Preverjane podatkov o starših za zmanjšanje plačila za vrtec + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.05.2008 Številka: 0712-470/2008/2 Kategorije:Občine --> Kategorije: Občine Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 22. 4. 2008 prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da v občini rešujete težave z velikimi stroški za otroško varstvo. Veste za primere, ko matere »samohranilke« dejansko bivajo s partnerjem na istem naslovu, čeprav uradno temu ni tako. Zaradi tega posledično plačujejo manjše stroške za vrtec. Pravilnik o plačilih staršev za programe v vrtcih (v nadaljevanju Pravilnik) v 24. členu določa, da je vlagatelj kazensko in materialno odgovoren za resničnost podatkov, ki jih v vlogi navede. Če pristojni organ ugotovi neresničnost podatkov, določi polno plačilo vrtca za celotno obdobje od določitve plačila. Ob tem nas sprašujete, ali bi občina kršila pravice posameznikov, če bi preverila resničnost podatkov o prebivališču. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Čeprav za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru ni izrecne zakonske podlage, je obdelava (npr. pridobivanje, zbiranje, primerjanje, uporaba) podatkov o dejanskem prebivališču staršev izjemoma dopustna na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1 ob hkratnem upoštevanju načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno Glede na določbo prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi občine) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov (npr. zbiranje, urejanje, posredovanje, sporočanje, vpogled, razkrivanje, uporaba) in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (ZVOP-1 ali katerikoli drug zakon). Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na prvi odstavek 9. člena ZVOP-1, se na podlagi četrtega odstavka istega člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. 2 Uvodna ugotovitev Pooblaščencu ni znan zakon (ali pogojno podzakonski prepis) v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, ki bi izrecno omogočal obdelavo osebnih podatkov za potrebe preverjanja dejanskega prebivališča staršev ali obstoja zunajzakonske skupnosti. Podlage ni mogoče najti niti v: - Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 72/93 s spr.: ZLS), npr. v 21.a členu, - Zakonu o vrtcih (Uradni list RS, št. 12/96 s spr.; ZVrt), npr. v členih od 42 do 51, - Pravilniku o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje, - Pravilniku o dokumentaciji v vrtcih ali - Pravilniku o plačilih staršev za programe v vrtcih (PPSPV), npr. v členih 9, 13 in 24. 3 Izvedbena vprašanja Na tem mestu je potrebno pojasniti, da Pooblaščenec ni pristojen za dajanje mnenj o tem, kako naj občina preverja resničnost podatkov, ki jih v vlogi navede vlagatelj. V vašem sporočilu niste navedli, na kakšen način naj bi občina preverjala resničnost navedb v vlogi za uveljavljanje znižanega plačila in katere (osebne) podatke bi sploh potrebovala. Odprta vprašanja so predvsem: kdo naj bi podatke preverjal (vrtec, občina, drug organ) in kdaj (v času izdaje odločbe ali po njej), ali se resničnost navedb preverja po uradni dolžnosti ali na pobudo (in na čigavo pobudo), katere podatke je sploh potrebno ugotavljati oziroma preverjati (obstoj zunajzakonske zveze, dejansko prebivališče…), kako ugotavljati oziroma preverjati (detektiv, preverjanje v uradnih evidencah, izjave prič …) in v kakšnem postopku (upravni postopek v okviru odločanja o znižanem plačilu, obstoj zunajzakonske skupnosti kot predhodno vprašanje, poseben postopek…). Vaše zamisli o tem, kako in kaj naj bi preverjali, Pooblaščencu niste predstavili, zaradi česar vam glede obdelave osebnih podatkov v naslednjem poglavju podajamo le splošen odgovor, ki pa je vezan na domnevno možnost izvedbe postopka po 8. členu