Predložitev redne odpovedi pogodbe o zaposlitvi zavodu za zaposlovanje - IPRS

Predložitev redne odpovedi pogodbe o zaposlitvi zavodu za zaposlovanje + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.04.2009 Številka: 0712-117/2009/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
4. 2009 prejel vaše e-sporočilo, v katerem nas prosite za odgovor na vaše vprašanje: Ali lahko ZRSZ za namene izvajanja Zakona o delnem subvencioniranju polnega delovnega časa (Uradni list RS, št. 5/2009; v nadaljevanju ZDSPDČ) od delodajalca zahteva predložitev podatkov in dokazil o redni odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga delavcu? Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07 - UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Pooblaščenec meni, da je ZZRS od delodajalca upravičen zahtevati predložitev podatkov in dokazil o redni odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga, saj so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji za izjemo od splošnega pravila dopustne obdelave podatkov v javnem sektorju po
8. odstavku
9. člena ZVOP-1, zaradi česar je ob spoštovanju načela sorazmernosti podana dopustnost zbiranja in nadaljnje obdelave osebnih podatkov s strani ZZRS. V skladu z
10. členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem (področnem) zakonu. Navedeno ustavno določilo oziroma iz njega izhajajoče načelo zakonitosti je opredeljeno v
11. členu ZVOP-1 in izpeljano v
12. členu ZVOP-1, ki na splošno določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ki določa tudi namen obdelave osebnih podatkov, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, ki pa mora biti predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor spada tudi Zavod za zaposlovanje Republike Slovenije, v nadaljevanju ZZRS) je nadalje določena v
13. odstavku
14. člena ZVOP-
15. Ta določa splošno pravilo, po katerem se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo le, če tako določa zakon ali če je z zakonom določeno, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na
16. odstavek citiranega člena se lahko na podlagi
17. odstavka iste določbe v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Izjema od splošnega pravila je pri obdelavi osebnih podatkov v javnem sektorju tako dopustna le, če sta kumulativno izpolnjena pogoja, da gre za izvrševanje na zakonu utemeljenih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega sektorja in se s takšno obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika. ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Področni zakon v smislu
18. odstavka
19. člena ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delnem subvencioniranju polnega delovnega časa (Ur. l. RS, št. 5/09, v nadaljevanju ZDSPDČ), ki z namenom ohranitve delovnih mest ureja subvencije delodajalcem za delno sofinanciranje plač za polni delovni čas. Subvencija se delodajalcu dodeli pod pogojem, da v obdobju subvencije izplačuje plače in poravnava prispevke za socialno varnost delavcem, za katere prejema subvencijo, ne odpušča delavcev iz poslovnih razlogov in za poslovno leto, v katerem je vključen v izvajanje ukrepa, ne odreja nadurnega dela delavcem in ne izplačuje nagrad organom vodenja in nadzora (
20. odstavek
21. člena ZDSPDČ). Na podlagi
22. odstavka
23. člena ZDSPDČ opravlja nadzor nad dodelitvijo in izplačevanjem subvencije ter izvajanjem pogodbe ZZRS. ZZRS ima za potrebe dodeljevanja subvencij in izvajanje nadzora pravico brezplačno pridobivati podatke o delavcih, za katere delodajalec prejme subvencijo, in sicer osebno ime, EMŠO, zavarovalno podlago, dejanski in polni delovni čas ter izplačane plače in plačane prispevke za socialno varnost, iz obstoječih zbirk osebnih podatkov od Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije in Davčne uprave Republike Slovenije. Pooblaščenec ugotavlja, da ZZRS od zgoraj navedenih upravljavcev osebnih podatkov sicer lahko pridobi podatke o tem, da je določenemu delavcu pogodba o zaposlitvi prenehala, vendar pa, kolikor je Pooblaščencu znano, ZZRS od nobenega od naštetih upravljavcev ne more pridobiti podatka o razlogu prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Kot izhaja iz ZDSPDČ pa je prav podatek o tem, ali je bila določenemu delavcu pogodba o zaposlitvi odpovedana iz poslovnega razloga, bistven podatek, na podlagi katerega delodajalec je ali pa ni upravičen do izplačila subvencije. Povsem jasno je, da ZZRS brez tega podatka ne more izvajati svojih zakonitih pristojnosti, ki so mu naložene z ZDSPDČ, torej nadzora nad dodelitvijo in izplačevanjem subvencije ter izvajanjem sklenjene pogodbe. Nobenega dvoma namreč ni, da mora biti resničnost izpolnjevanja pogojev, opredeljenih v ZDSPDČ, in upravičenost izvedenih izplačil nujno podvržena preverjanju oziroma sprotni in naknadni kontroli ZZRS, saj gre končno tudi za porabo javnih sredstev (
