Pregledovanje varnostnih kopij elektronske pošte s strani delodajalca - IPRS

Pregledovanje varnostnih kopij elektronske pošte s strani delodajalca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 05.10.2022 Številka: 07121-1/2022/987 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis z vprašanjem, ali sme delodajalec dostopati do varnostnih kopij elektronske pošte, ki jih je shranil na svoje strežnike, in kakšen je postopek, če se ugotovi, da delodajalec prebira elektronsko pošto v teh elektronskih predalih, saj se v njej prepleta tako poslovna kot zasebna komunikacija. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Delodajalec načeloma brez odredbe sodišča nima pravne podlage za vpogled v e-pošto zaposlenega oz. v prometne podatke brez njegove privolitve, ne glede na to, ali se elektronska pošta nahaja v e-poštnem predali ali v varnostni kopiji. Izjemoma bi lahko vpogledal v prometne podatke takrat, ko to vnaprej opredeli in pisno obvesti zaposlene, v katerih izrednih primerih in pod katerimi strogimi pogoji ter po kakšnem postopku lahko izjemoma vpogleda v prometne podatke. Vpogled v elektronsko pošto je dopusten le izjemoma v primeru, ko se namenov, zaradi katerih se vpogled opravi, ne more doseči na drug, milejši način, torej z manjšim posegom v delavčevo zasebnost. V primeru kršitve lahko posameznik poda prijavo k IP. Obrazložitev IP ugotavlja, da se vaše vprašanje sicer nanaša na dostopanje oziroma branje elektronske pošte, ki se nahaja v varnostnih kopijah (in ne, na primer z oddaljenim dostopom do e-poštnega predala ali na drug način), vendar pa ne glede na načine dostopanja do elektronske pošte zaposlenega veljajo vedno enaka pravila. IP je glede zasebnosti in varstva osebnih podatkov na delovnem mestu izdal Smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf. V njih je na strani 21 in nadaljnjih glede vprašanja dostopa do delavčeve službene elektronske pošte IP zapisal, da je treba izhajati iz dejstva, da lahko delavec na službeni elektronski naslov prejme tudi povsem zasebno pisanje, kar velja tudi za navadno pošto. Za zasebno pisanje, ki pride po navadni pošti, se štejejo pošiljke, ki so naslovljene na zaposlenega (njegovo osebno ime) in poslane na naslov delodajalca. Pošiljk, ki prispejo v elektronski predal, na ta način ni mogoče ločevati, saj so vse naslovljene na elektronski naslov delavca, njihova vsebina pa je lahko službena ali zasebna. To dejstvo je dolžan spoštovati tudi delodajalec. Delodajalec načeloma nima pravne podlage za vpogled v e-pošto zaposlenega oz. v prometne podatke brez njegove privolitve, ne glede na to, ali se elektronska pošta nahaja v e-poštnem predali ali v varnostni kopiji. Izjemoma bi lahko vpogledal v prometne podatke takrat, ko to vnaprej opredeli in pisno obvesti zaposlene, v katerih izrednih primerih in pod katerimi strogimi pogoji ter po kakšnem postopku lahko izjemoma vpogleda v prometne podatke. Vpogled v elektronsko pošto je dopusten le izjemoma v primeru, ko se namenov, zaradi katerih se vpogled opravi, ne more doseči na drug, milejši način, torej z manjšim posegom v delavčevo zasebnost. Takšni primeri vpogleda v službeno elektronsko pošto zaposlenega so zelo redki in izjemni (npr. realno grozeča poslovna škoda zaradi nezmožnosti pridobitve podatka, ki se nahaja v predalu dolgotrajno odsotnega ali pokojnega delavca). Vsak vpogled je treba dokumentirati in ga izvesti po vnaprej predpisanem postopku. Informacijski pooblaščenec poudarja, da bi bilo tudi v izjemnih primerih najprimerneje vpogled v elektronsko pošto dopustiti le do ravni t.i. prometnih podatkov, v vsebino pa vpogledovati zgolj na podlagi odredbe sodišča. Določilo v pogodbi o zaposlitvi, da delodajalec lahko pregleduje elektronsko pošto zaposlenega, ne more pomeniti generalnega pooblastila za delodajalca, da lahko kadarkoli in brez vednosti zaposlenega pregleduje njegovo elektronsko pošto. Določilo lahko pomeni le seznanitev zaposlenega z možnostjo pregleda elektronske pošte v primerih, določenih v internem aktu (za katere namene, ob katerih okoliščinah, na kakšen način). Vse navedeno smiselno enako velja tudi za dostop do elektronske pošte, ki je shranjena v varnostnih kopijah. Pri varnostnih kopijah sicer IP opozarja tudi na določanje ustreznega roka hrambe osebnih podatkov ter brisanje osebnih podatkov po preteku namena hrambe ter na ustrezno zavarovanje varnostnih kopij pred nepooblaščenim dostopom. Kot velja za dostop do poštnih predalov, mora biti delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov za dostop do varnostnih kopij sposoben dokazati zakonitost vsakega dostopa do osebnih podatkov, zato se svetuje temeljit zapis vseh dostopov (t.i. dnevniki sledljivosti). V primeru neskladnosti ravnanja delodajalca z zgoraj navedenimi pravili se lahko vloži prijava pri Informacijskemu pooblaščencu zaradi kršitve varstva osebnih podatkov. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026