Prebiranje elektronske pošte zaposlenega po prenehanju delovnega razmerja - IPRS

Prebiranje elektronske pošte zaposlenega po prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.01.2007 Številka: 0712-516/2006/2 Kategorije:Delovna razmerja, Svetovni splet --> Kategorije: Delovna razmerja, Svetovni splet Spoštovani,Dne 21.12.2006 smo prejeli vaš dopis. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. tč.
4. odst.
5. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
6. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:V podjetju so vam vročili odločbo o prenehanju delovnega razmerja iz poslovnih razlogov. Naslednji dan ste pričeli koristiti stari dopust, saj vas do izteka odpovednega roka, dne 28.2.2007, v podjetju ne želijo več videti. Pred tem ste med drugim, poleg razdolžnice, tudi podpisali, da vam podjetje ukine vaš elektronski naslov, katerega naslov je sestavljen iz vašega imena in priimka in domene (imena) podjetja.si. Sedaj pa ste izvedeli, da temu ni tako, saj so v podjetju IT podpori naročili, da pošiljatelju sicer javi, da naslov ni več v aktiviranju, vendar pa vsebino poslanega elektronskega sporočila kljub temu prebira kolegica, ki je prevzela vaše delo.Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) uvodoma pojasnjuje, da predstavlja pregledovanje (tudi elektronske) pošte, ki jo izmenjajo zaposleni v službene in zasebne namene, poseg v zasebnost v smislu
7. čl. Ustave RS (Ur. l. RS, št. 33/91 s spremembami, v nadaljevanju Ustava RS), ki zagotavlja tajnost pisem in drugih občil in v katero se lahko poseže samo, če zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstva tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Pri tem velja poudariti, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega dometa
8. čl. Ustave RS, pač pa zgolj tisti del obdelave osebnih podatkov, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. Napisano pomeni, da ZVOP-1 v skladu s
9. čl. določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. Slednje pa upoštevajoč določilo
10. tč.
11. čl. ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke ali so namenjeni vključitvi v zbirko. Zbirka pa je glede na določilo
12. tč.
13. čl. ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Posameznik pa je v skladu z
14. odst.
15. čl. ZVOP-1 določljiv, če se ga lahko neposredno ali posredno identificira s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov,ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.V konkretnem primeru to pomeni, da je že elektronski naslov osebni podatek, če se lahko z njim posameznika določi, ali če je posameznik z njim določljiv. Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, so na primer podatki, ki zadostujejo, da se posameznika določi ali da je ta vsaj določljiv. Čeprav sama vsebina elektronskega sporočila z vidika
16. tč.
17. čl. v zvezi s
18. tč.
19. čl. ZVOP-1 običajno ne sodi v okvir ZVOP-1, pa shranjevanje poslanih in prejetih sporočil (npr. Inbox in Outbox), ki vsebuje elektronske naslove, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo oziroma od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja oziroma sprejema sporočila; zadeve sporočila in druge tehnične podatke v povezavi s sporočilom (priponka, velikost, itd.), pomeni zbirko glede na predhodno navedene člene ZVOP-
20. Pri navedenih podatkih (t.i. prometni podatki) gre namreč v skladu s
21. tč.
22. čl. ZVOP-1 za strukturiran niz podatkov, ki se jih da obdelovati po abecednem vrstnem redu, po datumu prejema ali oddaje, po velikosti ipd. Upoštevajoč navedeno Pooblaščenec poudarja, da je vprašanje, ki se ga nam zastavili, še posebej občutljivo v odnosu delodajalec – delojemalec, saj obstaja odprta dilema, kakšno stopnjo zasebnosti lahko delojemalec upravičeno pričakuje in kdaj pomeni poseg v komuniciranje zaposlenega poseg v nedotakljivost njegove zasebnosti. Na eni strani imamo interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi (npr. telefoni, računalniškimi omrežji) in delovnim procesom, na drugi strani je legitimen interes zaposlenega, ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in delno samostojnost in zaupnost tudi na delovnem mestu, kot to tudi izhaja iz sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice Halford v. Združeno kraljestvo. Iz omenjene sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice in tudi ustavnopravne teorije in ZVOP-1 pa nadalje še izhaja, da predstavlja v okviru elektronske pošte osebni podatek zgolj prometni podatek, ki ustreza definiciji strukturiranega niza podatkov, ki se nahajajo v neki zbirki osebnih podatkov. Pri elektronski pošti zato v domet ZVOP-1 pade le njen prometni podatek, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte običajno varovana v okviru
23. čl. KZ. Ker je Pooblaščenec v skladu s
24. in
25. tč.
