstavlja prvi pogoj, ki mora biti izpolnjen za povezavo zbirk osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig. Pogoj iz prvega odstavka
  32. člena ZVOP-1-UPB1 je izpolnjen, če je povezava določenih zbirk osebnih podatkov določena v katerem od področnih zakonov. Ob izpolnjenem pogoju iz prvega odstavka
  33. člena ZVOP-1-UPB1 je povezava zbirk osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig dopustna, če je dodatno izpolnjen še pogoj iz drugega ali tretjega odstavka tega člena. Drugi odstavek
  34. člena ZVOP-1-UPB1 določa, da so upravljavci ali upravljavec osebnih podatkov, ki povezuje dve ali več zbirk osebnih podatkov, ki se vodijo za različne namene, dolžni o tem predhodno pisno obvestiti državni nadzorni organ (Pooblaščenca). Po tej določbi mora upravljavec, četudi ima za povezovanje podlago v zakonu, o povezovanju pisno obvestiti Pooblaščenca, še preden je povezava vzpostavljena. Naknadno obvestilo tej določbi ne zadosti. Namen predhodnega obveščanja je mogoče najti v tem, da lahko Pooblaščenec še pred vzpostavitvijo povezave poda predhodno neobvezno mnenje, da je nameravana povezava z vidika varstva osebnih podatkov neprimerna ali celo nezakonita, če zanjo ni eksplicitne pravne podlage v zakonu, kot to določa prvi odstavek
  35. člena ZVOP-1-UPB
  36. Tako Pooblaščenec dobi aktivno vlogo tudi pri povezovanju zbirk osebnih podatkov, za katere ni treba njegovo izrecno dovoljenje, kot ga določa naslednji odstavek. Predhodno obvestilo o povezovanju zbirk osebnih podatkov, kot ga določa drugi odstavek
  37. člena ZVOP-1-UPB1, pride v poštev le v tistih primerih, ko zbirke, ki se povezujejo, ne vsebujejo občutljivih osebnih podatkov ter v primerih, ko za izvedbo povezovanja ni potrebna uporaba istega povezovalnega znaka. Takšni primeri so v praksi redki, saj se povezava med zbirkami osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig praviloma izvede z uporabo istega povezovalnega znaka, npr. EMŠO, davčne številke ali številke zdravstvenega zavarovanja. V tretjem odstavku
  38. člena ZVOP-1-UPB1 je določeno, da če vsaj ena zbirka osebnih podatkov, ki naj bi se jo povezalo, vsebuje občutljive podatke, ali če bi povezovanje imelo za posledico razkritje občutljivih podatkov ali je za izvedbo povezovanja potrebna uporaba istega povezovalnega znaka, povezovanje ni dovoljeno brez predhodnega dovoljenja državnega nadzornega organa. Dolžnost pridobitve predhodnega dovoljenja se torej nanaša na primere, ko vsaj ena zbirka vsebuje občutljive osebne podatke, ko bi povezovanje privedlo do razkritja občutljivih osebnih podatkov ter na primere, ko je za izvedbo povezovanja potrebna uporaba istega povezovalnega znaka. Isti povezovalni znaki so po
  39. točki
  40. člena ZVOP-1-UPB1 osebna identifikacijska številka in druge z zakonom opredeljene enolične identifikacijske številke posameznika, z uporabo katerih je mogoče zbirati oziroma priklicati osebne podatke iz tistih zbirk osebnih podatkov, v katerih so obdelovani tudi isti povezovalni znaki. Med najbolj tipične iste povezovalne znake sodijo EMŠO, davčna številka in številka zdravstvenega zavarovanja. Četrti odstavek
  41. člena ZVOP-1-UPB1 določa, da državni nadzorni organ dovoli povezavo iz prejšnjega odstavka na podlagi pisne vloge upravljavca osebnih podatkov, če ugotovi, da upravljavci osebnih podatkov zagotavljajo ustrezno zavarovanje osebnih podatkov. Pooblaščenec dovoli povezavo zbirk osebnih podatkov v primeru, ko ugotovi, da upravljavci osebnih podatkov zagotavljajo ustrezno zavarovanje osebnih podatkov. Pooblaščenec mora v postopku za izdajo dovoljenja za povezavo zbirk osebnih podatkov preveriti ustreznost zavarovanja osebnih podatkov pri vseh tistih upravljavcih osebnih podatkov, katerih zbirke naj bi se povezovale. Ustreznost zavarovanja osebnih podatkov se preverja z vidika določb
  42. in