Zakona o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 59/06-UPB s spr.; ZPReb). Ne opredeljujemo se do vprašanja, ali je mogoče v upravnem postopku odločanja o zmanjšanem plačilu kot o predhodnem vprašanju odločiti tudi o obstoju zunajzakonske zveze po Zakonu o zakonski zvezi in družinskih razmerjih. Ker preverjanje podatkov o stalnem prebivališču v uradnih evidencah (npr. v CRP) seveda ne bi dalo želenih rezultatov, ne/obstoja zunajzakonske skupnosti pa že pojmovno sploh ni mogoče preverjati v evidencah, je v konkretnem primeru potencialno dopusten na primer postopek ugotavljanja dejanskega prebivališča na podlagi ZPReb, ki ga lahko izvede pristojna upravna enota. ZPPreb v 8. členu določa, da je pristojni organ (torej UE) dolžan uvesti postopek za ugotavljanje dejanskega stalnega prebivališča na zahtevo samoupravne lokalne skupnosti, na območju katere je posameznik prijavil stalno prebivališče, ali na območju katere dejansko živi. Glede na omenjeno določbo lahko uvedbo postopka zahteva tudi občina, ki sumi, da na njenem območju dejansko prebiva oseba, ki ima prijavljeno stalno prebivališče v drugi občini. Tu se pojavi potreba po obdelavi osebnih podatkov – posredovanje ugotovitev UE občini in zbiranje ter uporaba teh podatkov s strani občine. Za uvedbo zgoraj omejenega postopka bo torej prvi korak, ki ga bo občina morala narediti, ugotavljanje osebnega imena in stalnega prebivališča tistega od staršev, ki ni vlagatelj. Če tega podatka ne pridobi na podlagi vloge, ga lahko pridobi posredno (npr. podatek o drugem izmed staršev se na podlagi EMŠO otroka pridobi v matičnem registru (UE) v kombinaciji s CRP (MNZ)). Opozarjamo, da tudi omenjena obdelava osebnih podatkov (torej pridobivanje osebnih podatkov oseb, ki nimajo stalnega prebivališča v zainteresirani občini) nima izrecne podlage v ZVrt ali ZLS (21.a člen), pač pa je obdelava dopustna iz enakih razlogov kot velja za obdelavo osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka in so pojasnjeni v nadaljevanju. 4 Utemeljitev dopustnosti obdelave osebnih podatkov Pooblaščenec v nadaljevanju utemeljuje zgolj dopustnost obdelave osebnih podatkov, ne pa samega postopka oziroma načina preverjanja podatkov. To pomeni, da lahko zainteresirana občina: - pridobiva in zbira podatke o osebnem imenu, EMŠO, datumu rojstva in stalnem ter dejanskem prebivališču staršev v vrtec prijavljenega otroka in - te podatke uporabi za uveljavitev določbe drugega odstavka 24. člena PPSPV. Hkrati to pomeni, da lahko upravljavci zbirk osebnih podatkov (npr. UE in MNZ) zainteresirani občini posredujejo navedene osebne podatke za potrebe preverjanja oziroma ugotavljanja dejanskega prebivališča staršev, tj. preverjanja resničnosti navedb v vlogi. 4.1 Obstoj izredne podlage za obdelavo osebnih podatkov v ZVOP-1 Ne glede na neobstoj zakonske podlage v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 je obdelava nujno potrebnih osebnih podatkov pogojno utemeljena na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1 (gl. točka 1). Razlogi za to so naslednji: 1. Kriterij zakonite pristojnosti: Odločanje o plačilih staršev za programe v vrtcih je na podlagi ZVrt (32. člen) in PPSPV v rokah posameznih občin. Občina o plačilu staršev odloči z upravno odločbo (19. člen PPSPV). Tudi ukrepanje v skladu s 24. členom PPSPV je v pristojnosti občinskih organov. Omenjeni člen namreč določa, da je vlagatelj materialno in kazensko odgovoren za resničnost podatkov, ki jih navede v vlogi. Če pristojni organ ugotovi neresničnost podatkov, določi polno plačilo vrtca za celotno obdobje od določitve plačila. Potrebno je še dodati, da se v skladu s 25. členom ZVrt programi predšolske vzgoje financirajo iz: javnih sredstev, sredstev ustanovitelja in plačil staršev ter drugih virov. Glede na določbe 28. člena ZVrt se iz proračuna občine vrtcem med drugim zagotavljajo tudi sredstva v višini razlike med ceno programov in plačilom staršev. Tudi PPSPV govori o tem, da občina krije del cene programa za otroke, katerih starši imajo na njenem območju stalno prebivališče in otroke, ki imajo na njenem območju stalno prebivališče skupaj z enim od staršev. Starši tako plačajo največ 80% cene programa v katerega je vključen otrok. 