24. člen ZDSPDČ določa, da se sredstva za subvencijo zagotavljajo v proračunu Republike Slovenije). Iz zgoraj navedenega je razvidno, da ZDSPDČ, kot specialni zakon, ZZRS-ja ne upravičuje do vseh osebnih podatkov delavcev (kot npr. redne odpovedi o zaposlitvi iz poslovnega razloga), ki jih ZZRS nujno potrebuje za izvajanje nadzora, in ki jih lahko pridobi zgolj neposredno od delodajalca . ZZRS je dolžan svojo odločitev o tem, da delodajalec ne izpolnjuje (več) zakonskih pogojev, opreti na določena dejstva in okoliščine, ki morajo biti izkazane v zadovoljivi meri. Predložitev ter vpogled v redno odpoved pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga se kaže kot najbolj učinkovito, preprosto in verodostojno sredstvo dokazovanja oziroma sporočanja podatkov. Pooblaščenec meni, da redna odpoved pogodbe o zaposlitvi kot dokazno sredstvo predstavlja primeren način obdelave osebnih podatkov za izvajanje zakonitih pristojnosti in nalog ZRSZ. S tem je po mnenju pooblaščenca izpolnjen prvi od pogojev za dopustnost obdelave osebnih podatkov na podlagi
25. odstavka
26. člena ZVOP-
27. Izpolnjevanje drugega pogoja se nanaša na interese posameznika, ki z obdelavo njihovih osebnih podatkov ne smejo biti prizadeti. Pri tem Pooblaščenec ugotavlja, da upravičeni interesi posameznika, na katerega se redna odpoved pogodbe o zaposlitvi nanaša, v konkretnem primeru prav tako ne bodo prizadeti, saj bo v takšni situaciji lahko celo ugotovljeno, da je bila delavcu vročena odpoved pogodbe o zaposlitvi v nasprotju z zakonskimi predpisi, kar pa delavcu nikakor ne more škoditi. Da upravičeni interesi posameznika ne bodo prizadeti je, poleg argumenta iz prejšnjega odstavka, utemeljeno tudi z dejstvom, da gre pri delnem subvencioniranju polnega delovnega časa med drugim tudi za uveljavljanje interesov delavca. Cilj tovrstne ureditve je namreč, da se v obdobju svetovne gospodarske krize ter z namenom omilitve njenih posledic ohrani kar največ delovnih mest ter se tako pripomore k manjši brezposelnosti, ki je že tako ali tako žal neizbežna posledica gospodarske krize. Pooblaščenec ugotavlja, da je že sama možnost prejemanja subvencije iz javnih sredstev v korist posameznika - delavca, ki bi lahko v nasprotnem primeru, če zakon ne bi predvidel možnosti delnega subvencioniranja polnega delovnega časa, ostal brez zaposlitve, ali pa vsaj z znatno manjšimi dohodki. Poleg tega pa lahko upravičeno pričakujemo, da bodo podatki razkriti le omejenemu številu oseb, zaposlenih na ZZRS, in še to zgolj za namene, opredeljene v prejšnjih odstavkih. Po mnenju Pooblaščenca sta tako izpolnjena oba pogoja za obdelavo osebnih podatkov na podlagi
28. odstavka
29. člena s strani ZRSZ v primeru izvajanja določil ZDSPDČ. Pooblaščenec še dodaja, da je takšno posredovanje osebnih podatkov s strani delodajalca skladno tudi z
30. členom Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR) ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam, samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec torej nedvomno ima pravno podlago, ki dopušča posredovanje redne odpovedi pogodbe o zaposlitvi ZZRS, saj je delno subvencioniranje polnega delovnega časa nedvomno potrebno zaradi uresničevanja pravic, predvsem pa obveznosti, ki so v zvezi z delovnim razmerjem. Kolikor se na redni odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga, nahajajo tudi drugi osebni podatki delavca, ki pa jih ZZRS za prej opisane namene ne potrebuje, je ob upoštevanju načela sorazmernosti iz
31. člena ZVOP-1 potrebno ugotoviti, da celoten dokument, ki predstavlja redno odpoved pogodbe o zaposlitvi iz poslovnih razlogov, ne izpolnjuje kriterijev za aplikacijo določb
32. odstavka
33. člena ZVOP-
34. Obdelava osebnih podatkov, ki jih vsebuje redna odpoved pogodbe o zaposlitvi, je tako dopustna ob pogoju, da se na omenjenem dokumentu prikrijejo tisti osebni podatki, ki se nanašajo na posameznika - delavca in hkrati niso potrebni oziroma niso nujni za dokazovanje (ne)upravičenosti do izplačila subvencije. Navedeno pomeni, da mora biti obdelava osebnih podatkov izvršena le v obsegu, ki je nujen za izvrševanje zakonitih nalog oziroma dokazovanje upravičenosti do izplačila javnih sredstev – kar je osnovni namen obdelave v konkretnem primeru. V skladu z vsem navedenim vam predlagamo, da delodajalcu naložite, naj redno odpoved pogodbe o zaposlitvi v delih, ki ne dosegajo namenov, zaradi katerih ZZRS redno odpoved pogodbe o zaposlitvi potrebuje, prekrije in se s tem izogne prekomernemu razkrivanju osebnih podatkov. Končno pa Pooblaščenec še opozarja na dejstvo, da je iz samega ZDSPDČ razvidno, da zakonodajalec ob sprejemanju zakona ni predvidel nujnosti pridobivanja osebnih podatkov tudi neposredno od delodajalca, zato bi bilo potrebno omenjen zakon v kar najkrajšem času ustrezno dopolniti, predvsem seveda v izogib bodočim možnim nejasnostim glede namena in nabora osebnih podatkov, ki jih ZZRS za potrebe izvajanja zakona lahko obdeluje, predvsem pa bi bile potrebne spremembe glede upravljavcev, od katerih se le-ti lahko pridobivajo, kar je ne nazadnje pokazala tudi trenutna situacija. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026