Pravica do kopij podpisnih list + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.12.2021 Številka: 07121-1/2021/2480 Kategorije: --> Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je upravnik večstanovanjske zgradbe organiziral pisno glasovanje in etažne lastnike obvestil, da je bil predlagani sklep sprejet z 79 % glasov glede na lastniške deleže. Kot etažni lastnik ste želeli preveriti pravilnost in ste zaprosili upravnika za izvod tabele, v kateri je sešteval glasove in v kateri so navedeni lastniki, njihov delež ter glasovanje (za ali proti) ter za kopije glasovalnih list. Upravnik je to zavrnil z obrazložitvijo, da podatkov ne sme posredovati in da si podpisne liste lahko ogledate v njegovih prostorih, kar pa vam onemogoča kontrolo. Prosite nas za odgovor, ali imate kot etažni lastnik pravico do kopij glasovnic in pregleda glasovanja z vsemi podatki (ime, priimek, delež lastništva, št. stanovanja, odločitev za ali proti) Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (
- e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi upravljavca (točka (f)). Razmerja med upravnikom, nadzornim odborom in etažnimi lastniki ter najemniki večstanovanjskih stavb so urejena v Stanovanjskem zakonu (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ-1), Stvarnopravnem zakoniku in v Pravilniku o upravljanju večstanovanjskih stavb. Upravnik je upravljavec osebnih podatkov, saj je, na podlagi tretjega odstavka 50. člena SZ-1, pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom skladno s SZ-1. IP je v mnenju št. 07121-1/2020/1895 z dne 23. 10. 2020 odgovarjal na vprašanje glede dopustnosti dostopa do glasovnic, in sicer s strani nadzornega odbora lastnikov stanovanj. IP je navedel, da je za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj treba upoštevati 39. člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlagajo predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter dajejo pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja. Ker pa so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki. Z vidika varstva osebnih podatkov je nesporno, da sme upravnik posredovati osebne podatke etažnih lastnikov takrat, kadar je to potrebno za namen izpolnjevanja pogodbe o upravljanju večstanovanjske stavbe, ki so jo etažni lastniki sklenili z upravnikom oz. za izvrševanje pooblastil, ki jih ima upravnik po 50. členu SZ-1. Pooblastila upravnika določa tudi 118. člen Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/02, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ). IP poudarja, da je vsako obdelavo (posredovanje) osebnih podatkov in obstoj ustrezne pravne podlage treba presojati posebej glede na namen. Če gre za poseben primer, ki npr. ni urejen niti v pogodbi o medsebojnih razmerjih, je lahko pravna podlaga za posredovanje podatkov točka (
- f)člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov. A spet, kot opozarja IP v mnenju, št. 0712-1/2020/351 z dne
- 2020, odvisno od konkretnega primera in od vsebine sklenjenih pogodb o medsebojnih razmerjih ali pogodb o opravljanju upravniških storitev. Člani nadzornega odbora ter etažni lastniki posamično so upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja. Če je torej vpogled oz. posredovanje določenih osebnih podatkov nujno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem je možno, da za to obstaja pravna podlaga, kot je pojasnjeno zgoraj. Ob tem pa IP še opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov (člen 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov), ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Upoštevajoč okoliščine konkretnega primera to pomeni, da so etažni lastniki oz. člani nadzornega odbora upravičeni do pridobitev le tistih osebnih podatkov posameznih etažnih lastnikov na glasovnicah, s katerimi bodo lahko v okviru izvrševanja svoje funkcije izvedli zakonit nadzor nad izpeljanim glasovanjem. IP pri tem poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo določenega podatka. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka. Prav tako ne more biti Informacijski pooblaščenec tisti, ki presoja, ali mora upravnik posredovati kopije osebnih podatkov, do katerih bi bili etažni lastniki ali nadzorni odbor upravičeni, ali je dovolj, da upravičencem omogoči vpogled v osebne podatke. Na upravljavcu osebnih podatkov je namreč breme zagotavljanja ustrezne varnosti osebnih podatkov, saj je on tisti, ki mora poskrbeti, da so osebni podatki »obdelani na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi« (načelo celovitosti in zaupnosti, ki je opredeljeno v
- členu Splošne uredbe). Splošna uredba konkretno določa v prvem odstavku
- člena, da upravljavec ob upoštevanju »narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave, pa tudi tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, ki se razlikujejo po verjetnosti in resnosti, izvede ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da zagotovi in je zmožen dokazati, da obdelava poteka v skladu s to uredbo. Odgovornost je torej na upravljavcu in sam mora ugotoviti, kateri so tisti ukrepi, ki bodo poskrbeli za uresničevanje načela celovitosti in zaupnosti (omogočanje zgolj vpogleda, pošiljanje kopij na zavarovan način, beleženje dostopov do osebnih podatkov in mnogo drugih). Informacije o obdelavi osebnih podatkov pri upravljanju večstanovanjskih stavb si sicer lahko pridobite v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026