2. Nujnost obdelave osebnih podatkov za izvrševanje zakonitih pristojnosti: Glede na določbe 32. člena ZVrt plačilo staršev določi občina na podlagi lestvice, ki starše razvršča v razrede, upoštevaje dohodek na družinskega člana in premoženje družine. Letni dohodek družine je vsota bruto dohodkov, ki so jih družinski člani prejeli v preteklem koledarskem letu (5. člen PPSPV). Pri ugotavljanju povprečnega mesečnega dohodka na družinskega člana se upoštevajo družinski člani, ki imajo v odnosu do vlagatelja za znižano plačilo položaj zakonca ali zunajzakonskega partnerja. Podatke, ki so potrebni za izračun plačila staršev, občina pridobi na podlagi vprašalnika oziroma izjav, ki jih v vlogi za znižanje plačila navede vlagatelj, ter priloženih dokazil. Podatke pridobiva tudi iz svojih evidenc ter evidenc državnih organov in nosilcev javnih pooblastil (13. člen PPSPV). Podatek o tem, da eden od staršev dejansko prebiva na istem naslovu kot drugi od staršev (torej v skupnem gospodinjstvu), čeprav ima uradno prijavljeno stalno prebivališče drugje, neposredno ne vpliva na višino plačila staršev, pač pa na to vpliva posredno. Izhodišče (pogoj) za izračunavanje dohodkov in premoženja ter posledično uvrstitve v plačilni razred je torej ugotovitev, kdo so družinski člani, ta ugotovitev pa je seveda odvisna od tega, kje dejansko prebivajo starši oziroma od razmerij med njimi. Določitev nižjega plačila staršev ima za posledico večjo prispevno stopnjo za občino. To dejstvo je problematično v tistih primerih, ko je uvrstitev v plačilni razred določena na podlagi neresničnih podatkov. Na ta način pride do neupravičene porabe javnih sredstev za predšolsko varstvo otrok, in sicer v korist tistih staršev, ki bi sicer (po dohodkih in premoženju) nosili stroške sami oziroma v večjem deležu. Za preverjanje resničnosti navedb v vlogi je v konkretnem primeru nujno poznavanje razmerja med starši otroka. Če gre za enega od staršev, ki dejansko živi v skupnem gospodinjstvu z drugim od staršev, formalno (in fiktivno) pa prebiva na drugem naslovu (in plačuje le preživnino), je gotovo, da dejanskega prebivališča ni mogoče ugotoviti iz uradnih evidenc (uradne evidence izhajajo iz domneve, da sta dejansko in uradno prebivališče enaka). Zato je potrebno potrebne podatke pridobiti na drug način, saj ZVrt in drugi predpisi te problematike ne urejajo. PPSPV je sicer predvidel, da se v primeru, če pristojni (občinski) organ ugotovi neresničnost podatkov, določi polno plačilo vrtca, hkrati pa ZVrt (ali vsaj pogojno PPSPV) ni predvidel načina ugotavljanja (
- ne)resničnosti podatkov in s tem povezane obdelave osebnih podatkov. Določba 24. člena PPSPV je torej nesmiselna, če predpisi občini ne dajejo možnosti, da jo učinkovito udejani. 3. Kriterij neprizadetosti upravičenih interesov posameznikov: Pooblaščenec meni, da pri obdelavi osebnih podatkov upravičeni interesi posameznikov ne bi bili prizadeti, ker: - se mora v konkretnem primeru varstvo osebnih podatkov umakniti pred načelom smotrne in zakonite porabe javnih sredstev ter upravnimi postopki, - bi se s preverjanjem resničnosti navedb dosegla enakopravna obravnava vseh staršev, - interesa nepoštenih staršev, da se podatki o dejanskem prebivališču ne razkrivajo in drugače obdelujejo ni mogoče priznati kot legitimnega interesa, - bi bili posredovani osebni podatki razkriti zelo omejenemu številu