26. odst.
27. čl. ZVOP-1 pristojen le za dajanje neobveznih mnenj o skladnosti kodeksov poklicne etike, splošnih pogojih poslovanja oziroma njihovih predlogov s predpisi s področja varstva osebnih podatkov in za dajanje mnenj, pojasnil in stališč o vprašanjih s področja varstva osebnih podatkov, so zato v nadaljevanju z vidika ZVOP-1 obravnavani le prometni podatki elektronske pošte, saj Pooblaščenec za tolmačenje varovanja pravice do tajnosti občil nima ustreznih pooblastil.Upoštevajoč navedeno in
28. odst.
29. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je obdelava določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, obdelava osebnih podatkov pa je v skladu s
30. odst.
31. čl. ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, Pooblaščenec meni, da delodajalec načeloma nima pravne podlage za vpogled v prometne podatke o elektronski pošti. Kljub pravici delavca, da delodajalec varuje in spoštuje njegovo osebnost ter upošteva in ščiti zasebnost, zapisani tudi v
32. čl. Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02), pa Pooblaščenec opozarja, da z vidika
33. odst.
34. čl. ZVOP-1 ni mogoče zanemariti pravice delodajalca, da bdi nad svojimi sredstvi in skrbi za pravilnost in zakonitost poslovanja, kot tudi za smotrnost porabe sredstev. Komentar Ustave tako pojasnjuje, da je v takšni situaciji na eni strani prisoten interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo. Na drugi strani pa obstaja interes posameznika (zaposlenega), ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in zaupnosti na delovnem mestu (podrobneje glej Komentar Ustave, str. 401).Napisano zato ne pomeni, da delodajalec ne more vpogledati ali omejiti uporabo službenega elektronskega naslova, če bi se iz drugih razlogov (ne z vpogledom v zasebno pošto, pač pa denimo na podlagi visokega računa za posredovanje večje količine podatkov, odzivov tretjih oseb na vaša sporočila, počasno delovanje omrežja zaradi pošiljanja slikovnih ali zvočnih datotek, povečano število virusov, zaradi odpovedi delovnega razmerja …) izkazalo, da se službenega elektronskega naslova ne uporablja v skladu z vsem navedenim in v skladu s politiko delodajalca glede uporabe službenih sredstev, saj sta namreč oprema, kamor sodi tudi zadolženi računalnik, in službeni elektronski naslov last delodajalca, delavec pa ima kot imetnik zgolj pravico do uporabe. Pri takšni obdelavi pa Pooblaščenec opozarja, da mora delodajalec spoštovati
35. čl. ZVOP-1, ki ureja načelo sorazmernosti, in tudi paziti, da so osebni podatki, ki jih obdeluje, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo, saj se da iz vhodne in izhodne elektronske pošte (predvsem iz podatkov o pošiljatelju in po navedeni zadevi) ugotoviti tudi druge osebne podatke posameznika, kot so zdravstveno stanje posameznika, versko prepričanje, sindikalno pripadnost (vsi ti podatki so glede na
36. tč.
37. čl. ZVOP-1 tudi občutljivi osebni podatki), sorodstvena in drugačna razmerja, premoženjsko stanje itd. Prav tako pa je z vidika ZVOP-1, ki glede na
38. čl. v zvezi z
39. tč.