  43. člena ZVOP-1-UPB1, v primeru povezovanja zbirk z občutljivimi osebnimi podatki, pa tudi z vidika določb
  44. člena ZVOP-1-UPB
  45. Poleg tega mora Pooblaščenec, glede na določbe prvega odstavka
  46. člena ZVOP-1, pri izdaji dovoljenja za nameravano povezovanje zbirk osebnih podatkov, narediti tudi vsebinski preizkus o tem, ali za nameravano posredovanje osebnih podatkov obstaja ustrezna zakonska podlaga, saj brez obstoja ustrezne pravne podlage, povezava zbirk osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig sploh ni dopustna. Iz navedenega izhaja, da je potrebno v vlogi za izdajo dovoljenja za povezavo zbirk osebnih podatkov navesti predvsem: nazive zbirk osebnih podatkov, ki se bodo povezovale, naziv in sedež upravljavca posamezne zbirke, vrste osebnih podatkov, ki se nahajajo v posamezni zbirki, razlog za izdajo odločbe, opis zavarovanja osebnih podatkov, namen nameravanega povezovanja, pravno podlago za povezovanje, opis uporabljene informacijsko komunikacijske tehnologije ter predvideni čas povezave. K vlogi je potrebno priložiti tudi kopije notranjih aktov, v katerih imajo upravljavci osebnih podatkov določene postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Iz navedenega izhaja, da morajo upravljavci osebnih podatkov predhodno definirati informacijsko komunikacijske tehnologije, ki bodo uporabljene za nameravano povezovanje. Obrazec vloge za izdajo dovoljenja za povezavo zbirk osebnih podatkov je na voljo na spletnih straneh Pooblaščenca, v rubriki »Obrazci«, na naslovu: http://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/Zahtevek_za_odlocbo_povezljivost-1.doc V
  47. členu ZVOP-1-UPB1 je določena izrecna prepoved povezave zbirk osebnih podatkov iz kazenske evidence in prekrškovnih evidenc z drugimi zbirkami osebnih podatkov ter izrecna prepoved povezovanja zbirk osebnih podatkov iz kazenske evidence in prekrškovniih evidenc. Zaradi takšne izrecne prepovedi se centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora ne sme povezati z evidencami prekrškov, s kazensko evidenco ter z vpisnikom prekrškovnih zadev na sodiščih, lahko pa se bi se jo, ob pridobitvi predhodnega dovoljenja Pooblaščenca, povezalo z drugimi zbirkami iz
  48. člena ZIKS-1, pri čemer bo moral Pooblaščenec, po prejemu takšnega zahtevka oz. vloge, v postopku proučiti pravno podlago za vsako predvideno posamezno povezavo posebej. Kljub temu, da povezava centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora z evidencami prekrškov, s kazensko evidenco ter z vpisnikom prekrškovnih zadev na sodiščih po določbah
  49. člena ZVOP-1-UPB1 ni dopustna, pa se lahko Upravi Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij omogoči neposredni elektronski dostop do prej navedenih evidenc. Neposredni elektronski dostop do podatkov v posamezni zbirki namreč lahko pomeni zgolj posredovanje osebnih podatkov, ki pa ga je dopustno izvesti na ta način, da mora pooblaščena oseba pri pridobivanju osebnih podatkov s pomočjo neposrednega elektronskega dostopa vstopiti v vsako zbirko osebnih podatkov posebej ter da tako pridobljenih podatkov za tem ne more neposredno vključiti v drugo zbirko osebnih podatkov. Takšen neposreden elektronski dostop se praviloma izvede s postavitvijo posebnega spletnega servisa ter z uporabo digitalnega potrdila, pri čemer je potrebno v primeru pridobivanja občutljivih osebnih podatkov (
  50. točka
  51. člena ZVOP-1-UPB1) zagotoviti, da so podatki med prenosom preko telekomunikacijskih omrežij zavarovani s kriptografskimi metodami in elektronskim podpisom tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oz. nerazpoznavnost med prenosom. Ker gre v takšnih primerih za posredovanje osebnih podatkov drugim pravnim ali fizičnim osebam, mora upravljavec osebnih podatkov, po določbah tretjega odstavka