ljudi, tj. zgolj tistim osebam v občini, ki so že tako ali tako pooblaščeni za obdelavo osebnih podatkov v okviru odločanja o znižanju plačila staršev, - bi šlo zgolj za obdelavo omejenega števila oziroma vrste osebnih podatkov, saj bi šlo gre samo za podatke o dejanskem prebivališču in posledično razmerju med starši, - imajo občine zakonsko podlago za zbiranje in nadaljnjo obdelavo vrste osebnih podatkov, ki so potrebni za odločanje o znižanju plačil staršev, kar med drugim pomeni, da bi občina zakonito obdelovala podatke o prebivališču staršev, če bi jih ti navedli po resnici (npr. 44., 45. in 47. člen ZVrt), - lahko starši upravičeno pričakujejo, da so njihove navedbe v vlogi potencialno podvržene preverjanju zlasti zato, ker je sistem v veliki meri zasnovan na »golem« zaupanju občin v poštenost vlagateljev, - ne bo šlo za obdelavo občutljivih osebnih podatkov. 4.2 Dodatni argumenti V podporo zgornjim argumentom še navajamo, da bi se glede na določbe 2. do 4. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06-UPB s spr.; ZUP) in smisel določb ZVrt in PPSPV, tudi v primeru naknadnega ugotavljanja resničnosti podatkov oziroma odločanja po 24. členu PPSPV odločalo v upravnem postopku. Za upravni postopek pa velja: - da je na podlagi prvega odstavka 8. člena ZUP, v postopku potrebno ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo, - da na podlagi 10. člena ZUP, o tem, katera dejstva je šteti za dokazana, presodi uradna oseba, pooblaščena za vodenje oziroma odločanje po svojem prepričanju, - da se na podlagi drugega odstavka 164. člena ZUP, kot dokaz uporabi vse, kar je primerno za ugotavljanje stanja stvari in kar ustreza posameznemu primeru, zlasti listine, priče, izjave strank, izvedence in oglede, - da na podlagi prvega odstavka 165. člena ZUP, o tem, ali je treba kakšno dejstvo dokazovati ali ne, odloča uradna oseba, ki vodi postopek, glede na to, ali utegne to dejstvo vplivati na odločitev o zadevi, - da so na podlagi 34.a člena ZUP, upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno posredovati zahtevane podatke, - da na podlagi 139. člena ZUP: lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, uradna oseba, ki vodi postopek, odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve, si uradna oseba, ki vodi postopek preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila, je organ, če uradne evidence ne vodi sam, dolžan od pristojnega organa zahtevati podatke takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke brezplačno posredovati. 47. člen ZVrt določa, da se osebni podatki zbirajo neposredno od staršev otrok, na katere se podatki nanašajo ter iz drugih uradnih zbirk osebnih in drugih podatkov, ki jih v RS upravljajo za to pooblaščeni državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil. Omenjeni člen v povezavi s členi od 43 do 46.a ZVrt ter ustreznimi členi PPSPV, sicer ne predstavljajo podlage za preverjanje in drugo obdelavo podatkov o dejanskem prebivališču staršev, vendar dopuščajo, da se ti podatki nadalje obdelujejo, če jih občina pridobi na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1. 5 Pogoj za aplikacijo četrtega odstavka 9. člena v konkretnem primeru Kot izhaja iz točke 4, Pooblaščenec dopušča aplikacijo izjeme iz četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1 samo ob strogem upoštevanju pravnega standarda nujnosti, ki je vgrajen v omenjeno določbo oziroma ob upoštevanju načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 (gl. točka 1). Če omenjene zahteve ni mogoče izkazati, bi bila obdelava osebnih podatkov nezakonita. Za vsak osebni podatek, ki bi se v okviru preverjanja obdeloval, mora biti izpolnjen pogoj, da je tak podatek potreben in primeren za dosego namena obdelave, tj. učinkovitega preverjanja resničnosti navedb v vlogah za znižano plačilo vrtca. