Prenos telefonske številke in dostop do e-pošte po prenehanju delovnega razmerja - IPRS

Prenos telefonske številke in dostop do e-pošte po prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.05.2022 Številka: 07121-1/2022/483 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste pred dobrimi dvajsetimi leti sklenili razmerje z operaterjem telekomunikacijskih storitev za GSM številko, to telefonsko številko pa ste kasneje prenesli na podjetje za uporabo v službene (in hkrati zasebne namene). Ob odpovedi delovnega razmerja je lastnik podjetja vztrajal, da če želite obdržati konkretno telefonsko številko, morate prenesti vse vaše stike na nek drug, služben telefon. Na to ste pristali, ker ste želeli obdržati svojo številko, predvsem zaradi določenih osebnih okoliščin (na primer kontakt za bolnišnico, kjer se je zdravil vaš oče). Ko pa ste prenesli stike na služben telefon, vas je podjetje odklopilo iz omrežja in niste bili več dosegljivi. Sedaj pa se lastnik podjetja javlja na vašo osebno številko in prevzema klice, o čemer ste bili obveščeni s strani oseb, ki so vas želele poklicati. Nadalje pa opisujete, da lastnik podjetja bere vašo službeno elektronsko pošto, o čemer ste bili tudi obveščeni, saj je znanec povpraševal po ponudbi za opremo, ki jo je poslal na vaš (bivši) službeni elektronski naslov, naslednji dan pa je ponudbo prejel s strani komercialistke vašega bivšega delodajalca. Obenem ni prejel nobenega odzivnika, da tam niste več zaposleni in naj se obrne na nek drug elektronski naslov. Prosite za naše mnenje o zadevi. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Glede uporabe telefonske številke po prenehanju delovnega razmerja je treba upoštevati dogovor med delavcem in bivšim delodajalcem. Ob odsotnosti dogovora je treba pogodbo, s katero je prišlo do prenosa telefonske številke, interpretirati v prid šibkejše stranke, torej nekdanjega delavca. Za prenos zasebnih kontaktov na delodajalca IP ne vidi pravne podlage, razen če obstajajo dejstva in okoliščine, ki nam niso poznane. Ob koncu delovnega razmerja delodajalec ne sme dostopati do elektronskega predala delavca. Obrazložitev Uvodoma poudarjamo, da je mnenje zasnovano izključno na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, zato bi bila lahko presoja v morebitnem inšpekcijskem postopku lahko bistveno drugačna, saj se v inšpekcijskem postopku popolnoma razišče dejansko stanje, ki je podlaga za kakršno koli odločitev. Glede prenosa telefonske številke in (zasebnih) kontaktov IP se v tem mnenju ne more spuščati v obravnavo vprašanj, povezanih s prenosom prej zasebne telefonske številke na delodajalca. To je namreč stvar dogovora med vami in delodajalcem, ki ga IP nima pred seboj, tudi če bi ga imel, pa gre za področje, ki je izven samega področja varstva osebnih podatkov. Iz Smernic IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf) pa izhaja, da če sta se delodajalec in delavec ob prenosu številke dogovorila, da ta ostane delodajalcu tudi po prekinitvi delovnega razmerja, ima delodajalec pravico telefonsko številko zadržati. V primeru, da se delodajalec in delavec glede časa trajanja prenosa številke nista nič dogovorila, pa je po mnenju Informacijskega pooblaščenca treba pogodbo interpretirati v prid šibkejše stranke, torej nekdanjega delavca. To pomeni, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja nima več pravne podlage za uporabo telefonske številke nekdanjega delavca, razen če bi ta v to privolil. Če pa se, obratno, delavec in delodajalec dogovorita, da se službena telefonska številka (ki je bila še prej sicer zasebna) ponovno prenese na delavca, je ta dogovor treba spoštovati in delodajalec prav tako »po prenehanju delovnega razmerja nima več pravne podlage za uporabo telefonske številke nekdanjega delavca, razen če bi ta v to privolil.« Nadalje se IP dotika problematike prenosa zasebnih kontaktov (poleg službenih) na delodajalca, saj se neposredno tiče vprašanja pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov. Podlago za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih praviloma predstavlja zakon. Po 48. členu Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Besedno zvezo »potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem« je treba tolmačiti skladno s temeljnim načelom varstva osebnih podatkov, in sicer načelom najmanjšega obsega podatkov oziroma načelom sorazmernosti. Splošna uredba v točki (

1. c)prvega odstavka 5. člena določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. IP nikakor ne vidi, kako bi bilo lahko posredovanje strikno zasebnih kontaktnih številk in drugih podatkov »potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem«. Zato bi do prenosa zasebnih kontaktov teoretično lahko prišlo le na podlagi privolitve posameznika, ki pa mora biti informirana, jasno izražena in predvsem prostovoljna. Eden od temeljnih preizkusov prostovoljnosti je vprašanje, ali lahko posameznik brez tveganja za negativne posledice odkloni privolitev k obdelavi osebnih podatkov. Sami navajate, da ste v prenos zasebnih kontaktov privolili le zato, ker ste na vsak način želeli obdržati »svojo« telefonsko številko, ki je bila že več kot 20 let vaša telefonska številka in je predstavljala tudi kontakt z bolnišnico in vašimi zasebnimi stiki. A tudi pri tem se postavlja vprašanje, ali bi lahko sploh privolili v posredovanje osebnih podatkov vaših zasebnih stikov delodajalcu, saj gre tudi za njihove osebne podatke, ti posamezniki pa niti obveščeni niso bili o takšni obdelavi njihovih osebnih podatkov. Glede dostopa do elektronske pošte po prenehanju delovnega razmerja IP je glede te teme v zgoraj omenjenih Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih jasno izrazil svoje stališče. Zapisal je, da mora delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen ZDR-1) za njegov obstoj. S tem bo zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju. Informacijski pooblaščenec opozarja, da je nedopustno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na elektronski naslov drugega zaposlenega (ali do nje celo neposredno dostopal). Preusmeritev elektronske pošte ni edini način za zagotovitev kontinuitete dela in poslovne komunikacije s strankami, kupci in poslovnimi partnerji družbe. Delodajalec bi namreč lahko zagotovil kontinuiteto dela na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj naslovijo svoje sporočilo. Pri preusmeritvi elektronske pošte je pomembno tudi dejstvo, da ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev. Delodajalec mora pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Delavec, ki odhaja, mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni s tem lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026