  52. člena ZVOP-1-UPB1, zagotoviti, da je mogoče za vsako takšno posredovanje osebnih podatkov pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni pravni podlagi, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov. Pooblaščenec v zvezi s tem opozarja, da mora strojna, sistemska in aplikativno programska oprema zagotoviti, da bo dostop do podatkov v mejah pooblastil posameznega uporabnika osebnih podatkov (drugi odstavek
  53. člena ZVOP-1-UPB1) ter popolno sledljivost obdelave osebnih podatkov, kar pomeni, da mora biti zagotovljena možnost naknadnega ugotavljanja, katere osebe (zaposleni pri uporabniku) so v določenem času vpogledovale oz. pridobivale osebne podatke določenega posameznika. Takšna popolna sledljivost obdelave osebnih podatkov se praviloma zagotovi v okviru varnostne sheme uporabnika osebnih podatkov, lahko pa tudi v okviru varnostne sheme upravljavca osebnih podatkov, kateremu uporabnik osebnih podatkov, v takšnem primeru s pogodbo iz
  54. člena ZVOP-1-UPB1, poveri dodeljevanje pravic končnim uporabnikom (zaposleni pri uporabniku) ter evidentiranje dostopov končnih uporabnikov do osebnih podatkov. Na zgoraj opisan način bo moral biti urejen tudi dostop do centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora s strani drugih uporabnikov, pri čemer bo moral sistem zagotoviti, da bodo tem drugim uporabnikom dostopni le podatki, ki jih taksativno določa novi četrti odstavek
  55. člena ZIKS-
  56. V novem četrtem odstavku
  57. člena ZIKS-1 je namreč določeno, da je osebam, ki so pooblaščene za nadzor nad delom zavodov, sodišču, državnemu tožilstvu ter policiji glede kazenskega postopka, ki teče zoper obsojeno osebo, za izvajanje njihovih nalog in pooblastil, povezanih s pregonom storilcev kaznivih dejanj ter z vodenjem kazenskega postopka, o osebah na prestajanju kazni zapora, dopusten neposredni elektronski dostop do naslednjih podatkov iz centralne evidence: ime in priimek, EMŠO, rojstni podatki, stalno ali začasno prebivališče, državljanstvo, zavod, kraj prestajanja kazni, izrek, nastop in iztek kazni oziroma predviden odpust. V zvezi z neposrednim elektronskim dostopom oziroma pridobivanjem osebnih podatkov iz evidenc prekrškov, kazenske evidence, pravdnega vpisnika, kazenskega vpisnika, vpisnika prekrškovnih zadev na sodiščih ter vpisnikov na državnih tožilstvih, je potrebno opozoriti še na določbe prvega odstavka
  58. člena ZVOP-1-UPB1, ki pri pridobivanju osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov s področja zdravstva, policije, obveščevalno varnostne dejavnosti države, obrambe države, sodstva in državnega tožilstva ter kazenske evidence in prekrškovnih evidenc, izrecno prepoveduje uporabo istega povezovalnega znaka na način, da se za pridobitev osebnega podatka uporabi le ta znak. Navedeno pomeni, da mora biti aplikacija izvedena tako, da pooblaščena oseba pri pridobivanju osebnih podatkov, iz prej navedenih zbirk, poleg npr. vnosa istega povezovalnega znaka, (npr. EMŠO) obvezno uporabi še nek drug osebni podatek, npr. osebno ime. Izjema je dopustna le v primerih in pod pogoji iz drugega odstavka
  59. člena ZVOP-1-UPB1, to je v primeru, če je to edini podatek v konkretni zadevi, ki lahko omogoči, da se odkrije ali preganja kaznivo dejanje po uradni dolžnosti, da se zavaruje življenje ali telo posameznika ali da se zagotovi izvajanje nalog obveščevalnih in varnostnih organov. O takšnem načinu pridobivanja je potrebno brez odlašanja napraviti uradni zaznamek ali drug pisni dopis. V kolikor se bo pooblaščenim delavcem Uprave Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij omogočil zgolj neposredni elektronski dostop do posameznih evidenc (npr. z uporabo posebne spletne storitve ter uporabo digitalnega potrdila), predhodno dovoljenje Pooblaščenca ni potrebno, kar seveda velja tudi glede dostopa do centralne evidence o osebah na prestajanju kazni zapora s strani drugih organov oz. uporabnikov. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.