Preusmeritev elektronske pošte v skupni predal - IPRS

Preusmeritev elektronske pošte v skupni predal + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.02.2013 Številka: 0712-1/2013/240 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec je dne 25.01.2012 po elektronski pošti prejel vaš dopis v katerem navajate, da razmišljate o uvedbi sistema za preusmerjanje elektronske pošte v skupen poštni predal. Po vaših besedah naj bi bili vsi posamezniki, katerih pošto se bo preusmerjalo, predhodno o tem obveščeni, dostop do skupnega predala pa naj bi bil omejen na točno določen krog ljudi. Dodajate še, da naj bi se tak sistem preusmeritev nanašal zgolj na službeno, ne pa tudi na zasebno elektronsko pošto. Dne 31.01.2013 ste po telefonu še pojasnili, da vas tak sistem zanima predvsem z vidika preusmeritve službene pošte zaposlenih, ko so le-ti na dopustu, saj sicer utegnejo nastati težave s komunikacijo z dobavitelji. Zanima vas, kako obstoječ problem rešiti na način, ki ne bo predstavljal kršitve določb ZVOP-
3. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke
5. odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma je potrebno pojasniti, da je komunikacijska zasebnost – sem sodi tudi dopisovanje po elektronski pošti! – v Evropski uniji in s tem tudi v Sloveniji precej strogo varovana, zato je potrebno biti pri kakršnihkoli posegih v ta vidik pravice do zasebnosti (na delovnem mestu) zelo previden. Pravica do komunikacijske zasebnosti (zasebnost elektronske pošte) ni zaščitena zgolj z ZVOP-1, pač pa tudi z ZEKom, s KZ-1 in z Ustavo RS. Seveda pa ima na drugi strani delodajalec določeno pravico do razpolaganja s svojimi viri in sredstvi, zato pravica do komunikacijske zasebnosti na delovnem mestu ni absolutna. Pomembno je predvsem vedeti, do katere točke lahko delodajalec v to pravico poseže in na kakšen način. V primeru preusmerjanja elektronske pošte je več scenarijev, eni so z vidika domače zakonodaje dopustni, drugi ne. V nadaljevanju so predstavljeni nekateri scenariji: Posredovanje celotne elektronske korespondence zaposlene osebe A iz njenega poštnega predala v skupen poštni predal predstavlja prevelik poseg v komunikacijsko zasebnost in je zato nedopustno. Težava je tudi, da ne obstaja predhodna privolitev vseh oseb, ki pošiljajo pošto osebi A, v takšno obdelavo osebnih podatkov. Če npr. oseba B (prijatelj osebe A) pošlje osebi A pismo na njen službeni elektronski naslov osebaA@mail.si, in je takšna pošta samodejno preusmerjena ne da bi oseba B to vnaprej vedela in podala svojo privolitev, gre za kršitev
8. člena ZVOP-1, saj oseba B ni vnaprej podala privolitve, da lahko podjetje v obliki posredovanja pošte obdeluje njene osebne podatke. Tak scenarij torej ne pride v poštev. Posredovanje zgolj dela elektronske korespondence zaposlene osebe A iz njenega poštnega predala v skupen poštni predal pa je pod nekaterimi pogoji že lahko sprejemljivo. V tem primeru bi bilo potrebno osebe katerih korespondenca se bo posredovala v skupen predal, o tem predhodno obvestiti, in predhodno pridobiti njihovo soglasje za takšno posredovanje. Potem pa bi bodisi na podlagi filtrov (npr. vnaprej določen seznam elektronskih naslovov) bodisi na podlagi ročne izbire posredovali elektronsko korespondenco oseb, ki so v to privolile, v skupen poštni predal. Primer: Oseba A gre na dopust, vendar bi bilo potrebno, da poštno korespondenco dobaviteljev B, C in D, ki komunicirajo z osebo A, v času njene odsotnosti dobijo zaposleni Y in Z. V tem primeru bi bilo priporočljivo, da oseba A pred odhodom na dopust dobavitelje B, C in D obvesti o svoji odsotnosti, in pojasni, da bo tačas vsa pošta z njihove strani preusmerjena na skupni predal skupni@mail.si. V tem primeru imajo osebe B, C in D pač možnost, da še naprej pošiljajo pošto za katero vedo, da bo posredovana drugim, bodisi pošte ne pošiljajo. Preusmeritev elektronske pošte v skupen predal bi bila dopustna tudi v primeru, ko bi oseba A sama »ročno« preposlala pošto iz svojega v skupni predal, je pa res, da bi bilo v tem primeru priporočljivo o posredovanju obvestiti izvorne prejemnike oziroma pošiljatelje konkretne elektronske pošte (torej tiste, ki so osebi A to pošto prvotno poslali oziroma je od nje prejeli). Običajno je elegantnejša rešitev ta, da odsotni na vsako prejeto sporočilo pošlje samodejni odgovor v smislu »od tega do tega dne sem odsoten, zato vprašanja ali zahteve prosim pošljite na skupni.predal@mail.si, kjer vam bodo naši zaposleni odgovorili,« in s tem pošiljatelje napoti na skupni predal. Na tak način je namen ponavadi dosežen, hkrati pa ne pride do nikakršnega posega v zasebnost korespondence. Pri poseganju v elektronsko pošto je torej potrebna precejšnja mera previdnosti, še posebej, če obstaja nevarnost, da se tretja oseba (npr. delodajalec ali skrbnik informacijskega sistema) seznani z vsebino elektronske pošte, saj pri tem lahko zelo hitro pride do kršitve ne le ZVOP-1, pač pa celo KZ-
9. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026