Predstavitev strankam z imenom zaposlenega - IPRS

Predstavitev strankam z imenom zaposlenega + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.05.2021 Številka: 07121-1/2021/1011 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo z mnenje, v katerem navajate, da interna navodila za zaposlene v prodajni ekipi za komunikacijo s strankami. Zanima vas: Ali lahko delodajalec zahteva, da se zaposleni pred/med/po končanem telefonskem pogovoru, na zahtevo stranke, predstavi z imenom in priimkom? Ali lahko delodajalec zahteva, da zaposleni, po prejemu vprašanja na skupni elektronski naslov (npr info@...), stranki odgovori s svojega službenega elektronskega naslova (npr. ime.priimek@...)? Ali lahko delodajalec zahteva od zaposlenega, da se identificira z imenom in priimkom (npr. tablica z imenom) v primerih, kadar podaja informacije strankam v prostorih delodajalca? Ali lahko delodajalec zahteva od zaposlenega, da se namesto s tablicam z imenom in priimkom strankam predstavi ob osebnem stiku, ko jih stranke k temu pozovejo? Ali obstaja zakonodaja oziroma že izoblikovan akt, ki bi določal oziroma priporočal, kaj in kako lahko delodajalec poda v navodila zaposlenim glede uporabe njihovih osebnih podatkov v poslovni komunikaciji (v imenu podjetja)? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP uvodoma pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 6 določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (

1. f)prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Za obdelavo podatkov v delovnih razmerjih je relevanten tudi 48. člen Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in naslednji), ki odloča, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje drugi odstavek 106. člena ZVOP-1 določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev. Poleg predhodno navedenih določb IP dodaja, da je potrebno pri vsaki obdelavi osebnih podatkov upoštevati načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih Splošna uredba o varstvu podatkov določa v členu 5. V konkretnem primeru gre posebej izpostaviti načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno pomeni, da mora delodajalec v konkretni situaciji najprej ugotoviti, ali je določena obdelava podatkov potrebna za določen namene, npr. za namen komunikacije s strankami, zagotavljanja transparentnosti poslovanja s strankami ipd., v nadaljevanju pa tudi, ali je nujno potrebno za konkretnega delavca, da se obdeluje njegov podatek na tak način, npr. da je zapisan na ploščici z imenom in priimkom. Če je določena obdelava osebnih podatkov konkretnega zaposlenega potrebna za določen namen, npr. da je navedba imena in priimka na ploščici za konkretnega uslužbenca potrebna zaradi njegovega opravljanja nalog – poslovanja s strankami, potem je tak ukrep verjetno dopusten. V vsakem primeru je treba upoštevati konkretne okoliščine in namene, da bi lahko presodili, ali nameni delodajalca pretehtajo nad pravico delavca do zasebnosti, zato vam bolj enoznačnega odgovora na vaše vprašanje žal ne moremo podati. Več informacij glede dopustne obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v Smernicah IP »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na spletni strani in na naslednji povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, informacijska pooblaščenka Žiga Veber, državni nadzornik za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026