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenkaŠtevilka: 0712-470/2008/2 Datum: 8.5.2008 Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 22. 4. 2008 prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da v občini rešujete težave z velikimi stroški za otroško varstvo. Veste za primere, ko matere »samohranilke« dejansko bivajo s partnerjem na istem naslovu, čeprav uradno temu ni tako. Zaradi tega posledično plačujejo manjše stroške za vrtec. Pravilnik o plačilih staršev za programe v vrtcih (v nadaljevanju Pravilnik) v 24. členu določa, da je vlagatelj kazensko in materialno odgovoren za resničnost podatkov, ki jih v vlogi navede. Če pristojni organ ugotovi neresničnost podatkov, določi polno plačilo vrtca za celotno obdobje od določitve plačila. Ob tem nas sprašujete, ali bi občina kršila pravice posameznikov, če bi preverila resničnost podatkov o prebivališču. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Čeprav za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru ni izrecne zakonske podlage, je obdelava (npr. pridobivanje, zbiranje, primerjanje, uporaba) podatkov o dejanskem prebivališču staršev izjemoma dopustna na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1 ob hkratnem upoštevanju načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno Glede na določbo prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi občine) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov (npr. zbiranje, urejanje, posredovanje, sporočanje, vpogled, razkrivanje, uporaba) in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (ZVOP-1 ali katerikoli drug zakon). Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na prvi odstavek 9. člena ZVOP-1, se na podlagi četrtega odstavka istega člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. 2 Uvodna ugotovitev Pooblaščencu ni znan zakon (ali pogojno podzakonski prepis) v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, ki bi izrecno omogočal obdelavo osebnih podatkov za potrebe preverjanja dejanskega prebivališča staršev ali obstoja zunajzakonske skupnosti. Podlage ni mogoče najti niti v: - Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 72/93 s spr.: ZLS), npr. v 21.a členu, - Zakonu o vrtcih (Uradni list RS, št. 12/96 s spr.; ZVrt), npr. v členih od 42 do 51, - Pravilniku o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje, - Pravilniku o dokumentaciji v vrtcih ali - Pravilniku o plačilih staršev za programe v vrtcih (PPSPV), npr. v členih 9, 13 in 24. 3 Izvedbena vprašanja Na tem mestu je potrebno pojasniti, da Pooblaščenec ni pristojen za dajanje mnenj o tem, kako naj občina preverja resničnost podatkov, ki jih v vlogi navede vlagatelj. V vašem sporočilu niste navedli, na kakšen način naj bi občina preverjala resničnost navedb v vlogi za uveljavljanje znižanega plačila in katere (osebne) podatke bi sploh potrebovala. Odprta vprašanja so predvsem: kdo naj bi podatke preverjal (vrtec, občina, drug organ) in kdaj (v času izdaje odločbe ali po njej), ali se resničnost navedb preverja po uradni dolžnosti ali na pobudo (in na čigavo pobudo), katere podatke je sploh potrebno ugotavljati oziroma preverjati (obstoj zunajzakonske zveze, dejansko prebivališče…), kako ugotavljati oziroma preverjati (detektiv, preverjanje v uradnih evidencah, izjave prič …) in v kakšnem postopku (upravni postopek v okviru odločanja o znižanem plačilu, obstoj zunajzakonske skupnosti kot predhodno vprašanje, poseben postopek…). Vaše zamisli o tem, kako in kaj naj bi preverjali, Pooblaščencu niste predstavili, zaradi česar vam glede obdelave osebnih podatkov v naslednjem poglavju podajamo le splošen odgovor, ki pa je vezan na domnevno možnost izvedbe postopka po 8. členu Zakona o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 59/06-UPB s