← Slovenija

Prenos arhivskega gradiva - IPRS

Prenos arhivskega gradiva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.05.2022 Številka: 07120-1/2022/182 Kategorije: --> Kategorije: Moderne tehnologije, Razno, Zavarovanje osebnih podatkov Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo
  4. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede prenosa arhivskega gradiva. Navajate, da v sodelovanju z Arhivom RS urejate podlago za prenos arhivskega gradiva na Arhiv RS (
  5. člen ZVDAGA). Do sedaj ste gradivo prenašali v fizični obliki, po novem pa se bodo podatki prenašali elektronsko. Arhivsko gradivo v fizični obliki se je preneslo v celoti, brez da bi kakšne podatke brisali/zakrili. Ker gre za večje količine gradiva, bi bilo brisanje/zakrivanje tudi težko izvedljivo. Pri elektronskem prenosu pa načeloma lahko prenos določenih podatkov izločite. Za prenos je predvideno arhivsko gradivo glede posameznih javnih pozivov (vsebuje ime vlagatelja, davčno številko vlagatelja, podatek, ali gre za socialno ogroženo osebo, podatek o višini sredstev, ki jih je vlagatelj prejel od Eko sklada – celotno gradivo in podatki, ki so bili ustrezno pridobljeni v upravnem postopku, da ste lahko odločali o dodelitvi pravice do finančne spodbude). Zanima vas, ali bi bilo potrebno glede na
  6. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) kakšne podatke izvzeti iz elektronskega prenosa na Arhiv RS oz. ali lahko tudi v elektronski obliki prenesete vse podatke. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
  7. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
  8. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov),
  9. točko prvega odstavka
  10. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  11. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Prenos vseh arhivskih podatkov na Arhiv RS v elektronski obliki ni sporen. Upravljavec pa mora sprejeti ustrezne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, torej zagotoviti, da je takšen prenos varen. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma pojasnjuje, da varstvo, hrambo in dokazno vrednost dokumentarnega gradiva ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14, v nadaljevanju ZVDAGA), ki med drugim ureja tudi zajem dokumentarnega gradiva (8.,
  12. in
  13. člen) in pretvorbo tega gradiva v digitalno obliko (
  14. in
  15. člen). Ker IP ni pristojen za tolmačenje določb ZVDAGA, vam svoje mnenje podajamo izključno z vidika varstva osebnih podatkov. Na podlagi člena 89

(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov se za obdelavo v namene arhiviranja v javnem interesu /…/ v skladu s to uredbo uporabljajo ustrezni zaščitni ukrepi za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. S temi zaščitnimi ukrepi se zagotovi, da se sprejmejo tehnični in organizacijski ukrepi, s katerimi se zagotovi zlasti spoštovanje načela najmanjšega obsega podatkov. Ti ukrepi lahko vključujejo psevdonimizacijo, kadar se ti nameni lahko uresničijo na ta način. Kadar se ti nameni lahko uresničijo z nadaljnjo obdelavo, ki ne omogoča ali več ne omogoča identifikacije posameznikov, na katere se nanašajo podatki, se ti nameni uresničijo na ta način. IP pojasnjuje, da navedene določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci dolžni brisati, zakrivati ali izločiti osebne podatke iz gradiv, ki so bili pridobljeni v okviru upravnih postopkov. Takšna praksa bi bila najverjetneje tudi sporna z vidika več načel varstva dokumentarnega gradiva po ZVDAGA. Glede na navedeno IP meni, da prenos vseh arhivskih podatkov na Arhiv RS tudi v elektronski obliki ni sporen. Poudarja pa, da mora upravljavec sprejeti ustrezne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, torej zagotoviti, da je takšen prenos varen (skladno s
  1. členom ZVOP-1 ter 24.,
  2. in
  3. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov). Več o ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov si lahko preberete v Smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf, nasveti za upravljavce pa so dostopni tudi na spletni strani https://upravljavec.si/zagotovite-varnost/. Lepo vas pozdravljamo, Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.