Pravna podlaga za obdelavo podatka o zasebnih e-naslovih ter zasebnih telefonskih številkah članov odborov, komisij in članov občinskega sveta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.11.2022 Številka: 07121-1/2022/1235 Kategorije: --> Kategorije: Elektronska pošta, Občine, Pravne podlage, Privolitev Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede ustrezne pravne podlage za obdelavo podatka o zasebnih e-naslovih ter zasebnih telefonskih številkah članov odborov, komisij in članov občinskega sveta z namenom organiziranja sej in komuniciranja zaradi izvajanja administrativnih poslov, vezanih na delo članov organov, komisij ter občinskega sveta, ki jih zanje opravlja občinska uprava. Navajate, da je privolitev v obdelavo navedenih osebnih podatkov po točki
- a)1. odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ena izmed možnosti. Zanima vas, ali bi lahko bila ustrezna pravna podlaga tudi točka
- e)1. odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (izvajanje javne oblasti, dodeljene upravljavcu). Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Obdelava osebnih podatkov na podlagi točke
- e)člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov mora biti potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, kar velja tudi za obdelavo zasebnih kontaktnih podatkov članov odborov, komisij in članov občinskega sveta. Odgovornost za presojo, ali je obdelava teh osebnih podatkov res nujna za izvrševanje zakonitih pristojnosti občine, nosi občina sama. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da vam v okviru mnenja ne more dokončno odgovoriti na vaše vprašanje, ali bi bila v konkretnem primeru ustrezna pravna podlaga za obdelavo podatkov o zasebnih e-naslovih ter zasebnih telefonskih številkah tudi točka e) člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov, temveč vam v nadaljevanju podaja splošna pojasnila. Primarna odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov je namreč na upravljavcu samem. Skladno s točko e) člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Kot izhaja iz mnenja Delovne skupine za varstvo podatkov po členu 29 št. 6/2014 (WP 217), ima pravna podlaga po členu 7(e) Direktive 95/46/ES, kar še vedno velja tudi za smiselno enako podlago po točki e) člena 6
(1)Splošne uredbe za varstvo podatkov, lahko zelo široko področje uporabe, zaradi česar sta potrebna stroga razlaga in v vsakem posameznem primeru jasna opredelitev zadevnega javnega interesa in javne oblasti, ki upravičuje obdelavo. Ob tem IP izpostavlja tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (člen 5
(1)(
- c)Splošne uredbe o varstvu podatkov). Kot navajate, bi se podatki o zasebnih e-naslovih ter zasebnih telefonskih številkah članov odborov, komisij in članov občinskega sveta obdelovali z namenom organiziranja sej in komuniciranja zaradi izvajanja administrativnih poslov, vezanih na delo članov organov, komisij ter občinskega sveta, ki jih zanje opravlja občinska uprava. Glede na to, da gre za zasebne kontaktne podatke navedenih oseb, je vprašljivo, če je obdelava teh podatkov res potrebna za izvajanje javne oblasti, dodeljene upravljavcu, saj lahko komunikacija praviloma poteka tudi na drug način, npr. preko naslovov prebivališč (za kar ima občina pravno podlago v 21.a členu Zakona o lokalni samoupravi; Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) ali preko elektronskih naslovov, ki bi jih občina navedenim osebam vzpostavila posebej za ta namen. Ob določitvi načina komuniciranja je namreč treba upoštevati tudi vidik varnosti in zasebnosti. Zato IP meni, da bi bila v konkretnem primeru najverjetneje ustreznejša pravna podlaga za obdelavo privolitev po točki
- a)člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov. Občina bi lahko pridobila zasebne kontaktne podatke članov odborov, komisij in članov občinskega sveta na podlagi njihove privolitve ter izrecno za namen lažjega in hitrejšega organiziranja sej in komuniciranja, kar naj bi bilo v interesu obeh strani. Če pa bi občina kot upravljavec presodila, da je obdelava zasebnih e-naslovov ter zasebnih telefonskih številkah članov odborov, komisij in članov občinskega sveta nujna za izvrševanje zakonitih pristojnosti skladno s členom 6
(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov, bi morala takšna zahteva izhajati vsaj iz pravilnikov ali internih aktov občine, prav tako pa bi morala biti občina to potrebnost sposobna dokazati (člen 5
(2)Splošne uredbe o varstvu podatkov). IP ob tem ponovno poudarja, da je izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec. Lepo vas pozdravljamo, Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026