spr.; ZPReb). Ne opredeljujemo se do vprašanja, ali je mogoče v upravnem postopku odločanja o zmanjšanem plačilu kot o predhodnem vprašanju odločiti tudi o obstoju zunajzakonske zveze po Zakonu o zakonski zvezi in družinskih razmerjih. Ker preverjanje podatkov o stalnem prebivališču v uradnih evidencah (npr. v CRP) seveda ne bi dalo želenih rezultatov, ne/obstoja zunajzakonske skupnosti pa že pojmovno sploh ni mogoče preverjati v evidencah, je v konkretnem primeru potencialno dopusten na primer postopek ugotavljanja dejanskega prebivališča na podlagi ZPReb, ki ga lahko izvede pristojna upravna enota. ZPPreb v 8. členu določa, da je pristojni organ (torej UE) dolžan uvesti postopek za ugotavljanje dejanskega stalnega prebivališča na zahtevo samoupravne lokalne skupnosti, na območju katere je posameznik prijavil stalno prebivališče, ali na območju katere dejansko živi. Glede na omenjeno določbo lahko uvedbo postopka zahteva tudi občina, ki sumi, da na njenem območju dejansko prebiva oseba, ki ima prijavljeno stalno prebivališče v drugi občini. Tu se pojavi potreba po obdelavi osebnih podatkov – posredovanje ugotovitev UE občini in zbiranje ter uporaba teh podatkov s strani občine. Za uvedbo zgoraj omejenega postopka bo torej prvi korak, ki ga bo občina morala narediti, ugotavljanje osebnega imena in stalnega prebivališča tistega od staršev, ki ni vlagatelj. Če tega podatka ne pridobi na podlagi vloge, ga lahko pridobi posredno (npr. podatek o drugem izmed staršev se na podlagi EMŠO otroka pridobi v matičnem registru (UE) v kombinaciji s CRP (MNZ)). Opozarjamo, da tudi omenjena obdelava osebnih podatkov (torej pridobivanje osebnih podatkov oseb, ki nimajo stalnega prebivališča v zainteresirani občini) nima izrecne podlage v ZVrt ali ZLS (21.a člen), pač pa je obdelava dopustna iz enakih razlogov kot velja za obdelavo osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka in so pojasnjeni v nadaljevanju. 4 Utemeljitev dopustnosti obdelave osebnih podatkov Pooblaščenec v nadaljevanju utemeljuje zgolj dopustnost obdelave osebnih podatkov, ne pa samega postopka oziroma načina preverjanja podatkov. To pomeni, da lahko zainteresirana občina: - pridobiva in zbira podatke o osebnem imenu, EMŠO, datumu rojstva in stalnem ter dejanskem prebivališču staršev v vrtec prijavljenega otroka in - te podatke uporabi za uveljavitev določbe drugega odstavka 24. člena PPSPV. Hkrati to pomeni, da lahko upravljavci zbirk osebnih podatkov (npr. UE in MNZ) zainteresirani občini posredujejo navedene osebne podatke za potrebe preverjanja oziroma ugotavljanja dejanskega prebivališča staršev, tj. preverjanja resničnosti navedb v vlogi. 4.1 Obstoj izredne podlage za obdelavo osebnih podatkov v ZVOP-1 Ne glede na neobstoj zakonske podlage v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 je obdelava nujno potrebnih osebnih podatkov pogojno utemeljena na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1 (gl. točka 1). Razlogi za to so naslednji: 1. Kriterij zakonite pristojnosti: Odločanje o plačilih staršev za programe v vrtcih je na podlagi ZVrt (32. člen) in PPSPV v rokah posameznih občin. Občina o plačilu staršev odloči z upravno odločbo (19. člen PPSPV). Tudi ukrepanje v skladu s 24. členom PPSPV je v pristojnosti občinskih organov. Omenjeni člen namreč določa, da je vlagatelj materialno in kazensko odgovoren za resničnost podatkov, ki jih navede v vlogi. Če pristojni organ ugotovi neresničnost podatkov, določi polno plačilo vrtca za celotno obdobje od določitve plačila. Potrebno je še dodati, da se v skladu s 25. členom ZVrt programi predšolske vzgoje financirajo iz: javnih sredstev, sredstev ustanovitelja in plačil staršev ter drugih virov. Glede na določbe 28. člena ZVrt se iz proračuna občine vrtcem med drugim zagotavljajo tudi sredstva v višini razlike med ceno programov in plačilom staršev. Tudi PPSPV govori o tem, da občina krije del cene programa za otroke, katerih starši imajo na njenem območju stalno prebivališče in otroke, ki imajo na njenem območju stalno prebivališče skupaj z enim od staršev. Starši tako plačajo največ 80% cene programa v katerega je vključen otrok. 