Preklic dostopa do e-pošte - IPRS

Preklic dostopa do e-pošte + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.09.2011 Številka: 0712-1/2011/2415 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec je 7.9.2011 prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste zaradi poškodbe odsotni od dela, v tem času pa naj bi vas po telefonu klicala nadrejena in vas prosila, da ji po elektronski pošti pošljete svojo privolitev, ki bo nadrejeni in še eni sodelavki omogočila dostop do vaše službene elektronske pošte. Nadrejena naj bi dostop do vaše službene elektronske pošte opravičevala s tem, da je zaradi vaše odsotnosti potrebno obravnavati pomembne zadeve, ki so ali ki bi še prispele v vaš službeni predal elektronske pošte. Dodajate, da ste na prošnjo nadrejene podali osebno privolitev glede zapisanega vprašanja, vendar pa v dopisu podarjate, da odločitev obžalujete, saj po vašem mnenju obstajajo drugi načini, ki predstavljajo manjši poseg v vašo zasebnost in hkrati še vedno omogočajo, da se pomembne zadeve, ki prispejo na vaš elektronski naslov, rešujejo pravočasno. Zanima vas, ali lahko svojo osebno privolitev glede dostopa drugih zaposlenih v vaš službeni predal elektronske pošte prekličete in kakšna sredstva imate pri tem na voljo. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke
4. odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. V praksi se večkrat zgodi, da delodajalec v želji po izvajanju nadzora od zaposlenih pridobi, včasih tudi z bolj ali manj očitnim izsiljevanjem, njihovo osebno privolitev glede obdelave različnih osebnih podatkov, ki izrazito posegajo v zasebnost zaposlenih. Sem tako npr. sodijo privolitve, da se izvaja nadzor geografske pozicije zaposlenih s pomočjo GPS tehnologije, nadzor brskanja po spletu in seveda nadzor službene elektronske pošte. Pooblaščenec poudarja, da morajo obdelovalci osebnih podatkov (v tem primeru vaš delodajalec) spoštovati načelo sorazmernosti, ki je uzakonjeno v
7. členu ZVOP-1 in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. To z drugimi besedami pomeni, da se v primeru, ko je mogoče isti cilj doseči z različnimi posegi v zasebnost, izbere način, ki predstavlja manj intenziven poseg v pravico do zasebnosti. Kadar obdelava osebnih podatkov temelji na soglasju posameznika, lahko posameznik dano soglasje kadarkoli prekliče. Svetujemo vam, da se v službi dogovorite, da boste ob odsotnosti v elektronskem predalu pošiljateljem pustili sporočilo, naj pošto naslovijo na glavno pisarno delodajalca (ali drug elektronski naslov, za katerega se boste z delodajalcem dogovorili), prekličete soglasje za uporabo vašega gesla za dostop do službenega elektronskega predala in le-tega spremenite. Obdelava osebnih podatkov v zasebnem sektorju je glede na določbe
8. člena ZVOP-1 dopustna, če obdelavo osebnih podatkov določa zakon ali če je posameznik podal osebno privolitev za takšno obdelavo. Sicer je obdelava osebnih podatkov v redkih primerih mogoča tudi tedaj, ko – ne glede na privolitev posameznika – je to nujno potrebno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Vendar Pooblaščenec na podlagi svoje prakse ugotavlja, da so takšni primeri zelo redki. Pravica do zasebne korespondence, kamor sodi tudi pravica do zasebnega komuniciranja prek elektronske pošte, je zagotovljena že v
9. členu Ustave RS, kar pomeni, da gre za zelo pomembno in ustavno varovano pravico. Z drugimi besedami, poseg v pravico do zasebnosti korespondence je dopusten le izjemoma in pod zelo strogimi pogoji. V dopisu navajate, da ste na željo nadrejene podali osebno privolitev, ki nadrejeni in neimenovani drugi zaposleni osebi omogoča vpogled v vašo elektronsko pošto. Vendar pa ste dodali, da se vam tak poseg zdi nesprejemljiv in nepotreben zgolj zato, da bi se nadrejeni prepričali ali ste prejeli za delodajalca pomembno elektronsko pošto. Kadar obdelava osebnih podatkov temelji na soglasju posameznika, lahko posameznik dano soglasje kadarkoli prekliče. To pomeni, da od delodajalca lahko zahtevate, naj ne uporablja gesla za vstop v vaš elektronski poštni predal oziroma, da naj v vaš elektronski poštni predal ne vstopa in naj se ne seznanja z vsebino vaše elektronske korespondence. Kolikor delodajalec tej zahtevi v predpisanem roku 15 dni od prejema zahteve ne ugodi, s tem krši
10. člen ZVOP-1, saj ste preklicali osebno privolitev, zato tudi pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov ne obstaja več. Svetujemo vam, da se v službi dogovorite, da boste ob odsotnosti v elektronskem predalu pošiljateljem pustili sporočilo, naj pošto naslovijo na glavno pisarno delodajalca (ali drug elektronski naslov, za katerega se boste z delodajalcem dogovorili), geslo za dostop do službenega elektronskega predala pa spremenite. Ob tem Pooblaščenec poudarja, da je v svoji praksi zelo dosleden glede varovanja pravice do zasebnosti na delovnem mestu, še posebej, če gre za tako močno varovano pravico kot je pravica do zasebnosti (elektronske) korespondence. Delodajalec ima namreč na voljo različna sredstva, ki omogočajo seznanitev z zanj pomembno elektronsko pošto, ne da bi hkrati s tem tako izrazito posegel v pravico do zasebnosti korespondence zaposlenih. Ena možnost je, da upravljavci informacijskega sistema (informatiki, sistemski administratorji) ali druge pooblaščene osebe pri delodajalcu nastavijo poštni predal odsotnega zaposlenega (v tem primeru vaš predal elektronske pošte) tako, da ta ob vsakem prejetem elektronskem sporočilu prejemnika samodejno obvesti o odsotnosti zaposlenega. Pooblaščenec poudarja, da je problem odsotnosti in prejemanja pomembne elektronske pošte mogoče rešiti na različne načine, med katerimi je z vidika zasebnosti najslabši in najbolj nedopusten ravno ta, da drugi zaposleni vpogledujejo v službeni predal elektronske pošte odsotne osebe. Sicer pa ima delodajalec pravico od zaposlenih zahtevati deponiranje gesla, do katerega lahko pooblaščena oseba dostopa samo v izjemnih primerih, ko drug ukrep za nemoteno zagotavljanje delovnega procesa ni možen. Prijazen pozdrav, nformacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026