Preverjanje upravičenosti odsotnosti z dela + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 01.10.2021 Številka: 07120-1/2021/523 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da Kolektivna pogodbe za raziskovalno dejavnost, ki velja tudi za vaš sektor, določa, da sme biti delavec zaradi iskanja zdravniške pomoči odsoten s pravico do nadomestila plače, vendar ne več kot tri ure za posamezen primer in ne več kot 20 ur na leto. Zanima vas, kako lahko v praksi preverjate upravičenost takšne odsotnosti, saj je težko odobriti takšne izhode na podlagi zaupanja. Ena od možnosti se vam zdi zbiranje potrdil splošnega zdravnika, ki ga izda za delodajalca (npr. v primeru specialističnega pregleda, česar pa se zaposleni ne poslužujejo, ker je zamudno), druga možnost pa bi bila predložitev napotnice ali potrdila o opravljenem pregledu pri specialistu. Vendar pa pri drugi možnosti izražate dvom o tem, da lahko hranite kopijo napotnice ali potrdila o obisku specialista, zato pri tem vidite rešitev, da bi pristojna oseba zgolj vpogledala v prinešeni dokument in pri dovolilnici o izhodu zabeležila, da je zaposleni dokazilo prinesel na vpogled. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Opozarjamo, da sta tako hramba kopij kot vpogled v osebne podatke zaposlenega opredeljena kot obdelava osebnih podatkov, zato se tudi možnost, da bi posameznik zgolj pokazal pooblaščeni osebi napotnico za specialista ali druge dokumente, iz katerih izhajajo zdravstveni podatki, obravnava kot obdelava osebnih podatkov. Res je, da gre pri tem za manj invaziven poseg v zasebnost, vendar je tudi za takšno obdelavo potrebna ustrezna pravna podlaga. Področna zakona, ki urejata področje varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, sta predvsem Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1). ZEPDSV v
- členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu), v 13., 16.,
- in
- členu pa njihovo vsebino. ZDR-1 pa v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz navedene določbe ZDR-1 izhaja, da delodajalci ne smejo zbirati katerihkoli osebnih podatkov, ampak le tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo za dosego v zakonu določenega namena, tj. uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Določba vključuje načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5
(1)(
- c)Splošne uredbe, ki ga je treba upoštevati pri vsaki obdelavi osebnih podatkov, in določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Delodajalec lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV in v skladu z 48. členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca in delodajalca. IP pojasnjuje, da delavec načeloma ni dolžan obveščati delodajalca o konkretnem zdravstvenem stanju ali o konkretnem zdravljenju. Delodajalec je namreč praviloma upravičen le do splošnih informacij o režimu in razlogih zdravljenja (predviden čas bolniške odsotnosti, s strani zdravnika določen režim gibanja ter podatki, ki so redoma navedeni na bolniškem listu (kot so izolacija, nega, poškodba...), ter do podatkov o omejitvah, ki so vezane na delovno zmožnost delavca (brez diagnoze). Drugih informacij, ki presegajo informacije o režimu gibanja in informacije na bolniškem listu, pa delodajalec z vidika varstva osebnih podatkov delavca, ni upravičen zahtevati. Glede na navedeno vam svetujemo, da vzpostavite takšen sistem preverjanja upravičene plačane odsotnosti, ki ne bo zajemal ne hranjenja kopij ne vpogleda v osebne podatke delavca, do katerih kot delodajalec (glede na prejšnji odstavek) niste upravičeni. IP pri tem ni v položaju, da bi vam zapovedal ali svetoval, kakšna dokazila o upravičeni odsotnosti lahko sprejemate, bistveno pa je, da pri tem ne obdelujete osebnih podatkov, do katerih niste upravičeni. Običajno pa zdravnik izda e-bolniški list, in sicer tudi za odsotnosti v trajanju nekaj ur. V kolikor gre za odsotnost, za katero ni potrebno zdravniško opravičilo, pa morate zagotoviti, da boste v predloženih potrdilih obdelovali le tiste osebne podatke, do katerih ste upravičeni. Načeloma je to lahko tudi napotnica k specialistu ali potrdilo o obisku specialista, vendar brez podatkov o diagnozi in drugih podatkov, ki bi kazali na zdravstveno stanje zaposlenega. Okoliščina, da je za delavce katera od drugih oblik zamudna in se je ne poslužujejo, ne more biti utemeljen razlog za obdelavo osebnih podatkov brez ustrezne pravne podlage. Na tem mestu lahko glede vprašanja, ali lahko delavec privoli v obdelavo osebnih podatkov z razkritjem svojih zdravstvenih podatkov, navedemo, da je obdelava osebnih podatkov delavca na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le, če lahko delavec privolitev brez posledic za delovno razmerje odkloni. Zavrnitev privolitve namreč nikakor ne sme imeti negativnih posledic za delovno razmerje. Zato je privolitev kot pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih uporabljiva le izjemoma, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka. Zaradi navedenega vam ne svetujemo, da uvedete sistem, ki bi temeljil na »prostovoljnem« razkritju zdravstvenih osebnih podatkov, saj je prostovoljnost pri tem vprašljiva. Delavec je namreč dolžan predložiti dokazilo o upravičeni odsotnosti in takšne predložitve ne more zavrniti brez negativnih posledic za delovno razmerje. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026