40. čl. potrebno opozoriti predvsem na
41. čl. ZVOP-
42. Navedeni člen ureja dolžnost upravljavcev osebnih podatkov in pogodbenih obdelovalcev, da zavarujejo osebne podatke na način iz
43. čl. zakona. Upravljavci osebnih podatkov pa morajo v svojih aktih tudi predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Izhajajoč iz navedenega, Pooblaščenec ocenjuje, da do prenehanja delovnega razmerja delodajalec nima avtomatične ustrezne pravne podlage za vpogled v prometne podatke elektronske pošte, v kolikor za to nima vaše osebne privolitve v smislu
44. odst.
45. čl. ZVOP-
46. Vendar lahko delodajalec glede na
47. odst.
48. čl. ZVOP-1 vseeno vpogleda v prometne podatke vaše elektronske pošte, če bi s tem ščiti svojo lastnino, poslovne interese in podatke, ki iz tega izvirajo, v kolikor ste bili o tej možnosti predhodno obveščeni ali seznanjeni in so hkrati spoštovana tudi določila
49. in
50. čl. ZVOP-
51. V kolikor pa delodajalec dovoljuje uporabo svojih sredstev tudi za zasebne namene, posledično nima pravice pregledovati tistih zbirk datotek oz. prometnih podatkov ali njihovih delov, iz katerih nedvoumno izhaja, da so last delavca in spadajo v sfero njegove zasebnosti. To pa ne pomeni, da vam ne more omejiti uporabe vašega službenega elektronskega naslova, posebej v primeru, kot je vaš, ko teče postopek za prenehanje delovnega razmerja. Vendar se mora pri takšnem omejevanju (zaprtju) vzdržati kakršnikoli posegov v zasebnost. Zato bi moral prihajajoča sporočila urediti brez vpogleda v vaša elektronska sporočila na način, da vaš elektronski naslov ne bi več neposredno obdeloval, npr. z avtomatskim odzivnikom (povratno elektronsko pošto), ki bi pošiljateljem sporočala, da ta elektronski naslov ne obstaja več, zraven pa bi npr. pripisal, na kateri naslov se lahko pošiljatelj obrne. Pri tem pa Pooblaščenec še poudarja, da bi opisani način sprejemanja prihajajoče elektronske pošte prišel v poštev tudi ob samem prenehanju oziroma zaključku delovnega razmerja, ko bo moral delodajalec zapreti vaš elektronski naslov zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj, če bi morebiti še vedno lahko prejemali pomembno pošto. Takšno mnenje je namreč Pooblaščenec sprejel tudi ob upoštevanju
52. čl. ZVOP-1, ki v
53. odst. določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni in ažurni. Če je torej v vašem nekdanjem elektronskem naslovu izpisano tudi ime podjetja, takšen elektronski naslov ni več ažuren, niti točen, saj niste več zaposleni pri nekdanjem delodajalcu.V primeru vpogleda delodajalca v samo vsebino elektronske pošte, ko običajno ne gre za obdelavo osebnih podatkov v smislu
54. tč.
55. čl. ZVOP-1, pa gre za zgoraj opisano kršitev
56. čl. Ustave RS, pravice iz katerega je mogoče uveljavljati v okviru kazenskega postopka na podlagi
57. člena KZ, ki opredeljuje kaznivo dejanje kršitev tajnosti občil. Prav tako lahko, če ste prepričani, da se s kršitvijo tajnosti občil posega v vaše osebnostne pravice, skladno z določbami
58. čl. Obligacijskega zakonika (Ur. l. RS, št. 83/01 s spremembami, v nadaljevanju OZ) od sodišča zahtevate, da prepreči takšno dejanje ali da odstrani njegove posledice. V primeru pa, da vam je bila z neupravičenim prebiranjem vsebine elektronske pošte ali uporabo podatkov navedenih v pošti povzročena škoda, pa lahko od povzročitelja skladno z določbami
59. in
60. čl. OZ zahtevate tudi odškodnino.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026