← Slovenija

Pravne podlage za zbirke OP - IPRS

Pravne podlage za zbirke OP + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.11.2007 Številka: 0712-989/2007/2 Kategorije:Zbirke osebnih podatkov --> Kategorije: Zbirke osebnih podatkov Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo. V njem nas sprašujete:
  3. Ali morate potem, ko vzpostavite posamezne kataloge zbirk osebnih podatkov, katerih upravljavec ste, in ko izpolnite elektronske obrazce na spletni strani Informacijskega pooblaščenca, te kataloge tudi natisniti in nam jih poslati še po pošti, saj ste opazili, da katalogi, ki ste jih vnesli, še niso objavljeni na naši spletni strani?
  4. Ali morate za vse zbirke osebnih podatkov, katerih upravljavec ste, vzpostaviti kataloge zbirk. Navajate namreč, da ste dobili informacijo, da podjetju, ki nima več kot 20 zaposlenih delavcev, ni treba vzpostaviti katalogov in jih posredovati Informacijskemu pooblaščencu.
  5. Naštevate tudi zbirke osebnih podatkov, katerih upravljavec ste, in sicer: evidenca o zaposlenih delavcih, evidence o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o opravljenem usposabljanju za varno delo in preizkus praktičnega znanja, evidenca o preventivnih zdravstvenih pregledih, evidenca o kandidatih za sklenitev delovnega razmerja, evidenca o potnih nalogih za službeno potovanje z obračunom, evidenca o avtorskih pogodbah. V zvezi s temi evidencami vas zanima tudi, kakšen je rok hrambe posamezne zgoraj naštete zbirke in na kakšni pravni podlagi se zbirajo osebni podatki za posamezno zgoraj našteto zbirko. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
  6. točke prvega odstavka
  7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
  8. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:
  9. Kataloge zbirk osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec objavi na svoji spletni strani, ko prejme preko svoje spletne strani vnesene, natisnjene in s strani odgovorne osebe podpisane kataloge tudi po pošti.
  10. Upravljavcem osebnih podatkov z manj kot 50 zaposlenimi ni treba vzpostaviti katalogov zbirk osebnih podatkov in jih posredovati Informacijskemu pooblaščencu ter sprejeti Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov, razen če upravljavec spada v katero od v
  11. odst.
  12. člena ZVOP-1 naštetih kategorij.
  13. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v vašem primeru so naslednje: - za evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa daje pravno podlago Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti; - za evidenco o opravljenem usposabljanju za varno delo in preizkusih praktičnega znanja in evidenco o preventivnih zdravstvenih pregledih delavcev daje pravno podlago Zakon o varnosti in zdravju pri delu; - za evidenco o kandidatih za sklenitev delovnega razmerja daje pravno podlago Zakon o delovnih razmerjih; - za evidenco o potnih nalogih za službeno potovanje z obračunom daje pravno podlago Zakon o prevozih v cestnem prometu; - za evidenco o avtorskih pogodbah daje, v skladu z
  14. odst.
  15. člena ZVOP-1 pravno podlago avtorska pogodba. Kot upravljavec lahko osebne podatke hranite, dokler ni dosežen namen, zaradi katerega osebne podatke, ki se nahajajo v eni od zgoraj naštetih zbirk osebnih podatkov, obdelujete, razen če zakon v posameznem primeru ne določa drugače. Obrazložitev: Osebni podatek je v skladu s
  16. tč.
  17. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je v skladu s
  18. tč.
  19. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
  20. tč.
  21. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s
  22. tč.
  23. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.
  24. Vzpostavitev katalogov zbirk osebnih podatkov in njihovo posredovanje Informacijskemu pooblaščencu Katalog in register zbirk urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
  25. Vsebina kataloga je določena v
  26. členu ZVOP-
  27. V skladu s
  28. odst.
  29. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (torej tudi zbirko o vaših strankah, če so te – vsaj del zbirke – fizične osebe) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov.
  30. odst.
  31. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Novi ZVOP-1A je v
  32. členu črtal določbo
  33. odst.
  34. člena ZVOP-1, ki je določala, da podatkov iz prvega odstavka tega člena ni potrebno posredovati tistemu upravljavcu osebnih podatkov, ki nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas, o tistih zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela. Novela ZVOP-1A pa je na drugi strani prinesla razbremenitev manjših upravljavcev osebnih podatkov v zasebnem sektorju (razen tistih, ki obdelujejo občutljive osebne podatke), saj določba novega
  35. odst.
  36. člena ZVOP-1, ki določa, da upravljavcem osebnih podatkov z manj kot 50 zaposlenimi ni treba izpolniti obveznosti iz
  37. odst.
  38. člena ZVOP-1 in obveznosti iz
  39. in
  40. člena ZVOP-
  41. Tako obsežno oprostitev omejuje določba
  42. odst.
  43. člena ZVOP-1 (prav tako uvedena z novim ZVOP-1A), ki določa, da se izjeme iz prejšnjega odstavka ne uporabljajo za zbirke osebnih podatkov, ki jih vodijo: - - upravljavci osebnih podatkov iz javnega sektorja, - notarji, - odvetniki, - detektivi, - izvršitelji, - izvajalci zasebnega varovanja, - zasebni zdravstveni delavci, - izvajalci zdravstvenih storitev ter - za upravljavce osebnih podatkov, ki vodijo zbirke, ki vsebujejo občutljive osebne podatke in je obdelava občutljivih osebnih podatkov del njihove registrirane dejavnosti. V skladu z navedeno spremembo so torej vsi upravljavci osebnih podatkov, ki imajo manj kot 50 zaposlenih delavcev, oproščeni vzpostavitve katalogov zbirk osebnih podatkov in posredovanja teh katalogov Informacijskemu pooblaščencu, prav tako pa jim ni treba sprejeti Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov. Taka oprostitev pa ne velja za upravljavce, ki spadajo v javni sektor, za upravljavce, ki opravljajo katerega od v
  44. odst.