2. Nujnost obdelave osebnih podatkov za izvrševanje zakonitih pristojnosti: Glede na določbe 32. člena ZVrt plačilo staršev določi občina na podlagi lestvice, ki starše razvršča v razrede, upoštevaje dohodek na družinskega člana in premoženje družine. Letni dohodek družine je vsota bruto dohodkov, ki so jih družinski člani prejeli v preteklem koledarskem letu (5. člen PPSPV). Pri ugotavljanju povprečnega mesečnega dohodka na družinskega člana se upoštevajo družinski člani, ki imajo v odnosu do vlagatelja za znižano plačilo položaj zakonca ali zunajzakonskega partnerja. Podatke, ki so potrebni za izračun plačila staršev, občina pridobi na podlagi vprašalnika oziroma izjav, ki jih v vlogi za znižanje plačila navede vlagatelj, ter priloženih dokazil. Podatke pridobiva tudi iz svojih evidenc ter evidenc državnih organov in nosilcev javnih pooblastil (13. člen PPSPV). Podatek o tem, da eden od staršev dejansko prebiva na istem naslovu kot drugi od staršev (torej v skupnem gospodinjstvu), čeprav ima uradno prijavljeno stalno prebivališče drugje, neposredno ne vpliva na višino plačila staršev, pač pa na to vpliva posredno. Izhodišče (pogoj) za izračunavanje dohodkov in premoženja ter posledično uvrstitve v plačilni razred je torej ugotovitev, kdo so družinski člani, ta ugotovitev pa je seveda odvisna od tega, kje dejansko prebivajo starši oziroma od razmerij med njimi. Določitev nižjega plačila staršev ima za posledico večjo prispevno stopnjo za občino. To dejstvo je problematično v tistih primerih, ko je uvrstitev v plačilni razred določena na podlagi neresničnih podatkov. Na ta način pride do neupravičene porabe javnih sredstev za predšolsko varstvo otrok, in sicer v korist tistih staršev, ki bi sicer (po dohodkih in premoženju) nosili stroške sami oziroma v večjem deležu. Za preverjanje resničnosti navedb v vlogi je v konkretnem primeru nujno poznavanje razmerja med starši otroka. Če gre za enega od staršev, ki dejansko živi v skupnem gospodinjstvu z drugim od staršev, formalno (in fiktivno) pa prebiva na drugem naslovu (in plačuje le preživnino), je gotovo, da dejanskega prebivališča ni mogoče ugotoviti iz uradnih evidenc (uradne evidence izhajajo iz domneve, da sta dejansko in uradno prebivališče enaka). Zato je potrebno potrebne podatke pridobiti na drug način, saj ZVrt in drugi predpisi te problematike ne urejajo. PPSPV je sicer predvidel, da se v primeru, če pristojni (občinski) organ ugotovi neresničnost podatkov, določi polno plačilo vrtca, hkrati pa ZVrt (ali vsaj pogojno PPSPV) ni predvidel načina ugotavljanja (
- ne)resničnosti podatkov in s tem povezane obdelave osebnih podatkov. Določba 24. člena PPSPV je torej nesmiselna, če predpisi občini ne dajejo možnosti, da jo učinkovito udejani. 3. Kriterij neprizadetosti upravičenih interesov posameznikov: Pooblaščenec meni, da pri obdelavi osebnih podatkov upravičeni interesi posameznikov ne bi bili prizadeti, ker: - se mora v konkretnem primeru varstvo osebnih podatkov umakniti pred načelom smotrne in zakonite porabe javnih sredstev ter upravnimi postopki, - bi se s preverjanjem resničnosti navedb dosegla enakopravna obravnava vseh staršev, - interesa nepoštenih staršev, da se podatki o dejanskem prebivališču ne razkrivajo in drugače obdelujejo ni mogoče priznati kot legitimnega interesa, - bi bili posredovani osebni podatki razkriti zelo omejenemu številu ljudi, tj. zgolj tistim osebam v občini, ki so že tako ali tako pooblaščeni za obdelavo osebnih podatkov v okviru odločanja o znižanju plačila staršev, - bi šlo zgolj za obdelavo omejenega števila oziroma vrste osebnih podatkov, saj bi šlo gre samo za podatke o dejanskem prebivališču in posledično razmerju med starši, - imajo občine zakonsko podlago za zbiranje in nadaljnjo obdelavo vrste osebnih podatkov, ki so potrebni za odločanje o znižanju plačil staršev, kar med drugim pomeni, da bi občina zakonito obdelovala podatke o prebivališču staršev, če bi jih ti navedli po resnici (npr. 44., 45. in 47. člen ZVrt), - lahko starši upravičeno pričakujejo, da so njihove navedbe v vlogi potencialno podvržene preverjanju zlasti zato, ker je sistem v veliki meri zasnovan na »golem« zaupanju občin v poštenost vlagateljev, - ne bo šlo za obdelavo občutljivih osebnih podatkov. 4.2 Dodatni argumenti V podporo zgornjim argumentom še navajamo, da bi se glede na določbe 2. do 4. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06-UPB s spr.; ZUP) in smisel določb ZVrt in PPSPV, tudi v primeru naknadnega ugotavljanja resničnosti podatkov oziroma odločanja po 24. členu PPSPV odločalo v upravnem postopku. Za upravni postopek pa velja: - da je na podlagi prvega odstavka 8. člena ZUP, v postopku potrebno ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo, - da na podlagi 10. člena ZUP, o tem, katera dejstva je šteti za dokazana, presodi uradna oseba, pooblaščena za vodenje oziroma odločanje po svojem prepričanju, - da se na podlagi drugega odstavka 164. člena ZUP, kot dokaz uporabi vse, kar je primerno za ugotavljanje stanja stvari in kar ustreza posameznemu primeru, zlasti listine, priče, izjave strank, izvedence in oglede, - da na podlagi prvega odstavka 165. člena ZUP, o tem, ali je treba kakšno dejstvo dokazovati ali ne, odloča uradna oseba, ki vodi postopek, glede na to, ali utegne to dejstvo vplivati na odločitev o zadevi, - da so na podlagi 34.a člena ZUP, upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno posredovati zahtevane podatke, - da na podlagi 139. člena ZUP: lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, uradna oseba, ki vodi postopek, odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve, si uradna oseba, ki vodi postopek preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila, je organ, če uradne evidence ne vodi sam, dolžan od pristojnega organa zahtevati podatke takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke brezplačno posredovati. 47. člen ZVrt določa, da se osebni podatki zbirajo neposredno od staršev otrok, na katere se podatki nanašajo ter iz drugih uradnih zbirk osebnih in drugih podatkov, ki jih v RS upravljajo za to pooblaščeni državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil. Omenjeni člen v povezavi s členi od 43 do 46.a ZVrt ter ustreznimi členi PPSPV, sicer ne predstavljajo podlage za preverjanje in drugo obdelavo podatkov o dejanskem prebivališču staršev, vendar dopuščajo, da se ti podatki nadalje obdelujejo, če jih občina pridobi na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1. 5 Pogoj za aplikacijo četrtega odstavka 9. člena v konkretnem primeru Kot izhaja iz točke 4, Pooblaščenec dopušča aplikacijo izjeme iz četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1 samo ob strogem upoštevanju pravnega standarda nujnosti, ki je vgrajen v omenjeno določbo oziroma ob upoštevanju načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 (gl. točka 1). Če omenjene zahteve ni mogoče izkazati, bi bila obdelava osebnih podatkov nezakonita. Za vsak osebni podatek, ki bi se v okviru preverjanja obdeloval, mora biti izpolnjen pogoj, da je tak podatek potreben in primeren za dosego namena obdelave, tj. učinkovitega preverjanja resničnosti navedb v vlogah za znižano plačilo vrtca. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026