  45. člena ZVOP-1 naštetih poklicev, pa tudi za vse upravljavce, ki vodijo zbirke v katerih se nahajajo tudi občutljivi osebni podatki. Upravljavci iz
  46. odst.
  47. člena morajo tako sprejeti Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov in vzpostaviti in posredovati kataloge vseh zbirk osebnih podatkov, katerih upravljavec so, ne glede na število zaposlenih.
  48. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov in rok hrambe osebnih podatkov Skladno z
  49. čl. ZVOP-1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov za zasebni sektor je podana v
  50. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Poleg tega se v zasebnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. ZVOP-1 opredeljuje rok hrambe osebnih podatkov v
  51. členu in od upravljavca zbirk osebnih podatkov zahteva, da osebne podatke lahko shranjuje le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave mora osebne podatke zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) v
  52. členu določa evidence, ki se vodijo na področju dela in socialne varnosti.
  53. člen ZEPDSV pa določa evidence, ki jih vodijo delodajalci, in sicer: – evidenco o zaposlenih delavcih, – evidenco o stroških dela, – evidenco o izrabi delovnega časa, – evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. V členih 14.,
  54. in
  55. ZEPDSV, ki urejajo posamezne zgoraj naštete evidence, pa je določeno, da se evidence, ki jih na podlagi ZEPDSV vodijo delodajalci začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. V istih členih ZEPDSV je tudi določeno, da dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 56/99, 64/01; v nadaljevanju: ZVZD) v
  56. členu določa, da mora delodajalec med drugim voditi tudi evidenco o opravljenem usposabljanju za varno delo in preizkusih praktičnega znanja in evidenco o preventivnih zdravstvenih pregledih delavcev.
  57. člen ZVZD pa določa da, minister, pristojen za delo, predpiše vsebino evidenc, način vodenja in hrambe dokumentacije ter roke za sestavo evidenc iz
  58. člena tega zakona. Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/2006, 46/2007; v nadaljevanju ZDR) v
  59. členu določa tudi, katere osebne podatke lahko delodajalec zbira od kandidatov za zaposlitev oziroma katerih osebnih podatkov od njih ne sme zahtevati. V
  60. členu ZDR pa je določeno, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Navedene določbe se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Zakon o prevozih v cestnem prometu (Uradni list RS, št. 131/2006; v nadaljevanju ZPCP-2) v
  61. členu, ki ureja obveznost dokumentov, oznak in opreme v vozilu, v
  62. odst. določa, da mora imeti voznik domačega prevoznika, ki opravlja prevoz oseb z vozilom, ki ima poleg voznikovega sedeža več kot osem sedežev, v vozilu tudi potni nalog. V
  63. odst. istega člena je določeno, da je potni nalog dokument prevoznika in mora vsebovati podatke o vrsti prevoza, firmi oziroma sedežu prevoznika, času veljavnosti potnega naloga, osebnem imenu voznika, glavne podatke o začetku, smeri in koncu vožnje, registrski označbi vozila, stanju kilometrskega števca ob začetku in koncu vožnje, številu prevoženih kilometrov in žig ter podpis pooblaščene osebe, ki je izdala dokument. Iz povedanega sledi, da so pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v vašem primeru naslednje: - za evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa daje pravno podlago Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (zgoraj navedeni členi); - za evidenco o opravljenem usposabljanju za varno delo in preizkusih praktičnega znanja in evidenco o preventivnih zdravstvenih pregledih delavcev daje pravno podlago Zakon o varnosti in zdravju pri delu (zgoraj navedeni členi); - za evidenco o kandidatih za sklenitev delovnega razmerja daje pravno podlago Zakon o delovnih razmerjih (zgoraj navedeni členi); - za evidenco o potnih nalogih za službeno potovanje z obračunom daje pravno podlago Zakon o prevozih v cestnem prometu (zgoraj navedeni členi); - za evidenco o avtorskih pogodbah daje, v skladu z
  64. odst.
  65. člena ZVOP-1 pravno podlago avtorska pogodba. Glede hrambe osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec poudarja, da morate pri tem vedno upoštevati določbo
  66. člena ZVOP-1 in osebne podatke shranjevati le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega osebne podatke zbirate ali nadalje obdelujete, potem pa jih zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, razen če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Tako zgoraj navedeni ZEPDSV določa, da se evidence, ki jih na podlagi tega zakona vodijo delodajalci, prenehajo voditi z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha, medtem ko se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, hranijo kot listina trajne vrednosti. V vseh drugih primerih, ko zakon ne določa roka hrambe osebnih podatkov, pa morate kot njihov upravljavec, osebne podatke hraniti v skladu z
  67. členom ZVOP-1 t.j., dokler ni dosežen namen zaradi katerega osebne podatke, ki se nahajajo v eni od zgoraj naštetih zbirk osebnih podatkov, obdelujete. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.